Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В России с 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), поэтому сейчас работодатели и сотрудники должны ориентироваться на два формата: традиционную бумажную книжку и её электронный аналог. Ниже перечислены документы, необходимые для оформления, ведения и хранения каждой из этих форм.

Общие требования к документам

Независимо от выбранного формата, при оформлении трудовой книжки необходимо предоставить следующие базовые документы:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность – например, загранпаспорт при отсутствии внутреннего паспорта).
• СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта, обязательный для всех трудоустроенных граждан.
• ИНН (при наличии) – используется для налогового учёта, но не является обязательным для заполнения трудовой книжки.
• Документ, подтверждающий образование или квалификацию (диплом, аттестат, сертификат о повышении квалификации) – требуется, если запись о трудовой деятельности связана с конкретной профессией или специальностью.
• Трудовой договор или соглашение о приёме на работу – основание для внесения первой записи о приёме на работу.

Документы для бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка оформляется в соответствии с Федеральным законом № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» и Постановлением Правительства РФ от  № 841. Для её заполнения необходимы:

1. Сама трудовая книжка (бланк) – выдаётся работодателем при приёме на работу или можно приобрести в канцелярских магазинах, имеющих лицензию на печать бланков строгой отчётности.
2. Запись о приёме на работу – оформляется работодателем в течение пяти рабочих дней с момента заключения трудового договора. В записи указываются:
   • дата приёма;
   • наименование организации;
   • должность, профессия или специальность;
   • структурное подразделение (при наличии).
3. Записи о переводах, повышениях, понижениях и увольнениях – каждое изменение трудового отношения должно быть отражено в отдельной строке с указанием даты, основания (приказ, соглашение) и новой должности.
4. Сведения о наградах и поощрениях (при наличии) – могут быть внесены по инициативе работодателя.
5. Подписи и печати – каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации.

Документы для электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работодателей, за исключением случаев, когда сотрудник expressly отказался от ЭТК и продолжает использовать бумажный вариант. Для оформления и ведения ЭТК необходимы:

1. Личный кабинет на портале «Госуслуги» – сотрудник должен иметь подтверждённую учётную запись, через которую осуществляется доступ к своей электронной трудовой книжке.
2. Согласие на обработку персональных данных – предоставляется работодателем при приёме на работу; без него внесение записей в ЭТК невозможно.
3. Электронная подпись (УКЭП) уполномоченного лица – используется для заверения каждой записи в ЭТК (приказ о приёме, переводе, увольнении и т.д.).
4. Приказы и другие внутренние документы организации – в электронном виде (сканы или оригиналы в формате PDF/XML) служат основанием для внесения записей в ЭТК. Они должны содержать:
   • номер и дату документа;
   • ФИО сотрудника;
   • содержание изменения трудового отношения (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.);
   • подпись руководителя и печать организации (если требуется внутренним регламентом).
5. Выписка из электронной трудовой книжки – может быть запрошена сотрудником в любое время через личный кабинет на «Госуслугах» либо через работодателя (в виде PDF‑файла с электронной подписью).

Особенности перехода с бумажного на электронный формат

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, необходимо выполнить следующие шаги:

• Получить согласие на обработку персональных данных и оформить заявление о переходе на ЭТК (обычно через отдел кадров).
• Передать бумажную трудовую книжку в отдел кадров для сканирования и внесения всех существующих записей в электронный формат.
• После проверки корректности данных получить выписку из ЭТК и убедиться, что все записи совпадают с бумажным вариантом.
• Сдать бумажную трудовую книжку на хранение работодателю (или вернуть сотруднику, если он решил оставить её себе в качестве резервного варианта).

Что делать при утере или повреждении документа?

Бумажная трудовая книжка: при утере сотрудник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Дубликат оформляется на основании справок о трудовой деятельности (выписок из приказов, трудовых договоров, справок 2‑НДФЛ и т.д.).

Электронная трудовая книжка: доступ к ЭТК восстанавливается через личный кабинет на «Госуслугах» при помощи восстановления доступа к учётной записи (по номеру телефона, e‑mail или через подтверждение личности в МФЦ). Сама запись в ЭТК не может быть утеряна, так как хранится в защищённой государственной информационной системе.

Для правильного оформления и ведения трудовой книжки необходимо иметь набор базовых документов (паспорт, СНИЛС, трудовой договор и т.д.). В зависимости от выбранного формата – бумажного или электронного – дополнительно требуются:

• Для бумажной ТК – бланк трудовой книжки, приказы о кадровых перемещениях, подписи и печати.
• Для электронной ТК – подтверждённая учётная запись на «Госуслугах», согласие на обработку данных, электронная подпись уполномоченного лица и внутренние приказы в электронном виде.

С учётом завершения переходного периода на электронные трудовые книжки с 1 января 2026 года рекомендуется всем работодателям и сотрудникам перейти на ЭТК, так как это упрощает хранение, снижает риск потери данных и обеспечивает оперативный доступ к информации о трудовой стаже.