Декларация соответствия условий труда – документ, подтверждающий, что организация соблюдает государственные нормативные требования охраны труда. С 17 июня 2021 г. порядок её подачи и ведения реестра регулируется Приказом Минтруда России № 406н. В статье рассмотрим, что это за документ, кто обязан его подавать, как правильно оформить и подать декларацию, а также какие сроки и особенности существуют.

Содержание

1. Правовая база
2. Что такое декларация соответствия?
3. Кто обязан подавать декларацию?
4. Формы и виды деклараций
5. Электронная подача через портал Роструд
6. Сроки подачи
7. Реестр деклараций
8. Пошаговая процедура подачи
9. Типичные ошибки и рекомендации
10. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основным нормативным актом, регулирующим процесс подачи декларации, является Приказ Минтруда России от № 406н. В нём определены:

• Форма декларации соответствия условий труда требованиям охраны труда;
• Порядок её подачи (бумажный и электронный варианты);
• Порядок формирования и ведения реестра деклараций соответствия Федеральной службой по труду и занятости (Роструд).

Дополнительные нормативные документы, упомянутые в Приказе, включают:

• Технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС);
• Документы по стандартизации, используемые в качестве основания для декларирования.

Что такое декларация соответствия?

Декларация – это официальное подтверждение того, что условия труда на конкретных рабочих местах соответствуют установленным государственным требованиям охраны труда. В декларации указываются:

• Наименование и обозначение технического регламента (или стандарта), к которому проводится декларирование;
• Реквизиты экспертизы, протоколов и иных документов, ставших основанием для подачи декларации;
• Дата начала и (при необходимости) прекращения действия декларации;
• Информацию о наличии (или отсутствии) вредных и (или) опасных производственных факторов.

Если на предприятии не выявлены вредные или опасные факторы, или их уровни находятся в допустимых/оптимальных пределах, это также фиксируется в декларации.

Кто обязан подавать декларацию?

Обязанность подачи декларации возлагается на:

• Юридических лиц (компании, организации);
• Индивидуальных предпринимателей, осуществляющих трудовую деятельность.

Для каждого юридического лица/ИП требуется подавать отдельную декларацию для каждого вида деятельности, где присутствуют потенциальные вредные или опасные факторы.

Формы и виды деклараций

Существует несколько вариантов деклараций, в зависимости от характера производственных факторов:

4.1 Декларация для рабочих мест без вредных и (или) опасных факторов

Заполняется, если в результате идентификации и измерений такие факторы не обнаружены.

4.2 Декларация для рабочих мест с допустимыми (не превышающими предельно допустимые уровни) факторами

Указываются результаты измерений, подтверждающие соответствие ПДК (предельно допустимым концентрациям) и другим нормативам.

4.3 Декларация соответствия ТР ТС (Таможенного союза)

Применяется, если деятельность подпадает под действие технических регламентов Таможенного союза.

Электронная подача через портал Роструд

При наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя декларацию можно подать полностью в электронном виде:

1. Перейдите на официальный модуль подачи деклараций: http://declaration.rostrud.ru.
2. Войдите в систему, используя учетные данные организации.
3. Заполните онлайн‑форму, указав все обязательные реквизиты (см. пункт Что такое декларация).
4. Подпишите документ своей КЭП.
5. Отправьте форму – система автоматически зарегистрирует декларацию и присвоит ей уникальный номер.

После успешной отправки вы получите подтверждение на указанный e‑mail. При электронном способе подачи не требуется подавать бумажный оригинал в Инспекцию по труду.

Сроки подачи декларации

Согласно Приказу № 406н, декларацию необходимо подать в течение 30 дней с даты размещения отчета о специальной оценке условий труда (спецоценке) во ФГИС «СОУТ». Если отчет о спецоценке ещё не размещён, срок считается от даты его размещения.

Пропуск срока может привести к административным штрафам и повышенному контролю со стороны Роструда.

Реестр деклараций

Все поданные декларации вносятся в реестр деклараций соответствия условий труда, который размещён на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости. Реестр является открытым и общедоступным, что обеспечивает прозрачность контроля.

В реестре указаны:

• Номер декларации;
• Наименование организации;
• Дата подачи и срок действия;
• Тип декларации (по ТР ТС, без факторов и т.д.).

Работодатель может отслеживать статус своей декларации через личный кабинет на портале Роструд.

Пошаговая процедура подачи декларации

Шаг 1. Подготовка исходных данных

• Соберите результаты идентификации и измерений вредных и опасных факторов.
• Получите протоколы экспертизы, акты измерений, заключения специалистов.
• Убедитесь, что у вас есть квалифицированная электронная подпись (если планируете электронную подачу).

Шаг 2. Выбор формы декларации

Определите, к какому типу относится ваш случай (см. Формы и виды деклараций).

Шаг 3. Заполнение декларации

1. Заполните реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
2. Укажите технический регламент/стандарт, к которому проводится декларирование.
3. Внесите сведения о проведенных измерениях, их результаты и выводы.
4. Укажите дату начала действия декларации и, при необходимости, дату её прекращения.
5. Подпишите декларацию (бумажный вариант – подпись руководителя и печать; электронный – КЭП).

Шаг 4. Подача декларации

• Электронный способ: через портал declaration.rostrud.ru. После отправки система выдаст подтверждение.
• Бумажный способ: распечатайте два заверенных экземпляра декларации, приложите копию ьного листа устава/свидетельства о регистрации и отправьте в территориальный орган Инспекции по труду.

Шаг 5. Контроль статуса

После подачи следите за уведомлениями на e‑mail и в личном кабинете. При необходимости внесите корректировки в течение 10 дней с момента получения замечаний.

Типичные ошибки и рекомендации

• Пропуск сроков: всегда проверяйте дату размещения отчёта о спецоценке во «СОУТ» и планируйте подачу заранее.
• Неполные сведения: отсутствие протоколов измерений или заключений экспертов приводит к отклонению декларации.
• Отсутствие КЭП: без квалифицированной подписи электронная подача невозможна – подготовьте её заранее.
• Несоответствие формату: используйте только утверждённую форму (скачать можно с сайта Роструда). Любые изменения в шаблоне делают документ недействительным.
• Неактуальные данные: при изменении условий труда (например, ввод нового оборудования) декларацию необходимо обновить.

Рекомендация: вести внутренний журнал контроля за сроками подачи и изменениями в условиях труда, чтобы своевременно реагировать на изменения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли подавать декларацию, если на предприятии нет вредных факторов?

Да. Декларация подтверждает отсутствие вредных и опасных факторов и фиксирует, что проведена идентификация.

Вопрос 2: Можно ли подать декларацию без КЭП, а затем добавить подпись?

Нет. Электронный документ считается действительным только после подписи квалифицированной электронной подписью. Без неё подача невозможна.

Вопрос 3: Как узнать, что декларация принята?

Система отправит автоматическое уведомление на e‑mail. Также в личном кабинете на портале Роструд будет отображён статус «Принята».

Вопрос 4: Что делать, если декларация отклонена?

Получите список замечаний, подготовьте недостающие документы или исправьте ошибки и повторно отправьте декларацию в течение 10 дней.

Вопрос 5: Где можно посмотреть реестр всех деклараций?

Реестр доступен на официальном сайте ФС Труда и занятости в разделе «Реестр деклараций соответствия условий труда».

Декларация соответствия условий труда – важный инструмент контроля за соблюдением требований охраны труда в России. С 2021 г. её подача стала более упрощённой благодаря электронному порталу Роструда, однако соблюдение сроков, правильное оформление и наличие квалифицированной подписи остаются обязательными условиями.

Следуя изложенному в статье пошаговому алгоритму, вы сможете быстро и без ошибок подготовить и подать декларацию, избежать штрафов и обеспечить прозрачность работы вашего предприятия перед контролирующими органами.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по охране труда или в региональный отдел Федеральной службы по труду и занятости.

Источник: Приказ Минтруда России от № 406н, официальный портал declaration.rostrud.ru, ФГИС «СОУТ».