Проверка трудовой инспекции (Государственной инспекции труда, ГИТ) — это серьёзное событие для любого работодателя. Несмотря на то, что инспекция может прийти как по плану, так и по жалобе сотрудника, подготовка к ней — не опциональна, а обязательна. Отсутствие нужных документов или их неправильное оформление может привести к штрафам, предписаниям и даже приостановке деятельности. В этой статье мы подробно разберём, какие документы проверяет трудовая инспекция в 2026 году, как проходят проверки, и как правильно подготовиться, чтобы избежать рисков.

Когда и почему приходит трудовая инспекция?

Проверки бывают трёх видов:

• Плановые — проводятся в соответствии с ежегодным планом, утверждённым Росударственной инспекцией труда. Список организаций публикуется на официальном сайте ведомства.
• Внеплановые — инициируются по жалобам работников, проверкам по итогам инцидентов (например, несчастных случаев), или при нарушении предыдущих предписаний.
• Профилактические визиты — с 2023 года введены как альтернатива плановым проверкам. Это беседы (официальные или онлайн) без штрафов и предписаний. Отказаться от них нельзя — инспекция направит уведомление на электронную почту, указанную при регистрации бизнеса, или через портал Госуслуги.

Важно: внеплановая проверка начинается с получения копии приказа о её проведении. Без него инспектор не имеет права требовать документы или вмешиваться в деятельность организации.

Какие документы проверяет трудовая инспекция? Полный перечень

Согласно законодательству РФ (в первую очередь — ФЗ-248 от и Приказу Минтруда №77н), инспекция проверяет документы, подтверждающие соблюдение трудового законодательства. Ниже — полный список, разбитый по категориям.

Документы по трудовым отношениям

• Трудовые договоры с каждым сотрудником (оригиналы и копии)
• Приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, командировках
• Трудовые книжки (все сотрудники — проверяется наличие записей, их правильность, наличие печатей)
• Личные дела сотрудников (если ведутся)
• Приказы об установлении режима рабочего времени и времени отдыха
• Согласия на работу в ночное время, сверхурочно, в выходные и праздничные дни

Документы по оплате труда

• Локальные нормативные акты (ЛНА): Положение об оплате труда, премировании, бонусах
• Тарифные сетки, штатное расписание
• Расчётные листки за последние 3–6 месяцев
• Табели учёта рабочего времени (за последние 3 месяца)
• Документы, подтверждающие выплату заработной платы (выписки из банка, кассовые ордера)
• Приказы об индексации зарплаты

Документы по охране труда

Это одна из самых жёстких проверок. Инспекторы обращают внимание на всё, что связано с безопасностью сотрудников.

• Приказ об утверждении Положения о системе управления охраной труда (СУОТ)
• Само Положение о СУОТ
• Журнал регистрации инструктажей по охране труда (вводный, первичный, повторный, внеплановый)
• Программы обучения по охране труда
• Журналы проверки знаний по охране труда (для руководителей и специалистов)
• Акты обследования рабочих мест (по условиям труда)
• Сведения о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ)
• Приказы о назначении ответственных за охрану труда
• Документы о предоставлении средств индивидуальной защиты (СИЗ)
• Медицинские осмотры (предварительные, периодические, внеочередные)
• Журналы учёта несчастных случаев на производстве

Документы по учёту и отчётности

• Отчёт по форме СЗВ-ТД (о трудовой деятельности)
• Отчёт по форме СЗВ-СТАЖ (о стаже)
• Сведения в ПФР и ФСС (в электронном виде)
• Отчёт о численности работников (форма П-4)

Другие важные документы

• Локальные нормативные акты: Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор (если есть), Положение о дисциплинарной ответственности
• Документы о предоставлении отпусков (графики отпусков, приказы, подтверждение оплаты)
• Документы по работе с несовершеннолетними и инвалидами (если есть такие сотрудники)
• Документы по внедрению электронного документооборота (если используется)

Как проходит проверка: этапы и сроки

1. Уведомление — инспекция направляет приказ о проверке и запрос документов. Это может быть сделано по электронной почте, через Госуслуги или почтой.
2. Сбор документов — работодатель обязан предоставить запрошенные документы в течение 3–5 рабочих дней. Обычно достаточно заверенных копий.
3. Документарная проверка — длится не более 10 рабочих дней (согласно новым правилам). В этот срок не включается время на доставку документов.
4. Очная проверка (если требуется) — инспектор может приехать на объект для осмотра рабочих мест, проверки журналов, СИЗ, оборудования.
5. Формирование акта, по итогам составляется акт проверки. Если нарушения обнаружены — выдаётся предписание с указанием сроков устранения.
6. Контроль исполнения, по истечении срока предписания инспекция может провести повторную проверку.

Важно!

С 2023 года введены профильные чек-листы — они содержат перечень всех проверяемых пунктов. Вы можете скачать их на сайте Онлайнинспекция.рф и провести самопроверку до прихода инспектора.

Как подготовиться к проверке: 7 шагов

1. Соберите все документы — создайте папку с копиями всех перечисленных выше документов. Храните их в электронном и бумажном виде.
2. Проверьте сроки действия — убедитесь, что все инструктажи, медосмотры, СОУТ и аттестации актуальны.
3. Обновите ЛНА — Положения об оплате труда, охране труда, внутреннем распорядке должны соответствовать действующему законодательству.
4. Обучите кадровиков и ответственных — они должны знать, где хранятся документы и как их предоставить.
5. Проведите внутреннюю аудит-проверку — используйте чек-листы с сайта Онлайнинспекция.рф.
6. Подготовьте помещение — если инспектор приедет, убедитесь, что рабочие места соответствуют нормам охраны труда, есть СИЗ, знаки безопасности, первая помощь.
7. Не скрывайте и не фальсифицируйте — это усугубит ситуацию. Лучше исправить ошибку до проверки, чем получить штраф за уклонение.

Что делать, если инспекция пришла внезапно?

Если инспектор пришёл без приказа, не паникуйте, но и не пускайте его без документов. Попросите предъявить:

• Служебное удостоверение
• Приказ о проведении проверки
• Запрос на документы

Если их нет — вы имеете право отказать в доступе. Запишите ФИО, должность, номер телефона инспектора. Позже направьте официальный запрос в территориальное управление ГИТ.

Последствия нарушений

За каждое нарушение предусмотрены штрафы:

• Отсутствие трудового договора, до 50 000 ₽ для ИП, до 200 000 ₽ для юрлиц
• Нарушение режима рабочего времени — до 50 000 ₽
• Отсутствие инструктажей по охране труда — до 150 000 ₽
• Неуплата зарплаты — до 200 000 ₽ + возможная уголовная ответственность
• Нарушение предписания — до 200 000 ₽ и приостановка деятельности до 90 дней

Трудовая инспекция — не враг, а контролирующий орган, задача которого, защитить права работников. Если вы соблюдаете закон, ведёте документы правильно и регулярно проводите внутренние проверки — вы не только избежите штрафов, но и создадите устойчивую, безопасную и привлекательную для сотрудников рабочую среду.

Совет на будущее: регулярно проверяйте изменения в законодательстве, подписывайтесь на рассылки Росударственной инспекции труда и используйте бесплатные ресурсы, такие как Онлайнинспекция.рф — там есть чек-листы, образцы документов и онлайн-консультации.

Помните: лучше потратить час на подготовку, чем неделю на устранение последствий.