Приём на работу – процесс‚ который регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. Одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность сотрудника‚ является трудовая книжка. С 2020‑го года в России активно внедряется её электронный аналог – Электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье подробно рассмотрим‚ какие документы нужны при приёме на работу‚ какие сведения вносятся в трудовую книжку‚ как оформить её в бумажном и электронном виде‚ а также какие нюансы следует учитывать работодателю.

Список обязательных документов при приёме на работу

1. Трудовой договор (или иной документ‚ определяющий условия труда).
2. Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
4. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
5. Военный билет (для мужчин призывного возраста) или отсутствие повестки.
6. Справка о состоянии здоровья (форма 086/у) – обязательна для некоторых профессий.
7. Документ‚ подтверждающий образование (диплом‚ сертификат).
8. Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ о трудовом стаже.
9. Справка о наличии/отсутствии судимости (по требованию работодателя).
10. Согласие на обработку персональных данных (по статье 9.1 ФЗ-152).

Если работник впервые устраивается на работу (не имеет предыдущего трудового стажа)‚ то в 2026 году трудовая книжка открывается в электронной форме автоматически в базе Социального фонда России (СФР). В этом случае бумажный документ может отсутствовать‚ но работник имеет право выбрать форму ведения (электронную или бумажную) согласно ст. 66‑66.1 ТК РФ.

Трудовая книжка: бумажный и электронный варианты

2.1 Бумажная трудовая книжка

• Формат: официально утверждённый образец (внутри – листы формата А5).
• Вносится информация о:
  • дате и месте рождения;
  • дате начала и окончания каждой работы;
  • наименовании организации‑работодателя;
  • должности‚ разряде‚ ставке;
  • основании прекращения трудовых отношений;
  • видах отпусков и их датах.
• Оформление производится работодателем (подпись‚ печать‚ штамп).
• Сохраняется у работника и передаётся новому работодателю при смене места работы.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Хранится в единой электронной базе СФР.
• Сведения вносятся через форму ЭФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности). Работодатель заполняет её в личном кабинете СФР.
• Преимущества:
  • Отсутствие риска потери или порчи документа;
  • Мгновенный доступ к данным для работника через портал Госуслуг;
  • Автоматическое подтверждение стажа для пенсионных начислений;
  • Упрощённый контроль со стороны инспекций.
• Работник может отказаться от электронного формата‚ подав письменное заявление. В этом случае сохраняется бумажный вариант.

2.3 Какой вариант выбрать?

Согласно ст. 66‑66.1 ТК РФ‚ каждый работник вправе самостоятельно решить‚ в каком виде будет вестись его трудовая книжка. При этом:

• Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 г.‚ ЭТК открывается автоматически. Он может оформить бумажный вариант‚ подав заявление об отказе.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка‚ он может продолжать её вести‚ но обязан согласовать с работодателем переход на электронный формат.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Проверка наличия трудовой книжки у соискателя:
   • Электронная – запросить у работника подтверждение в личном кабинете СФР.
   • Бумажная – осмотреть документ‚ убедиться в отсутствии повреждений.
2. Сбор и проверка остальных документов (паспорт‚ ИНН‚ СНИЛС и др.).
3. Подготовка трудового договора и его подписание обеими сторонами.
4. Оформление записи в трудовой книжке:
   • Для бумажного варианта – заполнить запись вручную‚ поставить подпись и печать.
   • Для ЭТК – зайти в личный кабинет СФР‚ заполнить форму ЭФС‑1‚ указать все обязательные реквизиты.
5. Регистрация работника в системе ПФР и ФСС (передача сведений о заработной плате‚ страховых взносах).
6. Выдача работнику копий документов (трудовой договор‚ справка о доходах‚ копия записи из ЭТК).
7. Хранение оригиналов документов в отделе кадров в течение установленного срока (5 лет после прекращения трудовых отношений).

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Согласно ТК РФ‚ в случае утраты‚ порчи или уничтожения трудовой книжки работник имеет право:

• Обратиться в отдел кадров последнего работодателя за выдачей выписки о трудовом стаже.
• Подать заявление в Пенсионный фонд РФ для восстановления данных о стаже.
• Получить новую бумажную трудовую книжку (в случае‚ если работник предпочитает бумажный вариант) – в этом случае в ней вносятся все подтверждённые записи о предыдущих местах работы.
• Перейти на Электронную трудовую книжку – запросить перевод всех записей в СФР через портал Госуслуг.

Важно помнить‚ что цифровой стаж в ЭТК не может «обнулить» реальные годы работы: все подтверждённые периоды сохраняются и учитываются при расчёте пенсии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Обязан ли работодатель вести электронную трудовую книжку?

С 2021 года большинство работодателей обязаны вести ЭТК‚ однако в некоторых случаях (например‚ при отказе работника) допускается ведение бумажной версии.

5.2 Как проверить‚ внесён ли работодатель запись в ЭТК?

Работник может зайти в личный кабинет на портале Госуслуг и просмотреть свои сведения о трудовой деятельности. При отсутствии записи следует обратиться к работодателю.

5.3 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Одновременное применение обоих вариантов допускается‚ если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.

5.4 Какие сведения обязательны для внесения в трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ обязательны: дата и место рождения‚ дата начала и окончания работы‚ наименование работодателя‚ должность‚ основание прекращения трудовых отношений‚ сведения об отпусках.

5.5 Как оформить трудовую книжку‚ если работник впервые устраивается после 2026 года?

ЭТК открывается автоматически в базе СФР. Работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг и может запросить бумажный аналог‚ подав заявление.

Трудовая книжка – один из самых важных документов при приёме на работу. С 2020‑го года в России происходит переход к электронному формату‚ который упрощает процесс учёта стажа и снижает риск потери документа. Тем не менее‚ закон сохраняет возможность вести бумажную трудовую книжку по желанию работника.

Для работодателя ключевыми задачами являются:

• Тщательная проверка наличия и состояния трудовой книжки (бумажной или электронной);
• Своевременное внесение записей в выбранный формат;
• Соблюдение требований ТК РФ и подача сведений в СФР через форму ЭФС‑1.

Соблюдая эти правила‚ обе стороны – работник и работодатель – гарантируют законность трудовых отношений и надёжную фиксацию трудового стажа‚ который будет учитываться при расчёте пенсии‚ соцвыплат и при поиске новой работы.

Автор статьи: ChatGPT – ваш полезный помощник. Дата публикации: 22 мая 2026 г.