В статье рассматриваются все этапы внесения записи в трудовую книжку, когда в компании появляется новый учредитель, а прежний учредитель‑генеральный директор ранее не имел никаких записей. Мы расскажем, как правильно оформить новую трудвую книжку, какие документы нужны и где её можно проверить.
Общие принципы ведения трудовых книжек
Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н (Правила ведения и хранения трудовых книжек) в книжку вносятся сведения о:
- Работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные);
- Образовании и профессиональной подготовке;
- Приёме на работу, переводе, увольнении;
- Основах прекращения трудового договора;
- Награждениях и благодарностях.
Все даты вносятся арабскими цифрами: dd.mm.yyyy. Пример записи о приёме: .
Переход на электронную форму трудовых книжек
С основные требования к заполнению трудовых книжек закреплены в Правилах, утверждённых Приказом Минфина от № 320н. Начиная с 2020 года вместо классической бумажной формы появилась электронная трудовая книжка (ЭТК).
Ключевые особенности:
- Записи о стаже и трудовых отношениях теперь хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).
- Работодатель передаёт сведения в СФР в течение пяти дней после принятия решения о переходе на ЭТК.
- Бумажная книжка может быть выдана работнику, но её хранение больше не лежит на работодателе.
Для перехода на ЭТК сотрудник подаёт заявление через работодателя или в МФЦ (паспорт и СНИЛС). После этого работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и возвращает её работнику.
Как оформить запись о приёме учредителя‑директора
Если в компании появился новый учредитель, а прежний учредитель‑генеральный директор до этого не имел записи в книжке, то необходимо оформить запись о его приёме в новой (электронной) книжке.
Шаги оформления
- Сбор документов: паспорт, СНИЛС, устав компании, решение учредителей о приёме нового руководителя.
- Подача заявления в отдел кадров или в МФЦ. В заявлении указывается цель – переход на электронную форму.
- Передача информации в СФР работодателем в течение пяти дней.
- Внесение записи в электронную трудовую книжку:
ФИО, дата рождения, дата приёма на должность (пример: ), должность – «Учредитель и генеральный директор». - Получение подтверждения от СФР и/или работодателя о внесении записи.
После выполнения всех пунктов в системе появляется запись, которую можно проверить через Госуслуги, сайт СФР или у самого работодателя.
Пример заполнения записи в новой книжке
Трудовая книжка (электронная) ьный лист: ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: СНИЛС: 123-456-789 01 Образование: МГИМО, факультет международных отношений Записи: – Приём на должность Учредитель и генеральный директор
Обратите внимание, что в электронной книжке запись о приёме может быть единственной, если до этого у директора не было никаких записей.
Где посмотреть свою электронную трудвую книжку
Существует несколько способов проверки внесённой записи:
- Госуслуги – личный кабинет → раздел «Трудовая книжка».
- Сайт СФР – раздел «Электронные документы».
- У работодателя – запрос в кадровый отдел.
- МФЦ / СФР – личный визит или онлайн‑запрос.
Каждый из этих способов занимает от нескольких минут до нескольких дней в зависимости от загруженности системы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести несколько записей в одной книжке? Да. Каждая новая должность или перевод оформляется отдельной записью.
- Что делать, если в книжке уже есть ошибка? Ошибку можно исправить, подав официальное заявление в СФР с подтверждающими документами.
- Нужен ли бумажный экземпляр? При переходе на ЭТК бумажный экземпляр может быть выдан по запросу, но его хранение не обязательно.
- Как оформить запись при увольнении учредителя? В книжку вносят запись об увольнении с указанием даты и основания (по соглашению сторон, по собственному желанию и т.д.).
Оформление записи в трудовой книжке при появлении нового учредителя – это процесс, требующий чёткого соблюдения установленных форм и сроков. Главное – своевременно подать заявление, передать данные в СФР и убедиться, что запись отражена в электронной книжке. Проверять её можно через государственные сервисы, сайт СФР или у работодателя.
Соблюдая описанные выше правила, вы сможете без проблем оформить соответствующую запись в трудовой книжке и избежать возможных юридических осложнений.