Дата публикации: 22 мая 2026 года

Нормативная база и основные правила

Заполнение дубликата трудовой книжки регулируется следующими нормативными документами:

• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте России № 63748);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225.

Основные принципы заполнения дубликата:

1. Дубликат заполняется по тем же правилам‚ что и оригинальная трудовая книжка;
2. Все записи вносятся на основании подлинных документов‚ подтверждающих трудовую деятельность;
3. В графе 4 обязательно указывается наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись;
4. Если в документах отсутствуют полные сведения‚ в дубликат вносятся только имеющиеся данные;
5. Серия и номер бланка дубликата должны быть зарегистрированы в книге учёта движения трудовых книжек.

Когда и как оформляется дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих случаях:

• Утрата (утеря‚ кража) оригинала трудовой книжки;
• Порча (например‚ повреждение от воды‚ огня‚ механическое повреждение);
• Непригодность для использования (например‚ ветхость‚ нечитаемые записи);
• Ошибки в оригинале‚ которые невозможно исправить;
• По просьбе работника при наличии справки из ПФР или других подтверждающих документов.

Срок оформления дубликата — не более 15 рабочих дней с момента подачи работником заявления.

Порядок действий при оформлении дубликата:

1. Получение заявления от работника на выдачу дубликата;
2. Формирование запроса в Пенсионный фонд и бывшим работодателям для получения информации о трудовой деятельности;
3. Получение подтверждающих документов (копии приказов‚ трудовые договоры‚ справки‚ судебные решения и т.д.);
4. Заполнение дубликата на основании полученных документов;
5. Регистрация дубликата в книге учёта движения трудовых книжек;
6. Выдача дубликата работнику под подпись.

Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.

Заявление
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утерей (порчей). Все необходимые документы для подтверждения трудовой деятельности прилагаю.

 Петров П.П.
 

Дата заполнения дубликата: как правильно указать?

Дата заполнения дубликата — это дата внесения последней записи в новый бланк. Она указывается:

• В графе 2 (дата внесения записи);
• В книге учёта движения трудовых книжек;
• В приказе о выдаче дубликата;
• В ведомости выдачи (если оформляется).

Важно! Дата заполнения должна совпадать с фактической датой внесения записи. Не допускается указание задним числом.

Графа 2: 
Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам
Графа 4: Приказ от № 45-лс
 

Образец заполнения дубликата трудовой книжки (2026 год)

Пример заполнения дубликата трудовой книжки на основании приказа Минтруда России от № 320н:

Титульный лист:


Фамилия‚ имя‚ отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Образование: высшее
Профессия‚ специальность: Менеджер по продажам
Дата заполнения: 

Серия и номер бланка: АБ 123456
Дата выдачи: 
Подпись владельца: _____________
Подпись ответственного лица: _____________
 

Сведения о работе

Строка 1:
Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж
Графа 4: Приказ от № 25-лс

Строка 2:
Графа 1: 2
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ от № 45-лс
 

Обратите внимание: Если в документах отсутствуют полные сведения о предыдущих местах работы‚ в дубликат вносятся только имеющиеся данные с обязательной ссылкой на подтверждающий документ.

Ошибки‚ которые нужно избегать при заполнении дубликата

• Указание неверной даты заполнения — она должна совпадать с фактической датой внесения записи;
• Отсутствие ссылки на подтверждающий документ в графе 4;
• Неправильное оформление титульного листа (отсутствие серии и номера бланка‚ подписей);
• Использование неутверждённого бланка, дубликат должен быть заполнен на бланке установленной формы;
• Несвоевременная регистрация в книге учёта движения трудовых книжек;
• Отсутствие копий подтверждающих документов в личном деле работника.

Как получить образец заполнения дубликата трудовой книжки?

Готовые образцы заполнения дубликата трудовой книжки можно найти в следующих источниках:

• Образец заполнения дубликата трудовой книжки (КонсультантПлюс) — требуется регистрация;
• Образец заполнения дубликата трудовой книжки (Мое Дело) — бесплатный доступ;
• Образец заявления на выдачу дубликата (Налог-налог.ру);
• Официальные бланки можно приобрести в типографиях‚ имеющих лицензию на изготовление трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли указать в дубликате дату заполнения задним числом?

Ответ: Нет‚ это недопустимо. Дата заполнения должна совпадать с фактической датой внесения записи в дубликат.

Вопрос 2: Нужно ли заверять дубликат печатью организации?

Ответ: Да‚ если организация использует печать. Записи должны быть заверены подписью ответственного лица и‚ при наличии‚ печатью.

Вопрос 3: Что делать‚ если в документах отсутствуют полные сведения о предыдущих местах работы?

Ответ: В дубликат вносятся только имеющиеся данные с обязательной ссылкой на подтверждающий документ в графе 4.

Вопрос 4: Можно ли оформить дубликат без согласия работника?

Ответ: Нет‚ дубликат выдаётся только по письменному заявлению работника или по его просьбе.

Вопрос 5: Сколько времени даётся на оформление дубликата?

Ответ: Согласно действующему законодательству‚ дубликат должен быть оформлен в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления.

Заполнение дубликата трудовой книжки — ответственная процедура‚ требующая внимательного подхода и соблюдения всех нормативных требований. Дата заполнения дубликата должна быть текущей и совпадать с датой внесения записи. Все записи должны быть подтверждены документально‚ а дубликат, зарегистрирован в установленном порядке.

Если у вас остались вопросы по заполнению дубликата трудовой книжки‚ рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому делопроизводству или использовать официальные образцы из проверенных источников‚ таких как КонсультантПлюс или Система Кадры.