Цифровизация трудовых отношений в России прошла путь от пилотных проектов до полностью устоявшейся нормы. На дворе май 2026 года, и вопрос перехода на электронные форматы документов уже не стоит так остро, как несколько лет назад. Однако у граждан, впервые выходящих на рынок труда, или у тех, кто потерял бумажный оригинал, до сих пор возникают вопросы о процедуре оформления.

В этой статье мы подробно разберем, можно ли открыть новую электронную трудовую книжку (ЭТК), как это происходит автоматически и что делать, если бумажный вариант был утерян.

Автоматическое создание ЭТК для новых работников

Ответ на главный вопрос: да, новую электронную трудовую книжку открыть можно, и более того — она создается автоматически.

Согласно законодательству, действующему с 2021 года, для граждан, которые впервые трудоустраиваются, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация об их трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде.

• Кто попадает в эту категорию? Граждане, впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года.
• Нужно ли писать заявление? Нет. Для «новых» работников переход на ЭТК происходит автоматически.
• Кто формирует запись? Первый работодатель, принявший сотрудника на работу, обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР), после чего в системе формируется электронный профиль трудовой книжки.

Таким образом, если вы устраиваетесь на работу впервые, вам не нужно предпринимать никаких дополнительных действий для «открытия» электронной книжки. Это делает работодатель при оформлении приема на работу.

Ситуация с потерей бумажной трудовой книжки

Отдельный вопрос возникает у тех, кто работал ранее, вел бумажную трудовую книжку, но по каким-то причинам (утеря, порча, кража) лишился этого документа; Можно ли им просто «завести» электронную взамен?

Важно: Просто так взять и создать новую электронную трудовую взамен утерянной бумажной нельзя, если в системе СФР уже есть данные о предыдущей деятельности или если стаж до 2020 года не был внесен в базу.

1. Если данные до 2020 года были переданы: Ваша ЭТК уже существует. Вам не нужно ее открывать. Вы можете получить выписку из нее через портал «Госуслуги», в приложении СФР или обратившись к текущему работодателю.
2. Если бумажная книжка утеряна, а электронный след не полон: Вам необходимо восстановить бумажный документ (обратившись к предыдущим работодателям за справками или архивными выписками), после чего текущий работодатель внесет недостающие сведения в вашу электронную трудовую книжку на основании подтверждающих документов.

Электронный формат исключает риск полной потери сведений о стаже в будущем, но восстановление истории, не попавшей в базу до момента цифровизации, требует документального подтверждения.

Преимущества электронного формата в 2026 году

Переход на ЭТК, начавшийся несколько лет назад, принес очевидные удобства для всех участников трудового процесса:

• Доступность: Работник может в любой момент проверить актуальность сведений, поданных работодателем, через портал Госуслуг.
• Безопасность: Исключен риск физической утери, порчи или ошибки при ручном заполнении бланка.
• Мобильность: При смене места работы или удаленном трудоустройстве не нужно физически передавать бумажную книжку из отдела кадров в отдел кадров.
• Прозрачность: Работодатель обязан передавать данные в СФР ежемесячно (или при приеме/увольнении), что позволяет работнику оперативно контролировать свой стаж.

Нужно ли вести бумажный аналог параллельно?

Для тех, кто перешел на электронную трудовую книжку (написал соответствующее заявление до конца 2020 года или устроился на работу впервые после 2021 года), бумажный вариант не ведется.

Однако существует нюанс для тех, кто ранее не отказывался от бумажной версии. Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версию параллельно. Но для новых сотрудников, пришедших в компанию в 2026 году, этот вопрос не стоит — для них существует только цифровой формат.

Как получить информацию из ЭТК?

Если вам нужно подтверждение стажа или выписка из электронной трудовой книжки, используйте следующие каналы:

1. Портал Госуслуги (раздел «Пенсионное обеспечение» -> «Выписка из трудовой книжки»).
2. Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
3. Обращение к работодателю с заявлением о предоставлении сведений.
4. Личный визит в клиентскую службу СФР или МФЦ.

Открыть новую электронную трудовую книжку в 2026 году не только можно, но и необходимо для всех, кто впервые вступает в трудовые отношения. Этот процесс полностью автоматизирован и не требует от работника заполнения специальных бланков. Для тех же, кто потерял бумажную книжку, важно помнить: ЭТК не создается «с нуля» без восстановления предыдущего стажа, а лишь продолжает и дублирует уже имеющуюся историю трудовой деятельности в цифровом виде.

Цифровизация сделала трудовые отношения прозрачнее, а заботу о сохранении стажа — задачей государства и работодателя, а не личной проблемой гражданина.