Внимание! Данное руководство актуально на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 1115. Устаревшие образцы и рекомендации (например‚ за 2022 или 2025 год) могут содержать ошибки.
Что такое вкладыш и когда он нужен?
Вкладыш — это официальный бланк‚ который вшивается в трудовую книжку (ТК) для продолжения записей‚ когда все страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения об обучении» заполнены.
Важно: Вкладыш не является самостоятельным документом; Он недействителен отдельно от трудовой книжки и должен быть физически вшит в неё.
🚫 Категорические запреты:
- Нельзя выдавать работнику новый бланк трудовой книжки вместо вкладыша.
- Нельзя заполнять вкладыш после его вшивания — это приведет к неразборчивости и ошибкам в записях.
- Нельзя использовать для записей неоформленный или неучтенный вкладыш.
Кто и зачем оформляет вкладыш?
Оформлением вкладыша занимается работодатель‚ у которого закончились страницы в трудовой книжке работника (тот‚ кто выдает последнюю запись).
Порядок действий:
- Работодатель приобретает официальный бланк вкладыша (уточняйте у поставщиков канцелярских товаров‚ что это именно «вкладыш в трудовую книжку»‚ а не отдельный бланк ТК).
- Заполняет ьный лист вкладыша (аналогично ьному листу ТК).
- Делает необходимую запись о работе/обучении на первой странице вкладыша.
- Вшивает вкладыш в трудовую книжку.
- Ставит отметку о выдаче вкладыша на ьном листе самой трудовой книжки (см. раздел 4).
- Вносит сведения о вкладыше в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Образец заполнения ьного листа вкладыша
Заполнение ьного листа вкладыша полностью идентично заполнению ьного листа трудовой книжки. Данные берутся из самой книжки.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Серия ________ № ________
Выдана _____________________________ (наименование организации)
Фамилия Иванов Имя Иван Отчество Иванович
Дата рождения
Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) -23-456-789 00
Дата выдачи «___» _____________ 20__ г.
Подпись работника _________________
М.П.
Важно: Дату на ьном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения‚ а не по дате первоначального заведения книжки.
Образец записи на ьном листе трудовой книжки о выдаче вкладыша
Эта запись — ключевое доказательство легитимности вкладыша. Её делают на первой странице (ьном листе) трудовой книжки.
Если на ьном листе нет свободного места‚ запись делают на ьном листе первого вкладыша.
Выдан вкладыш серия ______ № ______
«___» _____________ 20__ г.
Подпись ответственного лица _______________
М.П. организации
Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция
- Подготовьте вкладыш: Полностью заполните ьный лист и первую страницу для записи.
- Определите место: Вкладыш вшивается между последней страницей трудовой книжки и правой обложкой.
- Техника вшивания:
- Используйте плотную нитку (например‚ леску) и иголку.
- Сделайте 2-3 прочных стежка через корешок и обложку‚ аккуратно пройдя между последним листом и обложкой.
- Узелок должен быть с внутренней стороны обложки‚ чтобы не портить внешний вид.
- Проверьте: Вкладыш должен лежать ровно‚ не провисать и не мешать перелистыванию остальных страниц.
Образец записи о работе в вкладыше
Запись в вкладыше делается по общим правилам (п. 37 Правил):
Наименование организации и её структурное подразделение (при наличии)
Должность‚ специальность‚ профессия (с указанием квалификации‚ если она определена)
Основание для приема (приказ‚ договор и т.д.) и его номер‚ дата
Дата заключения/прекращения трудового договора
Подпись ответственного лица и его должность
М.П. организации
Пример:
ООО «Ромашка» / Отдел продаж
Менеджер по продажам
Приказ о приеме на работу № 45-к от
Дата приема:
Генеральный директор _______________ /А.П. Петров/
М.П.
Обязательный документ: Книга учета движения
Каждый вкладыш обязательно должен быть учтен в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Образцы этой книги и её заполнения можно скачать на портале КонсультантПлюс или в системе Главная книга.
Частые ошибки и ответы на вопросы
❓ Можно ли вшить вкладыш‚ если трудовую книжку не подшивали ранее?
Да‚ можно. Порядок вшивания всегда один: между последним листом и обложкой.
❓ Кто покупает вкладыш?
Работодатель. Затраты на приобретение бланков вкладышей несет организация. Стоимость — от 30 до 100 рублей за штуку (зависит от региона и поставщика).
❓ Что делать‚ если вкладыш вшили криво или с ошибкой?
Нужно аккуратно распороть строчку‚ извлечь вкладыш‚ исправить ошибки (исправления в трудовой книжке запрещены!) и вшить заново. Если вкладыш испорчен — его нужно уничтожить как брак и оформить новый.
❓ Где хранится вкладыш?
Внутри трудовой книжки. Он является её неотъемлемой частью. При увольнении работник получает трудовую книжку с вшитым вкладышем.
- Заполняй до вшивания. Все данные на вкладыше вносятся заранее‚ чисто и разборчиво.
- Вшивай правильно. Между последним листом и обложкой.
- Учитывай обязательно. Внеси запись в Книгу учета движения.
- Отмечай на ьном листе ТК. Запись «Выдан вкладыш серия… №…» — это закон.
- Печать и подпись. Каждая запись в вкладыше завершается печатью организации и подписью ответственного лица.
Данный материал составлен на основе действующего законодательства РФ. Для получения официальных бланков и образцов обращайтесь в специализированные канцелярские магазины или на порталы юридических документов (КонсультантПлюс‚ Гарант).