Трудовая книжка (ТК), это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Правильное её оформление с самого начала важно как для работника, так и для работодателя. В статье подробно разберем, какие документы нужны для заведения трудовой книжки впервые, как получить электронную версию и в каких случаях она не требуется.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка, это документ установленной формы, в котором содержатся сведения о работе гражданина: приём, увольнение, переводы, поощрения и т.д. Она необходима для:
- Расчёта трудового стажа и назначения пенсии.
- Подтверждения опыта работы при трудоустройстве.
- Получения социальных льгот и пособий.
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая является полноценной заменой бумажному аналогу. Однако бумажная версия продолжает выдаваться тем, у кого она была оформлена ранее.
Ситуация №1: Первое трудоустройство (книжка оформляется впервые)
Если человек устраивается на работу впервые и у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан её оформить за свой счёт. В этом случае сам сотрудник не должен предоставлять трудовую книжку.
Какие документы потребует работодатель?
При заключении трудового договора впервые соискатель должен предъявить только два обязательных документа:
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
Дополнительно работодатель может запросить:
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
- Документы об образовании (диплом, аттестат) — если работа требует специальной подготовки.
Важно! Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ, трудовую книжку при первом трудоустройстве предъявлять не нужно. Работодатель самостоятельно заполняет новую книжку (бумажную или электронную) на основании предоставленных паспортных данных.
Ситуация №2: Замена бумажной книжки на электронную (ЭТК)
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (оформленная до 2021 года), при устройстве на новую работу он должен её предъявить. Однако с 2020 года у каждого работника автоматически создаётся электронная трудовая книжка в Пенсионном фонде (СФР).
Как получить и оформить ЭТК?
Электронная трудовая книжка ведётся в Пенсионном фонде России (СФР). Данные в неё вносятся автоматически на основе сведений от работодателей. Получить доступ к ней можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги» (самый удобный способ). Нужно авторизоваться, найти услугу «Электронная трудовая книжка» и получить выписку;
- В отделении ПФР (СФР) — лично с паспортом и СНИЛС.
- Через МФЦ («Мои документы»).
- У работодателя — по запросу можно получить выписку из ЭТК.
Что делать со старой бумажной книжкой?
Если у вас есть старая бумажная книжка, её не нужно сдавать. Работодатель при устройстве на работу может попросить её для внесения записей, но после этого обязан вернуть вам на руки. Сохраняйте её как подлинник. При желании вы можете самостоятельно обратиться в СФР, чтобы перенести данные из бумажной книжки в электронную (если в ней есть записи до 2020 года).
Когда трудовая книжка не требуется?
Существуют случаи, когда оформление трудовой книжки необязательно:
- Совместительство, если человек уже имеет основное место работы с оформленной книжкой (бумажной или электронной), при устройстве на вторую работу (по совместительству) новую книжку не заводится. Работодатель просто вносит запись об этом в уже существующую книжку (или в ЭТК).
- Вахтовый метод работы — при оформлении по договору ГПХ или иному гражданско-правовому соглашению трудовая книжка не ведётся, если это не связано с трудовыми отношениями.
- Краткосрочные договоры — если договор заключается на срок менее 1 месяца (за исключением случаев, когда это прямо предусмотрено ТК РФ).
Порядок действий для работника: пошаговая инструкция
- Определите свой статус: первое ли это трудоустройство или у вас уже есть трудовая книжка?
- Если впервые: подготовьте паспорт и СНИЛС. При устройстве на работу сообщите кадровику, что у вас нет трудовой книжки. Работодатель оформит её сам (бумажную или сразу ЭТК).
- Если есть бумажная книжка: возьмите её с собой при трудоустройстве. После приёма на работу убедитесь, что работодатель внес все необходимые записи, и заберите её обратно.
- Для доступа к ЭТК: зарегистрируйтесь на «Госуслугах» или обратитесь в ПФР/МФЦ, чтобы получить выписку. Следите за актуальностью данных.
- При совместительстве: сообщите новому работодателю о наличии основной работы. Новая книжка не заводится.
Чтобы правильно оформить трудовую книжку, нужно помнить:
- При первом трудоустройстве книжку оформляет работодатель. От соискателя требуются только паспорт и СНИЛС.
- Бумажная книжка продолжает действовать для тех, у кого она есть. Её нужно сохранять и предъявлять при смене работы.
- Электронная трудовая книжка — это современная замена, доступная через «Госуслуги», ПФР или МФЦ. Данные в неё вносятся автоматически.
- При совместительстве новая книжка не заводится.
- Все записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) должны быть точными и соответствовать Трудовому кодексу РФ.
Соблюдение этих правил защитит ваши трудовые права и обеспечит корректный учёт стажа.