При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему не только окончательный расчет, но и документы, подтверждающие трудовое правоотношение. С 2020‑го года в России активно используется электронная форма СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности), поэтому в ряде случаев вместо традиционной бумажной трудовой книжки выдается именно эта форма. В статье подробно рассматриваются все обязательные и дополнительные документы, которые должны быть переданы работнику в последний рабочий день.
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие порядок выдачи документов при увольнении:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 81, ст. 84, ст. 234);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от № … «Об утверждении формы СТД‑Р»;
- Письмо Минтруда от № 14‑2/ООГ‑1577;
- Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 2‑КГ‑157.
Согласно этим документам, при увольнении работник имеет право получить:
- Трудовую книжку (бумажную или электронную);
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р);
- Справку 2‑НДФЛ (при необходимости);
- Выписку из персонифицированных сведений (вместо СЗВ‑М);
- Другие обязательные документы, перечисленные в ТК РФ.
Какие документы выдаются вместо трудовой книжки?
Если у работника нет бумажной трудовой книжки (например, он работает впервые или перешел на электронный формат), вместо неё выдаётся форма СТД‑Р. Этот документ содержит сведения о:
- Местах и периодах работы;
- Должностях и должностных разрядах;
- Размерах заработной платы;
- Сведениях об образовании и профессиональных квалификациях;
- Наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
Кроме того, в последний день увольнения работодатель обязан выдать:
- Справку 2‑НДФЛ – информацию о доходах и удержанных налогах;
- Выписку из персонифицированных сведений (вместо СЗВ‑М) – данные для расчёта пенсионных взносов;
- Остаточный расчет (окончательная выплата заработной платы, компенсацию за неиспользованный отпуск и др.);
- При необходимости – документ о расторжении трудового договора (приказ об увольнении).
Сроки выдачи документов
По закону, все обязательные документы должны быть переданы работнику в последний рабочий день. Если работник не может лично забрать их, работодатель обязан обеспечить их почтовым отправлением или передать через электронную почту (при наличии согласия работника).
В случае задержки выдачи:
- Работодатель обязан возместить неполученный заработок за весь период задержки;
- Работник вправе обратиться в суд или в трудовую инспекцию;
- В случае судебного разбирательства компенсация может включать штраф и судебные издержки.
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Если по вине работодателя трудовая книжка не была выдана, работник имеет право:
- Требовать выдачи документа в течение установленного срока;
- Взыскать с работодателя компенсацию за задержку (заработок, не полученный в период отсутствия документа);
- Обратиться в трудовую инспекцию или в суд.
Суд может обязать работодателя не только выплатить компенсацию, но и передать документ в удобном для работника виде (бумажный или электронный).
Особенности выдачи при переходе на электронные формы
С 2020‑го года многие организации перешли на электронные трудовые книжки. При этом:
- Работник может запросить печать или выписку из электронного документа;
- Работодатель обязан предоставить форма СТД‑Р в электронном виде (PDF, электронная подпись);
- Если работник отказывается от электронного формата, работодатель обязан выдать бумажную копию или выписку по запросу.
Важно: даже при использовании электронных форм трудовой договор и трудовой книжка (бумажная) остаются юридически значимыми, поэтому их выдача неотъемлемая часть процесса увольнения.
Примеры оформления выдачи
Ниже представлен типовый порядок оформления выдачи документов:
- Подготовка пакета документов (трудовая книжка/СТД‑Р, справка 2‑НДФЛ, выписка из ПС);
- Подписание акта приема‑передачи (работник подписывает список полученных документов);
- Выдача в последний рабочий день (или отправка по почте/электронной почте);
- Контроль получения (при необходимости – запрос подтверждения получения).
Пример подписи акта:
Акт приема‑передачи документов --------------------------------- ФИО работника: ______________________ Должность: __________________________ Дата увольнения: Список полученных документов: Трудовая книжка (или СТД‑Р) – выдано Справка 2‑НДФЛ – выдана Выписка из ПС – выдана Подпись работника: ___________________ Подпись представителя работодателя: ___________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вместо бумажной трудовой книжки выдавать только СТД‑Р? – Да, если работник согласен и документ оформлен в соответствии с Приказом Минтруда.
- Какие документы требуются, если работник уходит по собственному желанию? – Всё то же самое: СТД‑Р, справка 2‑НДФЛ, выписка из ПС, окончательный расчет.
- Что делать, если работник потерял трудовую книжку до увольнения? – Работодатель должен выдать выписку из персонифицированных сведений и СТД‑Р как подтверждение трудового стажа.
- Можно ли отказать в выдаче СТД‑Р? – Отказ возможен только при отсутствии данных о работе (например, при коротком временном совмещении), но в любом случае работник имеет право получить сведения о трудовой деятельности в форме, установленной законом.
При увольнении работодатель обязан предоставить сотруднику не только окончательный расчет, но и все необходимые документы, подтверждающие его трудовое правоотношение. Вместо традиционной бумажной трудовой книжки в 2026 году чаще всего выдается форма СТД‑Р, а также справка 2‑НДФЛ, выписка из персонифицированных сведений и другие документы, перечисленные в ТК РФ. Соблюдение установленных сроков и правильного оформления помогает избежать компенсаций за задержку и защищает интересы как работодателя, так и работника;
Если у вас возникнут вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратится к юристу по трудовому праву или в трудовую инспекцию.