Вопрос о том, должен ли и может ли учредитель (особенно единственный) вносить запись в свою трудовую книжку, является одним из самых спорных в кадровом деле. Ответ неоднозначен и зависит от правовой природы отношений между лицом и организацией. Давайте разберемся детально.

Ключевое противоречие: работник или орган управления?

Суть проблемы в том, что генеральный директор, являющийся единственным учредителем (участником) ООО, выполняет две роли:

1. Он является работником организации, с которой заключен трудовой договор (даже если это формально).
2. Он является единоличным исполнительным органом (управляющим), чьи полномочия возникают не из трудового договора, а из решения единственного учредителя (Устава, решения об избрании).

Именно эта двойственность и порождает путаницу при оформлении кадровых документов.

Что говорит законодательство и официальные разъяснения?

Общее правило: запись вносится на основании приказа

Пункт 26 Инструкции по ведению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ) прямо указывает: записи о приеме, переводе, увольнении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

В этом случае логично: директор как работник издает приказ о приеме/увольнении самого себя? Это выглядит абсурдно. Поэтому ищут иное основание.

Позиция Роструда (Письмо от № 1143-ТЗ)

Роструд разъяснил, что если директор является единственным учредителем, то:

• Прием на работу оформляется решением единственного учредителя о назначении на должность. В графе 4 трудовой книжки можно указать реквизиты этого решения.
• Увольнение также оформляется решением единственного учредителя (например, о досрочном прекращении полномочий). Запись в трудовой книжке заверяется печатью организации.

Альтернативная (и часто встречающаяся) практика: запись не вносится

Многие юристы и бухгалтеры исходят из того, что если директор-учредитель:

• Не заключил трудовой договор (а действует на основании Устава и решения учредителя),
• Не является работником в классическом понимании (не подчиняется самому себе, не получает зарплату по штатному расписанию, а получает доход как участник),

то трудовые отношения с ним не возникают, а следовательно, и трудовая книжка не ведется. В этом случае никаких записей не делается.

Как правильно оформить запись, если вы решили ее вносить?

Если организация приняла решение вести трудовую книжку для директора-учредителя, вот как это сделать:

Запись о приеме (назначении)

Графа 3 (Наименование организации): Полное и сокращенное наименование ООО согласно ЕГРЮЛ и Уставу.

Графа 4 (Основание): Указать два документа (это не запрещено):

1. Решение единственного участника (учредителя) о назначении на должность генерального директора (дата, номер).
2. Приказ (распоряжение) генерального директора о вступлении в должность (дата, номер).

Пример записи: «Принят на должность генерального директора. Основание: Решение единственного участника ООО «Ромашка» от № 1; Приказ генерального директора от № 1-к.»

Запись об увольнении (прекращении полномочий)

Графа 3: То же наименование организации.

Графа 4:

• Решение единственного участника (учредителя) о досрочном прекращении полномочий генерального директора (дата, номер).
• Приказ (распоряжение) генерального директора об увольнении (дата, номер) – если такой издается.

Запись заверяется печатью организации и подписью лица, ответственного за кадровое делопроизводство (часто это и есть директор, но подпись ставится в качестве руководителя организации, а не «сам себе»).

Пример записи: «Уволен с должности генерального директора. Основание: Решение единственного участника ООО «Ромашка» от № 5.»

Важные нюансы и частые вопросы

А что насчет трудового договора и СЗВ-ТД?

Если вы вносите запись в трудовую книжку, это фактически подтверждает наличие трудовых отношений. Следовательно:

• Трудовой договор с директором должен быть оформлен в письменной форме.
• Сведения о нем (СЗВ-ТД) должны быть поданы в фонд.

Если же вы исходите из теории об отсутствии трудовых отношений, то ни договора, ни СЗВ-ТД, ни записей в книжке быть не должно. Однако такая позиция рискованна, так как может быть оспорена в суде или при проверке.

А если директор не единственный учредитель?

Если директор является участником, но не единственным, то его назначение и увольнение обычно оформляется решением общего собрания участников (протоколом). Запись в трудовую книжку вносится на основании этого протокола и приказа (распоряжения) директора, изданного во исполнение этого решения.

А если бухгалтера/отдела кадров нет?

Даже если директор ведет кадровое делопроизводство сам, запись в его трудовую книжку должна быть заверена печатью организации. Подпись в графе «Подпись работника» ставится им же, но в качестве руководителя организации, а не «сам себе». Это формальный, но важный нюанс.

Практические рекомендации

1. Определитесь с правовой квалификацией. Решите для себя: считаете ли вы директора-учредителя работником? От этого зависит весь комплекс действий (договор, СЗВ-ТД, запись).
2. Оформляйте решение учредителя. Независимо от позиции, факт назначения/увольнения директора должен быть документально зафиксирован решением единственного участника (протоколом общего собрания). Это главный документ.
3. Согласуйте с бухгалтером. От вашего выбора зависит отчетность (СЗВ-ТД, 4-ФСС, 6-НДФЛ).
4. Будьте последовательны. Если начали вести трудовую книжку для директора, ведите ее до конца (все записи, вкладыши). Если решили не вести — не начинайте.
5. Учитывайте электронные трудовые книжки. С 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЕТК) обязательно для всех работодателей. Если вы вносите запись в бумажную книжку, информацию необходимо также передать в СЗВ-ТД для внесения в ЕТК.

Может ли учредитель вносить запись в трудовую книжку? Да, может и часто должен, но не как «работник себе», а как руководитель организации, действующий на основании решения собственника (учредителя).

Ключевой момент: основанием для записи является решение учредителя (участников), а не приказ директора. Запись заверяется печатью организации.

Однако существует и противоположная, легитимная позиция об отсутствии необходимости ведения трудовой книжки для директора-учредителя, если между ним и обществом не сложились трудовые отношения в классическом понимании. Выбор этой позиции требует безупречного документального оформления (отсутствие трудового договора, корректное отражение доходов как дивидендов/дохода от предпринимательской деятельности).

В случае сомнений наиболее безопасным вариантом является оформление записи на основании решения учредителя с одновременным заключением трудового договора и подачей СЗВ-ТД. Это минимизирует риски претензий со стороны контролирующих органов и самого директора при разрешении споров.

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н) и официальных разъяснений Роструда. В сложных или спорных ситуациях рекомендуется получить письменную консультацию у юриста, специализирующегося на трудовом праве.