Дата актуальности:

В современных условиях многие организации предпочитают передавать ведение кадрового документооборота специализированным компаниям или индивидуальным предпринимателям. Для такого взаимодействия заключается договор на ведение трудовых договоров и трудовых книжек – гражданско‑правовой контракт‚ регулирующий порядок предоставления услуг по оформлению‚ хранению и ведению трудовых договоров сотрудников oraz их трудовых книжек.

Предмет договора

Стороны договора определяют‚ что исполнитель обязуется:

• подготавливать и оформлять трудовые договоры в соответствии с действующим законодательством (ТК РФ‚ Федеральный закон № 79‑ФЗ и др.);
• вести учет трудовых книжек сотрудников (заполнение‚ внесение записей о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ поощрениях и взысканиях);
• обеспечивать хранение оригиналов и копий документов в условиях‚ исключающих их утрату‚ повреждение или несанкционированный доступ;
• предоставлять заказчику отчеты о состоянии кадрового документооборота по согласованному графику;
• консультировать заказчика по вопросам трудового права‚ связанным с оформлением и ведением указанных документов.

Заказчик‚ в свою очередь‚ обязуется:

• предоставлять исполнителю необходимые исходные данные (паспортные данные‚ ИНН‚ СНИЛС‚ сведения о должности‚ окладе и т.д.);
• обеспечивать доступ к внутренним нормативным актам‚ регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников;
• оплачивать оказанные услуги в соответствии с условиями договора;
• своевременно уведомлять исполнителя о изменениях в штатном расписании‚ которые требуют внесения записей в трудовые книжки.

Основные положения договора

Форма и структура документа

Договор составляется в письменной форме‚ в двух экземплярах (по одному для каждой стороны). Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу. В документе обязательно присутствуют следующие разделы:

1. Преамбула (указание сторон‚ их реквизитов‚ даты и места заключения);
2. Предмет договора;
3. Права и обязанности сторон;
4. Срок действия и порядок расторжения;
5. Ответственность сторон;
6. Порядок расчетов;
7. Конфиденциальность;
8. Форс‑мажор;
9. Заключительные положения.

Права и обязанности сторон

Исполнитель имеет право:

• запрашивать у заказчика дополнительные сведения‚ необходимые для корректного оформления документов;
• отказываться от выполнения отдельных поручений‚ если они противоречат законодательству или создают угрозу конфиденциальности данных;
• привлекать субподрядчиков (с согласия заказчика) для выполнения части работ.

Заказчик имеет право:

• контролировать качество и сроки оказанных услуг;
• требовать исправления выявленных недочетов за счет исполнителя;
• проверять соответствие оформленных трудовых договоров и записей в трудовых книжках действующим нормативным актам.

Требования к оформлению трудовой книжки

При ведении трудовых книжек исполнитель обязан соблюдать следующие требования:

• заполнять книжку только черными или синими чернилами‚ без использования карандаша;
• вносить записи четко‚ без исправлений; при необходимости исправления – зачеркивать ошибочную запись одной горизонтальной линией‚ ставить над ней правильную запись и подпись ответственного лица;
• указывать дату приема на работу‚ должность‚ структурное подразделение‚ основание приказа (номер и дата);
• при переводе на другую должность – делать запись о переводе с указанием нового места работы‚ даты и основания;
• при увольнении – вносить запись об увольнении с указанием основания (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по инициативе работодателя и т.д.) и даты;
• обеспечивать сохранность книжки: хранить в сухом‚ защищенном от света месте‚ исключая доступ посторонних лиц.

Порядок ведения трудовых договоров

Исполнитель осуществляет следующие этапы работы с трудовыми договорами:

1. Получение от заказчика исходных данных о сотруднике (паспорт‚ ИНН‚ СНИЛС‚ сведения о должности и окладе).
2. Подготовка проекта трудового договора с учетом специфики должности‚ условий труда‚ режима работы и дополнительных соглашений (например‚ о конфиденциальности‚ о конкурентном запрете).
3. Согласование проекта с заказчиком и‚ при необходимости‚ внесение правок.
4. Подписание трудового договора обеими сторонами в двух экземплярах (один – у работника‚ второй – у работодателя).
5. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника (в течение пяти рабочих дней с даты начала работы).
6. Хранение оригинала трудового договора в деле сотрудника согласно внутренним нормативам заказчика (обычно – не менее 50 лет после расторжения договора).
7. Ведение учета сроков действия договоров‚ уведомление заказчика о необходимости продления или перезаключения.

Ответственность сторон

Ответственность за нарушение условий договора распределяется следующим образом:

• Исполнитель несет ответственность за:
• несвоевременное или неправильное оформление трудовых договоров;
• ошибки при внесении записей в трудовую книжку‚ приведшие к их недействительности;
• нарушение конфиденциальности данных сотрудников;
• несоблюдение сроков хранения документов.
• Заказчик несет ответственность за:
• непредоставление или предоставление недостоверных исходных данных;
• несвоевременное оплату оказанных услуг;
• нарушение внутренних нормативных актов‚ которое привело к необходимости внесения исправлений в уже оформленные документы.

Финансовая ответственность обычно выражается в виде штрафов‚ пеней или удержаний из суммы оплаты‚ размер которых указывается в отдельном разделе договора.

Срок действия и расторжение договора

Срок действия договора определяется сторонами и может быть:

• определенным (например‚ 12 месяцев с возможностью продления);
• неопределенным (действует до письменного уведомления одной из сторон о расторжении).

Расторжение договора возможно:

• по соглашению сторон;
• по инициативе одной из сторон при соблюдении предусмотренного договорами срока уведомления (обычно 30 календарных дней);
• в случае существенного нарушения условий договора (невыполнение obligations‚ разглашение конфиденциальной информации и т.д.).

При расторжении стороны обязаны выполнить взаимные расчеты за фактически оказанные услуги и вернуть друг другу все полученные материалы и документы.

Договор на ведение трудовых договоров и трудовых книжек является эффективным инструментом для оптимизации кадрового документооборота‚ снижения рисков нарушения трудового законодательства и освобождения внутренних ресурсов организации от рутинной работы с бумагами. При правильном составлении и исполнении такого договора обе стороны получают четкие правила взаимодействия‚ гарантии качества оказанных услуг и защиту своих интересов.