Дата актуализации информации: (MM/DD/YYYY). В статье рассмотрены все актуальные аспекты получения копии трудовой книжки (ТК) в соответствии с действующим законодательством РФ‚ включая изменения ГОСТ и нормативных актов 2025‑2026 годов.

Содержание

1. Когда требуется копия трудовой книжки
2. Нормативная база
3. Как получить копию ТК: пошаговая инструкция
4. Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
5. Могут ли отказать в выдаче?
6. Как правильно заверить копию трудовой книжки (2025‑2026)
7. Полезные ссылки и шаблоны

Когда требуется копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться в следующих ситуациях:

• При устройстве на новую работу (особенно если требуется подтверждение стажа и должности).
• При оформлении пенсии‚ пособий по безработице или других социальных выплат.
• При получении кредита‚ ипотеки или другого банковского продукта‚ где банк запрашивает подтверждение трудовой деятельности.
• При судебных спорах‚ связанных с трудовыми отношениями (например‚ восстановление на работе‚ взыскание заработной платы).
• При оформлении визы‚ вида на жительство или гражданства в некоторых странах.
• При необходимости предоставить копию в учебное заучение (для подтверждения трудового стажа при поступлении в вуз или колледж).

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие право сотрудника на получение копии трудовой книжки:

1. Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан по требованию сотрудника выдать ему копию документов‚ связанных с трудовой деятельностью (в т.ч. трудовой книжки).
2. ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует хранение первичных документов‚ включая трудовые книжки.
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка» (с изменениями от 2025 года) – устанавливает требования к оформлению и заверению копий документов.
4. Приказ Минтруда России № 123н от – уточняет порядок выдачи заверенных копий трудовой книжки в электронном и бумажном виде.

Важно: работодатель не вправе требовать объяснения причин запроса копии; обязанность выдачи возникает сразу после получения письменного заявления.

Как получить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция

1. Подготовьте письменное заявление (см. образец ниже). Укажите свои ФИО‚ должность‚ номер трудовой книжки и цель запроса.
2. Подайте заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю‚ если в организации нет кадровой службы). Лучше сделать это двумя способами:
   • Лично под расписку о получении;
   • Заказным письмом с уведомлением о вручении (это создаст доказательную базу в случае отказа).
3. Дождитесь ответа – согласно ст. 62 ТК РФ‚ работодатель должен выдать копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления (если иное не установлено внутренними локальными актами).
4. Получите копию – она должна быть заверена подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печатью организации (если печать есть).
5. Проверьте документ – убедитесь‚ что на копии присутствуют все необходимые реквизиты: номер страницы‚ дата выдачи‚ ФИО сотрудника‚ подпись и расшифровка‚ а также отметка о заверении.
6. При необходимости сделайте нотариальное заверение – для некоторых учреждений (банки‚ посольства) требуется нотариально заверенная копия.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление можно оформить в свободной форме‚ но рекомендуется соблюсти следующую структуру:

[Название организации]
[ФИО руководителя или руководителя отдела кадров]
[Должность]

От: [Ваше ФИО]
 [Должность]
 [Подразделение]
 [Тел. для связи]
 [E‑mail]


«___» __________ 2026 г.

Заявление
о выдаче копии трудовой книжки

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (серия ___ № ___) в связи с
[указать цель: например‚ «оформлением ипотечного кредита в банке Х»].

Согласно ст. 62 ТК РФ‚ я имею право на получение указанного документа без
обязанности объяснять причины запроса.
Прошу выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента получения данного
заявления.

Подпись _____________ /[ФИО]/

Примечание: если вы подаете заявление электронно‚ подпись можно заменить на электронную подпись (ЭП) или указать ФИО и дату в тексте письма.

Могут ли отказать в выдаче?

Отказ возможен только в следующих случаях:

• Заявление подано не в письменной форме (например‚ только устно).
• Сотрудник уже уволен и не предоставил документы‚ подтверждающие его личность (в этом случае работодатель может запросить паспорт для сверки данных).
• Трудовая книжка утеряна или повреждена до такой степени‚ что невозможно сделать читаемую копию – в этом случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ).

Если вам отказали без законных оснований‚ вы имеете право:

1. Подать жалобу в трудовую инспекцию (ГИТ).
2. Обратиться в суд с требованием выдачи копии и компенсации морального вреда.
3. Воспользоваться услугами нотариуса для получения заверенной копии из архива организации (если она хранится там).

Как правильно заверить копию трудовой книжки (2025‑2026)

С 2025 года изменились требования ГОСТ к оформлению заверенных копий документов. Основные моменты:

• Заверение подписью – копия подписывается уполномоченным лицом (кадровик‚ руководитель‚ уполномоченный представитель). Подпись должна быть сопровождена расшифровкой (ФИО‚ должность).
• Печать организации – если у организации есть печать‚ она ставится рядом с подписью. Отсутствие печати не делает копию недействительной‚ но может потребовать дополнительного нотариального заверения;
• Отметка о заверении – внизу копии делается запись: «Верно. Подлинник хранится в отделе кадров организации». Дата заверения ставится рядом с подписью.
• Формат копии – допускается как чёрно‑белый‚ так и цветной скан. Важно‚ чтобы весь текст был читаем без искажений.
• Электронная копия – при выдаче электронного варианта (PDF) используется электронная подпись (ЭП) уполномоченного лица и метка времени (timestamp).

Пример оформления заверенной копии (бумажный вариант):

КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Серия ___ № ___
Страницы 1‑12 (все страницы)

Верно. Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Пример».
Дата заверения:
Подпись: _____________________ /Иванов И.И.‚ начальник отдела кадров/
(печать организации)

Полезные ссылки и шаблоны

• Статья 62 ТК РФ – полный текст с комментариями.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (с изменениями 2025 г.).
• Приказ Минтруда России № 123н от .
• Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (Word).
• Нотариальное заверение копии трудовой книжки – порядок и тарифы.