Проверка трудовой инспекции – важный этап контроля соблюдения трудовых прав и норм законодательства. Чтобы успешно пройти её, работодатель обязан подготовить полный набор документов, подтверждающих легальность трудовых отношений и соблюдение условий труда. Ниже приведён подробный перечень необходимых бумаг, а также рекомендации по их оформлению в условиях действующего моратория на плановые проверки в 2026 году (Постановление Правительства РФ от № 336).

Основные группы документов

• Документы, подтверждающие регистрацию работодателя
• Трудовые договоры и соглашения
• Локальные нормативные акты организации
• Документы по учёту рабочего времени и оплате труда
• Документы по охране труда и социальному обеспечению
• Отчётность и справки, представляемые в государственные органы

Документы, подтверждающие регистрацию работодателя

Эти бумаги подтверждают законность существования организации или индивидуального предпринимателя:

1. Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП) или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
2. ИНН и КПП (для организаций).
3. Устав организации (или договор о создании ИП).
4. Приказ о назначении руководителя и главного бухгалтера.

Трудовые договоры и соглашения

Каждый работник должен иметь оформленный трудовой договор (или гражданско‑правовой договор, если трудовые отношения не установлены). Необходимо подготовить:

• Трудовые договоры с указанием должности, оклада, режима работы, испытательного срока (если есть).
• Дополнительные соглашения к договорам (изменения условий, переводы, продления).
• Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении.
• Соглашения о конфиденциальности, неконкуренции (при наличии).

Локальные нормативные акты организации

Эти документы регламентируют внутренние правила трудовой деятельности:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
2. Положение об оплате труда (система оплаты, премии, надбавки).
3. Положение о премировании и стимулирующих выплатах.
4. График сменности и режим работы (если отличается от стандартного).
5. Политика в области охраны труда и промышленной безопасности.
6. Положение о защите персональных данных сотрудников.

Документы по учёту рабочего времени и оплате труда

Инспекция проверяет корректность учёта времени и своевременность выплат:

• Табели учёта рабочего времени (форма Т-12 или электронный аналог).
• Расчётные листки (ведомости) за последние 6–12 месяцев.
• Приказы о начислении и выплате заработной платы, отпускных, больничных.
• Сведения о сверхурочной работе и её оплате (приказы, согласия сотрудников).
• Документы о предоставлении отпусков (графики, заявления, приказы).

Документы по охране труда и социальному обеспечению

Обеспечение безопасных условий труда – обязательное требование:

1. Программа производственного контроля и план мероприятий по охране труда.
2. Журналы регистрации несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
3. Акты специальной оценки условий труда (СОУТ) и результаты аттестации рабочих мест.
4. Документы о проведении инструктажей (вводных, первичных, повторных, целевых).
5. Медицинские книжки и результаты предварительных/периодических медосмотров.
6. Договоры с медицинскими учреждениями на проведение осмотров.
7. Полисы обязательного социального страхования (ОСС) и подтверждения уплаты взносов в ФСС, ПФР, ФОМС.

Отчётность и справки, представляемые в государственные органы

Инспекция может запросить копии отчётов, сданных в налоговые и внебюджетные фонды:

• Форма РСВ‑1 (расчёт по страховым взносам) за отчётный период.
• Сведения о среднесписочной численности сотрудников (форма СЗВ‑М).
• Отчёт по форме 4‑ФСС (о пособиях по временной нетрудоспособности).
• Справки о выплаченных алиментах, исполнительных листах (если есть).
• Документы о соблюдении требований закона о персональных данных (ФЗ‑152).

Особенности подготовки документов в 2026 году (мораторий на проверки)

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 336, в 2026 году действует мораторий на плановые проверки большинства субъектов малого и среднего бизнеса. Однако:

• Мораторий не распространяется на внеплановые проверки, инициированные жалобами сотрудников или обращениями в трудовую инспекцию.
• Инспекция вправе проводить контрольные мероприятия в рамках профилактического надзора (например, запросы документов без выезда на место).
• Соблюдение перечня документов остаётся обязательным – отсутствие нужных бумаг может привести к штрафам даже при отсутствии выездной проверки.

Поэтому рекомендуется:

1. Вести электронный архив всех кадровых и бухгалтерских документов (например, в облачных сервисах типа Яндекс.Диск, OneDrive, Google Диск).
2. Регулярно обновлять локальные нормативные акты в соответствии с изменениями трудового законодательства.
3. Проводить внутренние аудиты готовности к проверке не реже одного раза в квартал.
4. Обеспечить доступ ответственных лиц (кадровик, юрист, руководитель) к актуальным версиям документов в режиме реального времени.

Подготовка полного и актуального пакета документов – ключ к успешному прохождению любой проверки трудовой инспекции, вне зависимости от того, плановая она или внеплановая. Соблюдение перечня, указанного выше, позволит минимизировать риски штрафных санкций, сохранить репутацию компании и обеспечить законные права работников.

Помните: даже в условиях моратория на плановые проверки ответственность за соблюдение трудового законодательства остаётся на работодателе. Лучше инвестировать время в порядок документооборота сейчас, чем сталкиваться с последствиями позже.