Трудовая книжка (ТК) – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются даты приема, переводов и увольнений, а также сведения о должности, квалификации и причинах расторжения договора. В России с 1 января 2021 года работодатели ведут электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные версии остаются актуальными до полного перехода. Ниже подробно разберём, как правильно задокументировать дату приема, какие сроки и процедуры действуют в бумажной и электронной форме.
Что такое дата приема в трудовой книжке?
Дата приема – это момент, когда работник официально начинает трудовые отношения с работодателем. В трудовой книжке она фиксируется в разделе «Сведения о работе» (графа 3) и сопровождается номером приказа о приёме.
В бумажной ТК запись выглядит так:
- № приказа о приёме
- Дата выдачи приказа (дата начала работы)
- Должность, профессия, квалификация
- Причина расторжения (если применимо)
В электронной ТК (ЭТК) эти данные автоматически попадают в базу после передачи работодателем в Фонд социального страхования (ФСС) и обновления в системе Госуслуг.
Как оформить дату приема в бумажной трудовой книжке?
Для правильного оформления необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовить приказ о приёме (или договор о приёме на работу).
- Внести данные в Уведомление о приёме работника на работу:
- Колонка 8 – дата издания приказа.
- Колонка 9 – дата начала работы.
- Записать информацию в трудовую книжку в графу 3 раздела «Сведения о работе».
- Сохранить копию приказа в личный кабинет работника (если применимо).
Срок внесения записи в бумажную ТК составляет не более пяти рабочих дней с момента подписания приказа о приёме (статья 1 ст. 23 ТК РФ). Если работник подал заявление о выдаче ТК, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Как оформить дату приема в электронной трудовой книжке?
С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК. Процесс выглядит так:
- В течение три‑пяти рабочих дней кадровик формирует электронную форму о приёме.
- Работодатель через специальный кабинет передаёт информацию в Социальный фонд России (СФР).
- СФР обрабатывает данные и обновляет ЭТК.
- Обновлённая информация появляется в личном кабинете на Госуслугах.
Согласно пункту 5 статьи 1 Федерального закона от 1 января 2021 г. № 1-ФЗ, запись должна быть внесена не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приёме. Если работник не получил приказ в бумажном виде, он может предоставить скан, который будет обработан до 10 июня 2026 года (период перехода).
Практические рекомендации и сроки
Ниже таблица, которая поможет быстро ориентироваться в сроках:
| Событие | Срок внесения в ТК | Форма (бумажная/электронная) |
|---|---|---|
| Приём на работу (приказ) | ≤ 5 рабочих дней | Бумажная |
| Приём на работу (электронная) | ≤ 1 рабочий день после издания приказа | Электронная |
| Выдача ТК по заявлению работника | ≤ 3 рабочих дня | Бумажная |
| Перевод/увольнение | ≤ 5 рабочих дней | Бумажная/Электронная |
Обратите внимание, что в случае задержек работодатели могут быть привлечены к штрафам за нарушение сроков.
Как проверить дату приема в ЭТК?
Для проверки данных в электронной трудовой книжке:
- Перейдите на портал Госуслуги.
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите раздел «Трудовая книжка».
- Найдите запись о приёме – там будет указана дата начала работы и номер приказа.
Если запись отсутствует, обратитесь в отдел кадров работодателя – возможно, данные ещё не обработаны.
Что делать, если дата приема указана неверно?
Если в трудовой книжке указана неправильная дата, необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров с просьбой исправить ошибку.
- Предоставить копию приказа о приёме (или другого подтверждающего документа);
- В случае бумажной ТК – оформить исправление в виде дополнения с указанием правильной даты.
- В случае ЭТК – исправление будет произведено автоматически после проверки работодателем.
Дата приема – ключевой элемент трудовой книжки, который фиксирует начало трудовых отношений. В бумажной версии её необходимо вносить в течение пяти рабочих дней, а в электронной – в течение одного рабочего дня после издания приказа. Соблюдение сроков и правильное оформление гарантируют корректность трудовой истории и упрощают проверку при переходе на новый работодателя, при оформлении пенсии или иных социальных выплат.
Если вы хотите убедиться, что все данные в вашей трудовой книжке актуальны, регулярно проверяйте их в личном кабинете на Госуслугах и при необходимости связывайтесь с вашим работодателем.