Государственная инспекция труда (ГИТ) проводит проверки как плановые, так и внеплановые. Основанием для визита часто служат жалобы работников, однако инспектор вправе запросить любые документы, связанные с трудовыми отношениями, чтобы оценить соблюдение трудового законодательства. Ниже представлен подробный перечень того, что обычно требуется предъявить инспекции, а также рекомендации по подготовке к проверке.

Основные категории документов

• Кадровые документы:
  • Трудовые договоры (включая доп. соглашения);
  • Трудовые книжки и их копии;
  • Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении;
  • Личные карточки работников (форма Т-2 или её электронный аналог);
  • Сведения о работниках, относящихся к особым категориям: несовершеннолетние, женщины (в т.ч. беременные), работники предпенсионного возраста.
• Локальные нормативные акты (ЛНА):
  • Положения об оплате труда, премировании, надбавках;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Политика в области охраны труда и промышленной безопасности;
  • План мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
  • Другие внутренние регламенты, утверждённые приказом руководителя.
• Документы по учёту рабочего времени и оплате труда:
  • Табели учёта рабочего времени (форма Т-13 или электронные аналоги);
  • Расчётные листки ( ведомости выплаты заработной платы);
  • Документы о начислении и выплате заработной платы, пособий, компенсаций;
  • Графики сменности, отпусков, сверхурочной работы.
• Отчётность и журналы по охране труда:
  • Журналы учёта несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
  • Акты специальной оценки условий труда (СОУТ);
  • Программы и планы проведения инструктажей (вводный, первичный, повторный, целевой);
  • Журналы выдачи и проверки средств индивидуальной защиты (СИЗ);
  • Отчёты о проведении медицинских осмотров.
• Документы о хранении и предоставлении информации:
  • Перечень хранящихся кадровых и бухгалтерских документов;
  • Политика конфиденциальности и порядок предоставления сведений по запросам инспекции;
  • Журналы регистрации incoming/outgoing корреспонденции с ГИТ.

Особенности проведения проверки в 2024‑2026 гг.

Согласно информации из открытых источников, инспекция всё чаще применяет дистанционный формат взаимодействия:

1. Запрос документов удалённо – инспектор направляет официальное требование (по e‑mail, обычной почте, курьером или через личный кабинет на портале ГИТ). Работодатель обязан предоставить запрашиваемые материалы в установленный срок (как правило, 10 календарных дней).
2. Выездная проверка – проводится, когда документарный анализ недостаточен для выявления нарушений или возникли вопросы к представленным бумагам. В этом случае инспектор посещает предприятие, осматривает рабочие места, проверяет фактическое соблюдение норм охраны труда.
3. Использование электронной подписи – документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) или простой электронной подписью (ПЭП). Нотариальное заверение не требуется.

Как подготовится к проверке

• Систематизировать хранение документов – вести электронный архив с чёткой индексацией (по годам, типам документа, категориям сотрудников). Это ускорит поиск нужных бумаг при удалённом запросе.
• Проверить актуальность ЛНА – убедиться, что все локальные акты соответствуют действующему законодательству и имеют подписи руководителя и уполномоченных лиц.
• Обеспечить наличие подписей – каждый документ, представляемый инспекции, должен быть подписан физически или электронно. Отсутствие подписи может быть расценено как недостоверность сведений.
• Подготовить пояснительные записки – если в документах есть расхождения или специфические нюансы (например, совмещение должностей, нестандартные графики работы), целесообразно приложить краткое объяснение.
• Обучить ответственных сотрудников – кадровый отдел, служба охраны труда и бухгалтерия должны знать, какие документы могут быть запрошены и в какие сроки их необходимо предоставить.
• Провести внутренний аудит – перед плановой проверкой рекомендуется выполнить самопроверку по чек‑листу, включающему все перечисленные выше категории документов.

Что делать после получения требования от ГИТ

1. Внимательно изучить запрос – определить, какие именно документы и за какой период требуются.
2. Сформировать комплект документов в соответствии с запросом (при необходимости сделать заверенные копии).
3. Направить материалы в указанный способ (e‑mail, почта, курьер) в установленный срок, сохранив подтверждение отправки.
4. При получении замечаний от инспекции – оперативно устранить выявленные нарушения и направить ответ с описанием принятых мер.

Подготовка к проверке Государственной инспекции труда требует внимательного отношения к кадровой документации, локальным нормативным актам, учёту рабочего времени и оплате труда, а также к материалам по охране труда. Систематизированное хранение документов, использование электронной подписи и своевременное реагирование на запросы инспекции позволяют не только успешно пройти проверку, но и минимизировать риски штрафов и репутационных потерь.

Соблюдение перечисленных рекомендаций поможет вашей организации уверенно взаимодействовать с инспекцией по труду и обеспечить соблюдение всех требований трудового законодательства.