Должность делопроизводителя, это важная составляющая кадрового учета и документооборота в любой организации. Несмотря на то‚ что эта профессия не всегда привлекает внимание при выборе профессии‚ специалисты в этой области востребованы как в государственных структурах‚ так и в частных компаниях. В данной статье мы подробно рассмотрим‚ как оформляется должность делопроизводителя в трудовой книжке‚ его обязанности‚ права‚ ответственность и нормативную базу‚ регулирующую его деятельность.

Нормативная база и регламентация деятельности делопроизводителя

Деятельность делопроизводителя регулируется целым рядом нормативных документов:

• Государственные и отраслевые стандарты (например‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация»)
• Локальные нормативные акты работодателя:
  • Устав организации
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Коллективный договор
  • Инструкция по делопроизводству и работе архива
• Трудовой договор и должностная инструкция делопроизводителя
• Профессиональный стандарт (в соответствии с Приказом Минтруда России от № 614н «Об утверждении профессионального стандарта «Секретарь-делопроизводитель»)

Должностные обязанности делопроизводителя

Согласно профессиональному стандарту и должностной инструкции‚ основные обязанности делопроизводителя включают:

Работа с документами

1. Обработка и оформление документов:
   • Создание‚ редактирование и оформление организационно-распорядительных документов (приказы‚ распоряжения‚ протоколы‚ акты)
   • Ведение и хранение трудовых книжек
   • Оформление и ведение личных дел сотрудников
   • Работа с кадровыми приказами (прием‚ перевод‚ увольнение)
2. Классификация и систематизация документов:
   • Создание номенклатуры дел
   • Подготовка документов к передаче в архив
   • Ведение электронных баз данных и архивов
3. Контроль за соблюдением документационных процедур:
   • Проверка правильности оформления документов
   • Выявление и исправление ошибок в документации
   • Соблюдение сроков хранения документов

Работа с кадрами

1. Ведение трудовых книжек:
   • Заполнение и оформление трудовых книжек при приеме‚ переводе и увольнении
   • Внесение записей о награждениях и поощрениях
   • Выдача дубликатов трудовых книжек
2. Обеспечение кадрового учета:
   • Подготовка приказов по личному составу
   • Ведение личных карточек сотрудников
   • Контроль за своевременным предоставлением сотрудниками необходимых документов

Взаимодействие с сотрудниками и руководством

1. Консультирование сотрудников по вопросам:
   • оформления документов
   • порядка ведения трудовой книжки
   • требований к документам при приеме на работу
2. Сбор и анализ информации для подготовки отчетов и справок
3. Обеспечение соблюдения трудовой дисциплины:
   • Контроль за явкой сотрудников
   • Ведение журнала учета рабочего времени

Права делопроизводителя

В соответствии с должностной инструкцией‚ делопроизводитель имеет следующие права:

• Запрашивать у сотрудников и руководителей необходимые документы и информацию
• Требовать от сотрудников соблюдения правил оформления документов
• Представлять предложения по совершенствованию документооборота
• Получать доступ к информационным системам и базам данных‚ необходимым для выполнения своих обязанностей
• Участвовать в совещаниях и заседаниях‚ касающихся вопросов делопроизводства

Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность за:

• Нарушение трудовой дисциплины (несвоевременное оформление документов‚ нарушение сроков хранения)
• Нарушение правил делопроизводства (ошибки в оформлении документов‚ несоблюдение нормативных требований)
• Нарушение правил техники безопасности и противопожарной безопасности
• Разглашение конфиденциальной информации

За допущенные нарушения могут быть применены дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами организации.

Оформление должности делопроизводителя в трудовой книжке

В трудовой книжке должность делопроизводителя оформляется следующим образом:

Если делопроизводитель работает в организации‚ где существует разделение на делопроизводителя по кадрам и делопроизводителя общего делопроизводства‚ то в трудовой книжке может быть указана более конкретная должность‚ например:

• Делопроизводитель по кадрам
• Делопроизводитель отдела кадров
• Делопроизводитель общего делопроизводства

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы для внесения записей‚ оформляется вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется следующим образом:

1. Вкладыш выдается работодателем и должен быть заверен его печатью (если организация имеет печать)
2. Вкладыш заполняется в соответствии с правилами ведения трудовых книжек
3. На вкладыше проставляется номер и серия‚ которые совпадают с номером и серией трудовой книжки
4. Вкладыш хранится вместе с трудовой книжкой

Заверение копий документов и выписок

Делопроизводитель часто сталкивается с необходимостью заверения копий документов и выписок. Заверение осуществляется следующим образом:

1. На копии документа проставляется:
   • Фраза «Верно»
   • Должность лица‚ заверившего копию
   • Подпись лица‚ заверившего копию
   • Расшифровка подписи (фамилия и инициалы)
   • Дата заверения
   • Печать организации (если есть)
2. На выписке из документа проставляется:
   • Фраза «Выписка верна»
   • Указание на документ‚ из которого сделана выписка
   • Должность лица‚ заверившего выписку
   • Подпись лица‚ заверившего выписку
   • Расшифровка подписи
   • Дата заверения
   • Печать организации (если есть)

Характеристика реквизита «Печать»

Печать является важным реквизитом в делопроизводстве. Она подтверждает подлинность документов и заверяет копии. Основные требования к печати:

• Печать должна быть четкой и хорошо читаемой
• Текст на печати должен соответствовать наименованию организации
• Печать проставляется только на документах‚ требующих заверения
• Печать не должна закрывать подпись и другие важные реквизиты документа
• Печать должна быть актуальной (не истек срок ее действия)

Требования к квалификации делопроизводителя

Согласно профессиональному стандарту‚ делопроизводитель должен соответствовать следующим требованиям:

• Образование: среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена (например‚ по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение»)
• Опыт работы: от 1 года в области делопроизводства или смежных сферах
• Знания:
  • Нормативные акты в области делопроизводства и кадрового учета
  • Правила оформления документов
  • Основы архивного дела
  • Информационные системы и базы данных
• Навыки:
  • Владение ПК и офисными программами (Word‚ Excel‚ 1С)
  • Умение работать с большими объемами информации
  • Внимание к деталям
  • Коммуникативные навыки

Пример должностной инструкции делопроизводителя

Ниже представлена примерная форма должностной инструкции делопроизводителя:

Общие положения

1. Данная инструкция определяет права‚ обязанности и ответственность делопроизводителя.
2. Должность делопроизводителя относится к категории специалистов.
3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

Должностные обязанности

Делопроизводитель обязан:

• Вести и хранить трудовые книжки сотрудников
• Оформлять приказы по личному составу
• Вести личные дела сотрудников
• Контролировать своевременность предоставления сотрудниками необходимых документов
• Обеспечивать сохранность документов
• Соблюдать правила делопроизводства и трудового распорядка

Права

Делопроизводитель имеет право:

• Запрашивать у сотрудников и руководителей необходимые документы
• Представлять предложения по совершенствованию документооборота
• Получать доступ к информационным системам

Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность за:

• Нарушение трудовой дисциплины
• Нарушение правил делопроизводства
• Разглашение конфиденциальной информации

Где востребованы делопроизводители?

Специалисты в области делопроизводства востребованы в различных сферах:

• Государственные органы и учреждения (налоговые инспекции‚ пенсионные фонды‚ органы местного самоуправления)
• Крупные коммерческие организации (промышленные предприятия‚ торговые компании‚ банки)
• Образовательные учреждения (вузы‚ школы‚ детские сады)
• Медицинские учреждения (больницы‚ поликлиники‚ медицинские центры)
• Некоммерческие организации (благотворительные фонды‚ общественные организации)

Особенно востребованы делопроизводители в организациях с большим объемом документооборота‚ где требуется четкое ведение и хранение документов.

Должность делопроизводителя — это ответственная и важная работа‚ требующая внимательности‚ аккуратности и знания нормативных актов. Делопроизводитель играет ключевую роль в обеспечении правильного ведения документооборота‚ что напрямую влияет на эффективность работы организации.

В трудовой книжке должность делопроизводителя оформляется в соответствии с трудовым законодательством и локальными нормативными актами. Делопроизводитель должен знать правила ведения трудовых книжек‚ оформления вкладышей‚ заверения копий и выписок‚ а также требования к печати.

Если вы рассматриваете карьеру в области делопроизводства‚ обратите внимание на требования к квалификации и навыкам‚ а также на перспективы трудоустройства в различных сферах деятельности.