Актуальность: С 2022 года в России действует порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек. Переход на электронный вариант оформляется специальной записью в бумажной книжке, которая затем засчитывается в электронный кадровый учет. Правильное оформление и своевременность внесения этой записи – ключ к избежанию споров с контролирующими органами.
Что именно фиксируется в записи?
В соответствии с новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022 года в графе 1‑4 вносится следующая информация:
- Графа 1: порядковый номер вносимой записи;
- Графа 2: дата выдачи (или регистрации) трудовых книжек;
- Графа 3: запись о подаче письменного заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
- Графа 4: текст заявления работника с указанием даты и номера его регистрации.
Эти реквизиты позволяют контролирующим органам отследить, когда и по какому документу сотрудник перешёл на электронный учёт.
Когда необходимо вносить запись?
Запись делается в тот момент, когда происходит переход на электронную форму. При этом важно соблюдать следующую последовательность:
- Работник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель оформляет акт приёма‑передачи (или приказ) о выдаче электронной книжки.
- В бумажную книжку вносится запись о переходе (графы 1‑4).
- Книжка подписывается ответственным лицом и ставится печать (если она есть).
Если заявление подаётся сразу при приёме на работу, то запись о переходе делается в тот же день, когда оформляется трудовой договор. Если переход происходит позже, то запись вносится в тот же день, когда происходит фактическое оформление электронного учёта.
Какие документы подтверждают переход?
Для юридической корректности в запись включаются ссылки на основные документы:
- Приказ о приёме на работу (или его альтернативный документ).
- Согласие работника на переход в электронный формат.
- Копия заявления, поданного в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Эти документы фиксируются в графе 3 и 4 записи, что упрощает проверку со стороны инспекции.
Как правильно оформить подпись и печать?
По мнению экспертов (см. u003Cstrong>заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и поставить печать работодателя или кадровой службы (при наличии)…), запись должна быть подписана ответственным за ведение кадров документально.
- Подпись: ставится от имени организации (директора, руководителя отдела кадров).
- Печать: ставится, если у организации есть официальная печать.
- Если подпись ставится от лица другого сотрудника, необходимо указать его должность и ФИО.
Подпись и печать не являются обязательными, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации, однако они существенно повышают доверие контролирующих органов к документу.
Частые вопросы и ответы
Можно ли указать дату выдачи, отличную от фактической даты?
Да. По разъяснениям Роструда, даты в графе 2 (дата выдачи) могут не совпадать с фактической датой выдачи. Главное – правильно оформить запись о подаче заявления.
Нужно ли заверять запись подписью и печатью?
Обязательно, если это предусмотрено локальными нормативными актами. В большинстве случаев подпись и печать – это гарантия подлинности документа.
Как оформить переход, если сотрудник сразу выбирает электронную форму?
В этом случае в трудовой книжке указываются реквизиты трудового договора, а не приказ о приёме. Запись о переходе делается сразу после подписания договора.
Можно ли внести запись о переходе за прошлого работодателя?
Да. Если предыдущий работодатель не оформил переход, новый работодатель может внести соответствующую запись, но только после получения подтверждения от старого работодателя (или после завершения расчетов).
Пошаговый чек‑лист для кадрового сотрудника
- Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Оформить приказ/акт о выдаче электронной книжки.
- Внести данные в графы 1‑4 бумажной книги (номер записи, дата выдачи, сведения о заявлении, подпись работника).
- Подписать запись ответственным лицом и поставить печать.
- Передать электронную копию записи в кадровый учет (ПФР, ФНС).
- Сохранить оригиналы всех приложений (приказ, заявление, копию договора) в личном деле сотрудника.
Запись о переходе на электронную трудовую книжку – это не просто формальность, а важный документ, который фиксирует правовой факт перехода сотрудника в электронный кадровый учет. Чтобы избежать недоразумений и споров с инспекцией, следует:
- Вносить запись в тот же день, когда оформлен переход;
- Точно указать даты и номера в графах 1‑4;
- Подтверждать запись подписью и печатью (если это предусмотрено уставом компании);
- Сохранять все сопроводительные документы.
Соблюдая эти правила, работодатель обеспечивает прозрачность кадровых процессов и минимизирует риск обжалования решений со стороны контролирующих органов.