Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В случае её утери, порчи или необходимости вести одновременно бумажный и электронный варианты оформляется дубликат трудовой книжки. Одним из ключевых реквизитов дубликата является дата его заполнения. Ниже подробно рассмотрено, как правильно определить и оформить эту дату, какие нормативные акты её регулируют и какие нюансы следует учитывать в текущий период перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Что такое дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки – это точная копия оригинального документа, выдаваемая работодателем при:
- утере или краже оригинальной книжки;
- порче документа (вода, огонь, механические повреждения);
- необходимости вести одновременно бумажный и электронный варианты (если работник не подал заявление об отказе от бумажной формы);
- изменении личных данных (фамилия, имя, отчество) и невозможности внести исправления в оригинал без нарушения правил ведения книжки.
Дубликат имеет ту же структуру, что и оригинал, и заполняется согласно Правилам ведения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69).
Когда указывается дата заполнения дубликата?
Дата заполнения дубликата указывается в специальном поле «Дата выдачи дубликата» (обычно расположено внизу первой страницы, рядом с подписью ответственного лица и печатью организации). Эта дата фиксирует момент, когда документ был фактически оформлен и передан работнику.
Основные ситуации, когда требуется заполнить дубликат и проставить дату:
- Утеря оригинала – после подачи работником заявления о утере и проведения внутренней проверки.
- Порча оригинала – после подтверждения факта повреждения и невозможности восстановления данных.
- Одновременное ведение бумажного и электронного вариантов – при отсутствии заявления об отказе от бумажной книжки (действует до , после этой даты переходный период завершается).
- Изменение личных данных – если исправление в оригинале невозможно без нарушения правил ведения книжки.
Важно: дата заполнения дубликата не должна быть раньше даты события, послужившего основанием для её выдачи (например, даты утери).
Как правильно определить дату заполнения?
Определение даты осуществляется следующим образом:
- Устанавливается день, когда оформлен дубликат (подписан ответственным лицом, поставлена печать организации).
- Эта дата вносится в поле «Дата выдачи дубликата» в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Если оформление происходит в течение рабочего дня, время не указывается – достаточно только даты.
- В случае, если дубликат оформляется после рабочего времени (например, в ночную смену), дата всё равно указывается как день, когда завершилось оформление и документ передан работнику.
Пример: Работник сообщил об утере трудовой книжки . После проведения внутренней проверки и подготовки дубликата документ был подписан и передан работнику . В дубликате указываем: Дата выдачи дубликата: .
Особенности в период перехода на электронные трудовые книжки
С в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»:
- Работники, не подавшие заявление об отказе от бумажной формы, продолжают вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжки.
- Дубликат бумажной книжки может быть выдан в том же порядке, что и до перехода, но его дата заполнения должна соответствовать фактическому дню выдачи.
- Если работник подал заявление об отказе от бумажной формы, дубликат не выдаётся; вместо этого выдаётся выписка из ЭТК, где дата выдачи указывается в электронном виде.
- Получить заявление работника (о утере, порче, изменении данных или о необходимости ведения бумажного варианта).
- Провести внутреннюю проверку (служба кадров, служба безопасности).
- Подготовить бланк дубликата (скопировать все записи из оригинала или из электронного реестра).
- Поставить подпись ответственного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации.
- В поле «Дата выдачи дубликата» указать текущую дату в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Передать дубликат работнику под расписку.
- Внести запись о выдаче дубликата в журнал учёта трудовых книжек (если ведётся).
- Можно ли указывать дату, предшествующую дню фактического оформления?
- Нет. Дата заполнения дубликата должна соответствовать дню, когда документ был действительно подписан и передан работнику. Указание более ранней даты может быть расценено как falsification документа.
- Что делать, если дата заполнения дубликата совпадает с выходным или праздничным днём?
- Это допустимо. Основное условие – документ должен быть подписан ответственным лицом, имеющим право на выдачу трудовых книжек в этот день (например, дежурный кадровик). Если в организации нет такого лица, оформление переносится на ближайший рабочий день.
- Нужно ли указывать время суток в поле даты?
- Согласно действующим правилам, в трудовой книжке указывается только дата. Время не требуется.
- Как быть, если работник требует дубликат в электронном виде?
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной формы, он имеет право получить бумажный дубликат. Электронный дубликат выдаётся только в виде выписки из ЭТК по заявлению работника.
- соответствия фактическому дню оформления;
- соблюдения нормативных требований (Постановление Минтруда РФ № 69 от );
- учета особенностей переходного периода на электронные трудовые книжки;
- внимательного заполнения поля без указания времени.
Таким образом, даже после дата заполнения дубликата остаётся актуальной для тех, кто сохраняет бумажный вариант.
Пошаговая инструкция по заполнению даты в дубликате
Совет: Используйте штамп с датой, если в organisation есть такой инструмент – это снижает риск ошибки при ручном вводе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Дата заполнения трудовой книжки в дубликате – важный реквизит, подтверждающий легитимность документа и момент его выдачи работнику. Правильное указание этой даты требует:
Следуя представленной инструкции и учитывая рекомендации, кадровики и руководители смогут избежать ошибок при оформлении дубликатов, обеспечить прозрачность ведения трудовых книжек и защитить права работников.
Информация актуальна на .