Важное примечание: Правила ведения трудовых книжек могут различаться в зависимости от страны. Данная статья в первую очередь отражает действующее законодательство Российской Федерации (с учетом последних изменений). Для других государств (например, Республики Узбекистан, Кыргызстан) правила могут существенно отличаться, как указано в предоставленной информации.
Общие положения и нормативная база
На сегодняшний день (май 2026 года) основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек в России, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Она утверждена приказом Министерства труда и социальной защиты РФ и периодически обновляется (последние значимые изменения вступили в силу в 2025-2026 гг.).
Ключевой момент: Старые правила, утвержденные постановлением Правительства от № 225, более не действуют. Необходимо руководствоваться действующей редакцией Инструкции.
Что регулирует Инструкция?
- Порядок заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Порядок выдачи трудовых книжек работникам.
- Порядок хранения и учета движения книжек и вкладышей.
- Правила оформления дубликатов трудовых книжек.
Основные правила заполнения трудовой книжки
Язык и оформление записей
Трудовая книжка и все вкладыши в нее заполняются на государственном языке РФ (русском). В национальных республиках РФ может предусматриваться двуязычие (например, в Республике Узбекистан — узбекский и русский, в Республике Каракалпакстан — каракалпакский или узбекский).
Записи производятся аккуратно, разборчиво:
- Используется ручка (шариковая или гелевая) черного или синего цвета. Красная паста не применяется.
- Не допускаются подчистки, помарки, незаверенные исправления;
- Каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом работодателя (обычно руководителем подразделения или кадровиком) и скреплена печатью организации.
Формат дат
Все даты (дата приема на работу, дата увольнения и т.д.) проставляются арабскими цифрами в строгом формате:
- Число, двузначное (например, 05, 23).
- Месяц, двузначное (например, 01, 12).
- Год — четырехзначный (например, 2026).
Пример правильной записи: или 24 12 2025 (в зависимости от формы бланка).
Содержание записей
Каждая запись о трудовой деятельности должна содержать:
- Дату заключения или расторжения трудового договора.
- Наименование работодателя (организации, ИП) с указанием организационно-правовой формы.
- ФИО руководителя организации, подписавшего запись.
- Основание для приема/увольнения (номер и дата приказа, иное документ).
- Подпись лица, внесшего запись, и печать организации.
Записи о переводах внутри одной организации также должны быть сделаны с соблюдением этих правил.
Порядок выдачи трудовых книжек
Трудовая книжка выдается работнику:
- При приеме на работу — впервые (новый бланк) или по месту работы, если у работника уже есть книга.
- При увольнении, в день увольнения (вместе с трудовой книжкой с внесенными записями).
Важно: Работодатель обязан обеспечить правильное и своевременное оформление записей. Если в книжке обнаружены записи по последнему месту работы, не соответствующие Инструкции, владелец книги должен обратиться к этому работодателю для их исправления.
Дубликат трудовой книжки
В случае утраты трудовой книжки работодатель по месту последней работы обязан выдать дубликат.
Порядок действий:
- Работник подает заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки, выписки из журнала учета) заполняет дубликат в соответствии с главами 2 и 6 Инструкции (то есть по всем правилам, описанным выше).
- В дубликате делается запись: «Выдан в связи с утратой трудовой книжки № … от …».
- Дубликат подписываеться и скрепляется печатью.
Нюанс: Если у работника была только вкладная книжка (без обложки), дубликат выдается в виде обложки с вкладышами.
Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Работодатель обязан вести журнал (книгу) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Ключевой момент: Трудовым законодательством не установлена единая форма этой книги учета. Организация может разработать собственную форму, которая должна содержать как минимум:
- Номер и серию трудовой книжки (вкладыша).
- ФИО работника.
- Дату выдачи/получения.
- Кем выдан/получен (должность, ФИО).
- Основание (приказ, заявление).
- Подпись ответственного лица.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Заполнение карандашом или цветными ручками.
Решение: Использовать только черную или синюю шариковую/гелевую ручку. - Ошибка: Неразборчивый почерк, исправления, помарки.
Решение: Писать аккуратно. При ошибке — зачеркнуть одним росчерком, сделать верную запись рядом и обоюдно заверить подписью и печатью. - Ошибка: Неправильный формат даты (например, «» вместо «24 12 2025» на бланке, где указан другой формат).
Решение: Следовать макету бланка. В сомнительных случаях — использовать формат «ДД ММ ГГГГ» цифрами. - Ошибка: Отсутствие печати или подписи уполномоченного лица.
Решение: Каждая запись должна быть скреплена печатью организации и подписан ответственным лицом (обычно начальником отдела кадров или руководителем). - Ошибка: Выдача трудовой книжки без записи об увольнении или с некорректной записью.
Решение: Запись об увольнении вносится в день увольнения на основании приказа (распоряжения). Текст записи должен точно соответствовать основанию увольнения (например, «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
Правильное ведение трудовых книжек — это не формальность, а важнейший документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Работодатель обязан строго следовать действующей Инструкции, используя корректные бланки, заполняя их аккуратно и в установленные сроки. Работник в свою очередь должен внимательно проверять записи при приеме на работу и при увольнении, а в случае выявления ошибок — незамедлительно требовать их исправления у предыдущего работодателя.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли заполнять трудовую книжку после увольнения?
Ответ: Нет. Запись об увольнении вносится в день увольнения. Последующие записи (например, о выдаче дубликата) вносятся в отдельном разделе.
Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи?
Ответ: Выдается вкладыш (дополнительный лист), который приклеивается в книжку. В него вносится запись, а на первом листе делается отметка: «См. вкладыш № … от …». Вкладыш также подписывается и скрепляется печатью.
Вопрос: Кто может подписывать записи в трудовой книжке?
Ответ: Подпись должен ставить руководитель организации или уполномоченное им лицо (например, начальник отдела кадров), на которое оформлена доверенность. Простая подпись кадрового специалиста без печати организации не считается корректной.