Документ учёта бланков трудовых книжек – это обязательный регистр‚ который обязаны вести все работодатели в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России от 19 мая 2021 № 320н. Он фиксирует поступление‚ выдачу‚ возврат и списание бланков трудовых книжек‚ а также их остаток на складе организации.
Содержание статьи
- Нормативно‑правовая база
- Цели и задачи учёта
- Ответственность за ведение документа
- Формы и образцы
- Порядок ведения учёта
- Хранение и срок хранения
- Электронный учёт vs бумажный
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 183‑185) – определяет обязанность работодателя вести трудовые книжки и учитывать их движение.
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 № 320н – вводит новую форму трудовой книжки (с 1 января 2023) и устанавливает порядок ведения:
- Книги учёта движения трудовых книжек;
- Книги учёта бланков трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от 5 апреля 2022 № 236н – уточняет требования к оформлению и хранению бумажных регистров.
- Федеральный закон «Об электронных документах» (№ 126‑ФЗ) – позволяет вести учёт в электронном виде при условии соблюдения требований к достоверности и сохранности данных.
Кратко о новых формах трудовых книжек
С 1 января 2023 года в России используется трудовая книжка изменённого формата (4‑страничный бланк). При этом каждый работодатель обязан иметь на складе достаточное количество бланков нового образца и вести их учёт.
Цели и задачи учёта бланков
Ведение документа учёта бланков трудовых книжек необходимо для:
- Контроля наличия достаточного количества бланков для выдачи новым сотрудникам;
- Предотвращения утраты‚ кражи или несанкционированного использования бланков;
- Обеспечения прозрачности при проверках органов труда (Роструд‚ Инспекция Труда);
- Своевременного пополнения запасов и планирования закупок;
- Соблюдения требований к хранению документов (сроки‚ условия).
Ответственность за ведение документа
Согласно ст. 183 ТК РФ и Приказу Минтруда № 320н‚ работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) обязан:
- Назначить ответственного за ведение книги учёта (обычно – главный бухгалтер или специалист по кадрам);
- Обеспечить своевременное и достоверное заполнение всех полей регистра;
- Хранить документ в порядке‚ позволяющем его прочтение и проверку в течение всего срока хранения (не менее 5 лет после закрытия книги);
За нарушение требований предусмотрена административная ответственность: штрафы от 5 000 руб. до 30 000 руб. за каждый случай нарушения (ст. 5.27 КоАП РФ).
Формы и образцы
Книга учёта движения трудовых книжек
| № п/п | Дата операции | Тип операции | ФИО работника | Серия и № бланка | Подпись ответственного | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Выдача | Иванов И;И. | А‑001‑2023 | П. Петров | Первый сотрудник |
Книга учёта бланков трудовых книжек
| № п/п | Дата поступления | Поставщик (организация) | Серия и диапазон номеров | Кол‑во полученных | Кол‑во выданных | Остаток | Подпись получившего |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Гос. агентство печати | А‑001‑А‑200 | 200 | 5 | 195 | С. Смирнова |
Образцы форм можно скачать с официального сайта Минтруда России в разделе «Документы и формы».
Порядок ведения учёта
Шаг 1. Приём бланков
- Получить от поставщика (Гос. агентство печати) акт приёма‑передачи.
- Записать в книгу учёта бланков: дату‚ поставщика‚ серию‚ количество.
- Сформировать внутренний акт о приёме‚ подписать ответственным лицом.
Шаг 2. Выдача бланка новому сотруднику
- Подготовить трудовой договор и заполнить бланк (ФИО‚ дата рождения‚ должность).
- Внести запись в книгу учёта движения: дата‚ тип операции «Выдача»‚ ФИО‚ серию‑номер.
- Сотрудник подписывает бланк в графе «Работник»‚ а работодатель – в графе «Работодатель». Сохранить копию подписи в личном деле.
Шаг 3. Возврат (при увольнении‚ переводе‚ ошибке)
- Собрать бланк из личного дела сотрудника.
- Отметить в книге движения операцию «Возврат»‚ указать причину.
- Если бланк повреждён‚ оформить акт списания и передать в бухгалтерию.
Шаг 4. Списание бланков
Списание допускается только в случае физического уничтожения бланка (пожар‚ утрата‚ порча). Требуется акт списания‚ подписанный руководителем и бухгалтером‚ а также подтверждающий документ (акт о порче‚ протокол).
Шаг 5. Инвентаризация
Проводится не реже одного раза в год. Сравнивается фактическое количество бланков на складе с данными книги учёта. При расхождениях составляется акт и вносятся корректировки.
Хранение и срок хранения
- Книги учёта должны храниться в закрытом‚ охраняемом помещении (кабинет кадров‚ бухгалтерия).
- Срок хранения – не менее 5 лет после закрытия книги (по окончании учётного периода).
- Бланки‚ находящиеся в резерве‚ хранятся в сухом‚ защищённом от прямого солнечного света месте‚ в оригинальном упаковочном виде.
- При переходе на электронный документооборот необходимо обеспечить:
- Электронную подпись ответственного лица;
- Резервное копирование данных (не менее 2 копий‚ хранение в разных местах);
- Доступ только уполномоченным сотрудникам;
Электронный учёт vs бумажный
С 2023 года многие организации переходят на электронный учёт бланков‚ однако закон требует‚ чтобы электронные регистры имели равную юридическую силу бумажным. Основные плюсы и минусы:
| Аспект | Бумажный учёт | Электронный учёт |
|---|---|---|
| Трудозатраты | Высокие (ручной ввод‚ подписи) | Низкие (автоматизация‚ шаблоны) |
| Контроль доступа | Ограничен физически | Настраиваемый уровень доступа |
| Риск потери | Утрата при пожаре‚ кража | Риск кибератак‚ но можно резервировать |
| Соответствие требованиям | Полностью соответствует ТК РФ | Требует сертификации системы (ФСТЭК) |
Если организация выбирает электронный вариант‚ рекомендуется использовать проверенные решения: 1С:Зарплата и кадры‚ SAP HR‚ или специализированные облачные сервисы‚ сертифицированные ФСТЭК.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие резервного запаса бланков.
Решение: вести план пополнения‚ основываясь на среднем месячном наборе сотрудников (+10 %). - Неполные записи в книге движения.
Решение: использовать шаблоны и обязательные поля‚ проводить ежедневный контроль. - Смешивание новых и старых форм бланков.
Решение: маркировать каждый бланк штрих‑кодом‚ указывать в реестре форму (А‑2023‚ Б‑2021). - Отсутствие подписи ответственного лица.
Решение: внедрить электронную подпись в системе‚ требовать её при каждой записи. - Нарушение сроков хранения.
Решение: настроить автоматическое напоминание в системе документооборота за 6 месяцев до истечения срока.
Часто задаваемые вопросы
Сколько бланков должен иметь на складе средний работодатель?
Рекомендация Минтруда – не менее 10 % от среднего количества сотрудников за год. Для компании из 200 человек это минимум 20‑30 бланков.
Можно ли использовать бланки старого образца до 2023 года?
Нет. С 1 января 2023 года обязательным является использование только новых бланков (формат А‑2023). Старые бланки подлежат утилизации.
Как оформить возврат бланка от уволенного сотрудника?
Составляется акт возврата‚ в котором указываются ФИО сотрудника‚ дата увольнения‚ номер бланка‚ причина возврата. Акт подписывается сотрудником (если он присутствует) и представителем работодателя.
Нужно ли вести отдельный журнал для электронных трудовых книжек?
Да. При использовании электронных трудовых книжек (ЭТК) необходимо вести журнал учёта выдачи и закрытия электронных записей‚ который хранится в той же системе‚ где находятся электронные файлы.
Как оформить списание бланка‚ испорченного в результате пожара?
Составляется акт о порче‚ в котором фиксируются обстоятельства‚ дата‚ номер бланка‚ степень повреждения. Акт подписывается руководителем‚ бухгалтером и представителем службы безопасности. После этого бланк вносится в книгу учёта как «Списан».
Ведение документа учёта бланков трудовых книжек – не просто формальная обязанность‚ а важный элемент кадровой политики любой организации. Правильный учёт позволяет:
- Избежать штрафов и проверок со стороны Роструда;
- Обеспечить своевременную выдачу трудовых книжек новым сотрудникам;
- Контролировать расходы на приобретение бланков;
- Сохранить историческую информацию о трудовом стаже работников.
Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ и опираясь на актуальные нормативные акты‚ вы сможете построить надёжную систему учёта‚ которая будет работать как в бумажном‚ так и в электронном формате.
Помните: своевременное обновление регистров и регулярные проверки – залог безупречного кадрового документооборота.
Статья подготовлена в 09:13:10.