Договор о хранении трудовых книжек (далее – договор хранения) представляет собой гражданско‑правовое соглашение, в котором одна сторона (обычно работодатель или уполномоченное им лицо) передаёт другую сторону (специализированную организацию, архив, кадровое агентство) на ответственное хранение трудовые книжки сотрудников и связанные с ними документы (вкладыши, бланки). Такой договор регулирует порядок приёма‑передачи, учёта, хранения, выдачи и возврата трудовых книжек, а также определяет ответственность сторон за их сохранность.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (обязанность работника представить трудовую книжку при приёме на работу), ст. 66.1 (представление сведений о трудовой деятельности);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» (в ред. от № 132);
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ) – определяет порядок хранения документов, имеющих архивную ценность;
• Гражданский кодекс РФ – главы 39 (договор хранения) и 42 (договор поручения), которые применяются по аналогии к договору хранения трудовых книжек;
• Приказы и распоряжения работодателя о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом работодатель может delegировать эти функции сторонней организации посредством договора хранения.

Субъекты договора

Хранитель (заказчик)

Обычно это работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), который в силу ст. 65 ТК РФ обязан обеспечить сохранность трудовых книжек своих сотрудников.

Депозитарий (исполнитель)

Сторона, принимающая на себя обязательства по хранению:

• специализированная архивная организация;
• кадровое агентство, имеющее лицензию на работу с персональными данными;
• управляющая компания или аутсорсинговый провайдер, предоставляющий услуги по ведению кадрового документооборота.

Уполномоченное лицо

По приказу работодателя назначается ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (п. 42 Правил). Это лицо выступает от имени работодателя при подписании договора и актах приёма‑передачи.

Предмет договора

Предметом договора являются:

1. Трудовые книжки сотрудников (действующих и уволенных);
2. Вкладыши к трудовым книжкам;
3. Бланки трудовых книжек и вкладышей (при их наличии на складе работодателя);
4. Сопроводительные документы: акты приёма‑передачи, описи, журналы учёта, заявления на выдачу/возврат.

Важно: договор не распространяется на личные дела сотрудников, которые хранятся в соответствии с внутренними нормами работодателя и архивным законодательством отдельно.

Основные условия договора

Предмет и количество

В договоре указывается точное количество передаваемых трудовых книжек (с указанием их номеров, серий и дат выдачи). Пример формулировки:

«Настоящим договором Работодатель передаёт на хранение Депозитарию 1 245 (одна тысяча двести сорок пять) трудовых книжек сотрудников, перечисленных в Приложении № 1 к настоящему договору».

Порядок приёма‑передачи

• Стороны составляют акт приёма‑передачи трудовых книжек (форма по Приложению № 2).
• В акте делается опись каждой книжки: номер, серия, ФИО сотрудника, дата выдачи, наличие вкладыша.
• Если при приёме выявлены недостатки (повреждения, отсутствие вкладыша), они фиксируются в отдельном акте о недостатках.
• При утрате трудовой книжки (например, не возвращённая бывшим сотрудником) составляется дополнительный акт об утере, который служит основанием для восстановления документа в соответствии с п. 3 ст. 65 ТК РФ.

Учёт и хранение

Депозитарий обязан вести:

• Приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (п. а) Правил);
• Учёт трудовых книжек и вкладышей в них (п. б) Правил).

Хранение осуществляется в помещении, отвечающем требованиям пожарной и охранной безопасности, с контролируемым доступом (только уполномоченным лицам). Место хранения указывается в договоре (например, «архивное хранилище по адресу: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, помещение № 5»).

Выдача и возврат трудовых книжек

• Выдача производится только по письменному заявлению работника (или его законного представителя) и после проверки личности.
• Каждая выдача фиксируется в журнале учёта с указанием даты, ФИО получателя, цели выдачи и подписи получателя.
• После использования книжка возвращается на хранение в течение срока, установленного внутренними нормами работодателя (как правило, в течение одного рабочего дня).

Срок действия договора

Срок определяется сторонами по соглашению. Обычно договор заключается на неопределённый срок с возможностью расторжения по инициативе любой стороны при соблюдении предусмотренного уведомительного срока (например, 30 календарных дней).

Ответственность сторон

• Депозитарий несёт материальную ответственность за утрату, повреждение или незаконное divulging трудовых книжек в соответствии с ГК РФ (ст. 903‑906) и внутренними нормами договора (обычно – возмещение реального ущерба, включая стоимость восстановления документа и штрафные санкции).
• Работодатель отвечает за своевременную передачу актуальных сведений о сотрудниках (изменения ФИО, даты рождения, реквизитов) и за предоставление полной и точной описи при приёме‑передаче.
• Стороны могут согласовать страхование ответственности депозитария на случай утраты или повреждения документов.

Конфиденциальность и защита персональных данных

Депозитарий обязан обеспечить защиту персональных данных сотрудников в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ от ). Доступ к трудовым книжкам предоставляется только уполномоченным лицам, ведущим журнал учёта и осуществляющим выдачу/приём.

Форс‑мажор

Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение обязательств в случае наступления обстоятельств непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожар, наводнение, действия государственных органов и т.п.), при условии немедленного уведомления другой стороны.

Примерный образец договора о хранении трудовых книжек

Ниже представлен сокращённый шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды организации. Все ссылки на приложения следует оформить отдельными документами.

ДОГОВОР № ___
о хранении трудовых книжек

г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Работодатель, в лице ________________________________, действующего на основании Устава/Договора, именуемое в дальнейшем «Хранитель»,

и
Депозитарий, в лице ________________________________, действующего на основании Устава/Договора, именуемое в дальнейшем «Исполнитель»,

вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, заключили настоящий Договор о следующем:

Предмет Договора
Исполнитель принимает на хранение трудовые книжки сотрудников Хранителя, перечисленные в Приложении № 1 (далее – «Трудовые книжки»), а также бланки и вкладыши к ним.
Хранение осуществляется в помещении, расположенном по адресу: ________________________________.

Приём‑передача
Приём‑передача Трудовых книжек оформляется Актом приёма‑передачи (Приложение № 2).
В Акте указываются: номер, серия, ФИО сотрудника, дата выдачи, наличие вкладыша, замечания о состоянии.
При выявлении недостатков составляется отдельный Акт о недостатках (Приложение № 3).

Учёт и хранение
Исполнитель ведёт Приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (Приложение № 4) и Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей (Приложение № 5).
Доступ к помещению хранения ограничен уполномоченными лицами Исполнителя и представителями Хранителя по предварительному согласованию.

Выдача и возврат
Выдача Трудовой книжки производится по письменному заявлению сотрудника (или его представителя) после проверки личности;
Каждая выдача фиксируется в Журнале учёта с указанием даты, ФИО получателя, цели выдачи и подписи получателя.
Возврат Трудовой книжки на хранение осуществляется не позднее одного рабочего дня после выдачи.

Срок действия Договора
Договор заключается на неопределённый срок.
Любая из Сторон может расторгнуть Договор, направив письменное уведомление другой стороне за 30 календарных дней до предполагаемой даты расторжения.

Ответственность сторон
Исполнитель несёт материальную ответственность за утрату, повреждение или незаконное разглашение Трудовых книжек в размере реального ущерба, включая стоимость восстановления документа.
Хранитель отвечает за своевременное предоставление актуальных сведений о сотрудниках и за полноту описи при приёме‑передаче.
Стороны могут застраховать ответственность Исполнителя по соглашению сторон.

Конфиденциальность
Исполнитель обязуется обеспечить защиту персональных данных сотрудников в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».
Разглашение сведений, содержащихся в Трудовых книжках, без согласия сотрудника запрещено.

Прочие условия
Все изменения и дополнения к Договору оформляются письменным соглашением Сторон.
Споры, возникающие из Договора, решаются путем переговоров; в случае неудачи – в суде по месту нахождения Хранителя.
Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой Стороны, имеющих одинаковую юридическую силу.

Реквизиты Сторон
Хранитель: ________________________________
ИНН/КПП: __________/__________
Банк: ______________________
р/с: ______________________
к/с: ______________________
БИК: ______________________

Исполнитель: ________________________________
ИНН/КПП: __________/__________
Банк: ______________________
р/с: ______________________
к/с: ______________________
БИК: ______________________

«___» __________ 20__ г. «___» __________ 20__ г.
_________________________ _________________________

Примечание: Приложения к договору (описание передаваемых книжек, формы актов, журналы учёта) следует оформить в соответствии с внутренней документацией компании и требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Практические рекомендации по организации хранения

• Назначьте ответственного за ведение трудовой книжки (приказом руководителя) и ознакомьте его с требованиями Правил и с условиями договора хранения.
• Перед подписанием договора проведите инвентаризацию всех трудовых книжек: сверьте номера, наличие вкладышей, состояние обложек.
• Сформируйте электронную базу данных (или картотеку) с информацией о каждой книжке (номер, серия, ФИО, дата выдачи, место хранения). Это ускорит поиск и снизит риск ошибок.
• Регулярно (не реже одного раза в год) проводите аудит хранения: проверяйте наличие книжек по описи, состояние помещения, соблюдение режима доступа.
• При переходе на электронный документооборот рассмотрите возможность сканирования трудовых книжек и хранения электронных копий в защищённом архиве, однако оригиналы должны оставаться на физическом хранении в соответствии с ТК РФ.
• Обеспечьте обучение сотрудников, ответственных за выдачу/приём, правилам конфиденциальности и защите персональных данных.

Договор о хранении трудовых книжек – эффективный инструмент, позволяющий работодателю передать специализированной организации функции по обеспечению сохранности, учёта и выдачи важнейших кадровых документов, при этом сохранив полный контроль над процессом через чётко прописанные условия, акты приёма‑передачи и систему учёта. Соблюдение требований Трудового кодекса, Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также норм ГК РФ и законодательства о персональных данных гарантирует законность таких отношений и minimизирует риски утери или повреждения документов.

Правильно составленный договор, чёткая организация учёта и регулярный контроль позволяют не только выполнить законодательные обязательства, но и повысить эффективность работы кадровой службы, снизив трудозатраты на поиск и восстановление трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и официальных разъяснений, действующих на 22 мая 2026 года.