С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ которая постепенно заменяет бумажные аналоги. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему определенный пакет документов‚ который зависит от того‚ ведется ли трудовая книжка в бумажном или электронном формате. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты выдачи документов при увольнении с учетом электронной трудовой книжки.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и Социального фонда России (СФР). Сведения об истории трудовой деятельности гражданина формируются автоматически на основании данных‚ предоставляемых работодателями.
Важно! ЭТК не отменяет обязанность работодателя предоставлять сотруднику документы при увольнении. Она лишь изменяет формат хранения и предоставления информации о трудовой деятельности.
Основные документы‚ выдаваемые при увольнении
Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)
Это основной документ‚ который должен быть выдан работнику при увольнении‚ если трудовая книжка ведется в электронном формате. Справка СТД-Р содержит:
- Сведения о периодах работы у данного работодателя;
- Основания увольнения;
- Должности и структурные подразделения;
- Количество дней отпуска;
- Другую информацию‚ предусмотренную формой.
Важно помнить:
- Справка СТД-Р выдается бесплатно в день увольнения;
- Она может быть выдана как в бумажном‚ так и в электронном виде (по согласованию с работником);
- Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда России от № 590н;
- Сведения в СТД-Р формируются на основании данных‚ внесенных в форму ЕФС-1 (Единый фронт отчетности).
Выписка из электронной трудовой книжки
Если работник изъявил желание получить выписку из своей электронной трудовой книжки‚ работодатель обязан:
- Сформировать выписку в личном кабинете на портале Госуслуги;
- Предоставить ее сотруднику в бумажном или электронном виде;
- Убедиться‚ что выписка содержит актуальные данные об истории трудовой деятельности.
Внимание! Работодатель не обязан самостоятельно предоставлять выписку из ЭТК — это делается только по заявлению работника.
Расчетный лист с расшифровкой выплат
При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику расчетный лист‚ который содержит:
- Сведения о начисленных выплатах;
- Удержанных налогах;
- Сумме к выплате;
- Основаниях для расчета (например‚ компенсация за неиспользованный отпуск).
Документы‚ связанные с пенсионными накоплениями
При необходимости работодатель может предоставить:
- Сведения о страховых взносах‚ перечисленных в ПФР;
- Информацию о пенсионных накоплениях;
- Выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица.
Особенности выдачи документов в зависимости от формата трудовой книжки
Если трудовая книжка велась только в электронном формате
В этом случае работодатель обязан выдать:
- Справку СТД-Р — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж;
- Выписку из ЭТК (по запросу работника);
- Иные документы‚ предусмотренные трудовым законодательством.
Важно! В трудовой книжке не делается запись об увольнении‚ так как она хранится в электронном виде в системе ПФР.
Если трудовая книжка велась в бумажном формате
В этом случае работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку;
- Выдать ее на руки сотруднику;
- Также предоставить справку СТД-Р (по желанию работника).
Обратите внимание! Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате‚ но у работодателя сохранилась бумажная версия за предыдущие периоды‚ она должна быть выдана при увольнении.
Сроки и порядок выдачи документов
Согласно статье 84.1 ТК РФ и статье 11 Закона от № 27-ФЗ‚ работодатель обязан:
- Выдать документы в последний рабочий день сотрудника;
- Сделать это не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении;
- Обеспечить возможность получения документов лично или через представителя (по доверенности);
- При невозможности вручить документы лично — направить их по почте с уведомлением о вручении.
Важно! Задержка с выдачей документов может повлечь за собой административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).
Что делать‚ если работодатель отказывается выдавать документы?
Если работодатель нарушает права работника при выдаче документов‚ необходимо:
- Написать письменное заявление на имя руководителя с требованием выдать документы;
- Обратиться в трудовую инспекцию;
- Подать иск в суд;
- Написать жалобу в прокуратуру.
Внимание! Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку или иные документы в качестве «гарантии» возврата имущества компании.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли выдавать бумажную трудовую книжку‚ если она велась в электронном формате?
Нет. Если трудовая книжка велась только в электронном формате‚ работодатель не обязан выдавать бумажный аналог. Вместо этого выдается справка СТД-Р.
Можно ли получить СТД-Р в электронном виде?
Да. По согласованию с работодателем справка СТД-Р может быть предоставлена в электронном формате (например‚ через личный кабинет на портале Госуслуги).
Что делать‚ если в СТД-Р содержатся ошибки?
Если в справке обнаружены неточности‚ необходимо:
- Написать заявление работодателю с требованием внести исправления;
- Обратиться в ПФР или СФР для корректировки данных;
- При необходимости — обратиться в суд.
Переход на электронные трудовые книжки упрощает ведение кадрового учета‚ но не отменяет обязанности работодателя предоставлять сотруднику необходимые документы при увольнении. Основными документами являются:
- Справка СТД-Р (обязательна);
- Выписка из ЭТК (по запросу);
- Расчетный лист;
- Иные документы‚ предусмотренные трудовым законодательством.
Работодатель должен строго соблюдать сроки и порядок выдачи документов‚ чтобы избежать административной ответственности. Работник‚ в свою очередь‚ должен знать свои права и требовать их соблюдения.
Полезные ресурсы:
- Портал Госуслуги — для получения выписки из ЭТК;
- Пенсионный фонд России — для проверки сведений;
- Роструд — для защиты трудовых прав.