С 1 января 2020 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году правила их оформления и ведения стали стандартом для подавляющего большинства работодателей и сотрудников. Эта статья подробно разбирает, как правильно оформить прием на работу с 1 января 2026 года в контексте современных требований к трудовым книжкам.

Ключевой принцип: Электронная книжка — норма, бумажная — исключение

Главное правило, которое должен знать каждый работодатель и HR-специалист:

• С 1 января 2021 года все новые работники, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку. Оформление бумажного бланка для них не предусмотрено.
• Бумажная трудовая книжка сохраняется только у тех сотрудников, которые были приняты на работу до 1 января 2021 года и письменно отказались от перехода на электронный формат.

Важное уточнение на 2026 год

Начиная с 1 января 2026 года, если гражданин впервые начинает трудовую деятельность (не имеет ни одного previous трудового договора), работодатель не имеет права оформить ему бумажную трудовую книжку. Это прямое требование законодательства.

Сценарии приема на работу и действия с трудовой книжкой

Кандидат впервые устраивается на работу (после )

Это самый частый случай. Алгоритм действий:

1. Отсутствие бумажной книжки. У нового сотрудника нет и не может быть бумажной трудовой книжки.
2. Формирование ЭТК. Работодатель обязан создать электронную трудовую книжку для сотрудника в своей информационной системе и передать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР).
3. Информирование сотрудника. Необходимо разъяснить сотруднику, что его трудовая книжка теперь электронная, и рассказать, как с ней работать (через Госуслуги или портал СФР).
4. Документы от сотрудника. На первый день работы необходимо получить: паспорт, СНИЛС, документы об образовании (если требуется), а также подтвержденную учетную запись на Госуслугах — это критически важно для дальнейшего доступа к ЭТК.

Кандидат имеет бумажную трудовую книжку (принят на работу до )

Здесь возможны два пути:

• Сотрудник хочет продолжить вести бумажную книжку. Он должен подать письменное заявление-уведомление о своем желании. Работодатель продолжает делать записи в этой бумажной книжке и параллельно передает сведения в СФР для ведения электронной. Запись о переходе на бумажный носитель в ЭТК не вносится.
• Сотрудник согласен на электронную книжку. Он сдает свою бумажную книжку работодателю. Работодатель делает в ней окончательную запись об увольнении с предыдущего места работы (если она там еще не стоит), а затем передает все сведения (включая историю из бумажной книжки) в СФР для формирования полной ЭТК. После этого бумажная книжка возвращается сотруднику как архивный документ, а ведение продолжается только в электронном виде.

У кандидата нет трудовой книжки (утрата, повреждение, никогда не было)

Если у лица, поступающего на работу, нет трудовой книжки по любой причине (в т.ч. если он впервые устраивается, но по ошибке думает, что должен иметь бумажный вариант), работодатель обязан:

1. По письменному заявлению сотрудника (с указанием причины отсутствия) оформить новую электронную трудовую книжку.
2. В графах ЭТК (электронной) сделать первую запись о приеме на работу, указав:
   • Графа 1: Порядковый номер записи (№1).
   • Графа 2: Дата приема на работу (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Графа 3: Полное и сокращенное наименование организации-работодателя.
   • Графа 4: Реквизиты приказа о приеме на работу (номер, дата).
3. Передать сведения в СФР.

Важно: Оформление нового бумажного бланка в такой ситуации не предусмотрено законом для сотрудников, впервые устраивающихся после .

Практические шаги для работодателя 1 января 2026 года

Чтобы процесс приема был безупречным, следуйте этому чек-листу:

1. Подготовьте ИС. Убедитесь, что ваша бухгалтерская или HR-система (например, 1С:Бухгалтерия) настроена на формирование и передачу сведений об ЭТК в СФР по форме ЕФС-1.
2. Назначьте ответственного. Руководитель организации должен издать приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение электронных трудовых книжек и подачу отчетности в СФР.
3. Запросите у кандидата СНИЛС и доступ к Госуслугам. Это необходимо для корректного открытия ему электронной книжки и последующего подключения.
4. В день приема на работу:
   • Издайте приказ о приеме на работу.
   • Внесите первую запись в электронную трудовую книжку нового сотрудника, используя данные приказа.
   • Не позднее рабочего дня, следующего за днем приема, передайте сведения о приеме (формы ЕФС-1) в СФР.
5. Проинструктируйте сотрудника. Объясните, как он может в любой момент посмотреть свою электронную трудовую книжку через личный кабинет на Госуслугах или на портале СФР.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Оформление бумажной трудовой книжки для новичка после .
  Решение: Запомните: для первичного трудоустройства бумажный бланк не используется.
• Ошибка: Невнесение данных в СФР вовремя.
  Решение: Установите внутренний контроль: передача сведений в СФР должна происходить в течение одного рабочего дня после издания приказа о приеме/увольнении.
• Ошибка: Отсутствие у сотрудника подтвержденной учетной записи на Госуслугах.
  Решение: Сделайте это обязательным требованием при приеме на работу. Помогите сотруднику ее подтвердить, если это необходимо.
• Ошибка: Неправильное заполнение полей ЭТК (номер, дата, реквизиты приказа).
  Решение: Используйте утвержденные образцы и шаблоны внутри вашей ИС. Все данные должны быть точными и соответствовать приказу.

Где искать информацию и образцы?

Для получения актуальных образцов заявлений, приказов и инструкций обращайтесь к официальным источникам:

• Сайт Социального фонда России (СФР) — раздел «Электронные трудовые книжки».
• Официальный портал Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
• Сервисы юридических справочников (например, ГАРАНТ, КонсультантПлюс), где содержатся комментарии к Трудовому кодексу РФ (ст. 65, 66, 312.1 и др.).

Прием на работу с 1 января 2026 года в подавляющем большинстве случаев означает оформление электронной трудовой книжки. Ключевые действия работодателя: создать запись в ЭТК, передать данные в СФР в течение одного рабочего дня и обеспечить сотрудника доступом к его электронной книжке через Госуслуги. Бумажная трудовая книжка — это уже история для новых сотрудников, сохранившаяся лишь как архив для тех, кто начал работать до 2021 года и не отказался от нее.

Краткая памятка:

1. Новичок после ? → Только ЭТК.
2. Бумажная книжка есть (работал до 2021)? → Уточните у сотрудника его выбор (бумага или электроника).
3. Нет книжки? → Оформите новую ЭТК по заявлению.
4. Сделали запись в ЭТК? → Передайте сведения в СФР на следующий рабочий день.
5. Убедитесь, что у сотрудника есть СНИЛС и подтвержденный аккаунт на Госуслугах.