С 2021 года в России действует закон о цифровых трудовых книжках, который предусматривает переход от бумажных записей к электронному формату. В статье рассматриваются ключевые аспекты программы ведения электронных трудовых книжек: законодательная база, техническая реализация, преимущества и риски, а также пошаговое руководство для работодателей и работников.

Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и квалификацию. С 1 января 2021 г. в России вводится цифровая версия этого документа, которая должна заменить бумажную. Цель реформы — повысить прозрачность, упростить доступ к информации и снизить издержки на хранение и обработку бумажных материалов.

Законодательная база

• Закон РФ от 29 января 2021 г. № 123-ФЗ о цифровых трудовых книжках: устанавливает порядок создания, хранения и использования электронных трудовых книжек.
• Постановление Минтруда РФ от 5 января 2021 г. о порядке ведения учета и контроля за переходом на электронный формат.
• План действий, опубликованный премьер‑министром Дмитрием Медведевым, предусматривающий запуск системы в 2020 г. (пилотный запуск) и полное внедрение к 2022 г.
• Положения о защите персональных данных (ФЗ 152) и о цифровой идентификации (ФЗ 149) обеспечивают правовую основу для безопасного хранения информации.

Техническая реализация

Система электронных трудовых книжек (СЭТК) реализуется в виде облачного решения, доступного через портал «Госуслуги» и мобильное приложение. Основные компоненты:

1. Портал работодателя – интерфейс для ввода и редактирования данных о сотрудниках.
2. Портал работника – личный кабинет, где пользователь может просматривать, подтверждать и подписывать данные.
3. База данных – защищённый сервер с шифрованием и резервным копированием.
4. Интеграция с другими госсистемами – ТСО, ФНС, Пенсионный фонд, система социального страхования.
5. Механизм подписей – электронная подпись (ЭП) и биометрическая аутентификация.

Для обеспечения совместимости с существующими системами работодатели могут использовать API, предоставляемые Минтрудом.

Преимущества

• Экономия времени и средств – сокращение затрат на печать, хранение и транспортировку бумажных документов.
• Удобный доступ – любой сотрудник может проверить свой стаж и квалификацию в любое время через интернет.
• Прозрачность и контроль – государственные органы могут оперативно проверять данные, что снижает риск мошенничества.
• Экологичность – сокращение использования бумаги.
• Интеграция с другими системами – автоматический обмен данными с налоговыми и пенсионными органами.

Проблемы и риски

Несмотря на очевидные выгоды, переход к электронным трудовым книжкам сопряжён с рядом вызовов:

• Техническая инфраструктура – необходимость обновления ИТ‑систем у работодателей.
• Обучение персонала – требуется подготовка сотрудников к работе с новой системой.
• Безопасность данных – защита от кибератак и утечек информации.
• Юридическая неопределённость – возможные споры о правомерности электронных записей в судебных разбирательствах.
• Сопротивление традиционным практикам – часть руководителей и работников может предпочитать бумажный формат.

Пошаговое руководство для работодателя

1. Регистрация в системе – создать аккаунт на портале Госуслуг и пройти верификацию.
2. Подключение к API – интегрировать корпоративную HR‑систему с порталом.
3. Ввод данных – перенести существующие бумажные записи в электронный формат.
4. Проверка и подтверждение – сотрудник подтверждает корректность данных в личном кабинете.
5. Подписывание – работодателю и работнику подписывается электронная подпись.
6. Обучение персонала – провести тренинги по работе с порталом.
7. Периодический аудит – проверять актуальность данных и соответствие требованиям закона.

Пошаговое руководство для работника

1. Регистрация в Госуслугах – получить электронную подпись и удостоверение личности.
2. Создание личного кабинета – ввести данные о себе и подтвердить их.
3. Просмотр трудовой книжки – проверять стаж, квалификацию и историю трудовой деятельности.
4. Подтверждение изменений – при изменении данных (смена работы, повышение квалификации) подтверждать новые записи.
5. Скачивание сертификата – при необходимости получить печатную копию для работодателя.

Переход на электронные трудовые книжки — значительный шаг в цифровой трансформации российского трудового рынка. Он обеспечивает более эффективное управление кадровыми данными, повышает прозрачность и снижает издержки. Однако успешная реализация требует совместных усилий государства, работодателей и работников: от технической подготовки до соблюдения правовых норм. В 2026 г. система уже функционирует в большинстве регионов, но дальнейшее развитие включает интеграцию с новыми сервисами, усиление защиты данных и расширение функционала, например, автоматическое начисление пенсионных начислений и интеграцию с системами электронного обучения.

Следите за обновлениями законодательства и техническими рекомендациями Минтруда, чтобы ваша компания оставалась в ногу с требованиями цифровой экономики.