С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Этот процесс изменил порядок кадрового документооборота, и обязанности по ведению и оформлению сведений о трудовой деятельности теперь должны быть четко отражены в должностных инструкциях ответственных сотрудников․ Несмотря на переход, у многих работников до сих пор сохранились бумажные трудовые книжки, а с 2023 года их оформление ведется на новых бланках строгой отчетности․
Должностная инструкция — это ключевой внутренний документ, который определяет зону ответственности, полномочия и конкретные задачи сотрудника․ Правильное прописывание обязанностей, связанных с ЭТК, защищает как работодателя от штрафов, так и работника — от потери своих трудовых прав․
Почему это важно?
Трудовая книжка (в т․ч․ электронная) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы․ С 2020 года работодатель обязан:
- Отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) по всем кадровым изменениям по форме СЗВ-ТД․
- Вести электронную трудовую книжку для вновь принимаемых сотрудников (если они не предоставили заявление об отказе)․
- Переводить имеющиеся бумажные трудовые книжки в электронный вид по заявлению работника․
Несоблюдение этих требований влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Кто должен быть указан в инструкции?
Обязанности по работе с ЭТК обычно возлагаются на:
- Кадровика (специалиста по кадрам) — основное лицо, выполняющее операционную работу․
- Бухгалтера — так как данные из трудовой книжки влияют на расчет пенсий и пособий, а также для сдачи отчетности СЗВ-ТД․
- Руководителя отдела/директора — как лицо, утверждающее кадровые документы и несущее конечную ответственность․
Конкретные обязанности для прописывания в инструкции
В разделе «Должностные обязанности» необходимо детализировать следующие пункты:
Для кадрового специалиста:
- Прием на работу:
- Разъяснение работнику порядка ведения ЭТК и его прав (на получение выписки, на перевод бумажной книжки в электронную)․
- Получение от работника заявления о ведении ЭТК (или об отказе от нее)․
- Внесение сведений о приеме в электронную трудовую книжку через личный кабинет работодателя на портале ПФР или через программное обеспечение (например, 1С:ЗУП)․
- Оформление и выдача (при наличии) бумажной трудовой книжки на новом бланке, если работник отказался от ЭТК․
- При увольнении:
- Внесение записи об увольнении в ЭТК с указанием причины и даты․
- Формирование и направление в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД в течение 15 дней․
- При увольнении работника с бумажной книжкой — правильное оформление последней записи на новом бланке, скрепление ее печатью организации и подписью руководителя․
- Ведение и перевод:
- Регистрация заявлений работников на перевод их бумажной трудовой книжки в электронную форму․
- Сверка данных в ЭТК с документами (приказы, договоры)․
- Контроль за корректностью всех внесенных записей (даты, названия организаций, основания для увольнения/приема)․
- Информационная работа:
- Консультирование работников по вопросам ЭТК․
- Направление в ПФР запросов на получение выписок из ЭТК по запросу работника․
Для бухгалтера:
- Сверка данных, внесенных кадровиком в ЭТК, с данными в расчетных ведомостях и отчетностью․
- Своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР (это часто технически выполняется через бухгалтерские программы)․
- Учет периодов работы, указанных в ЭТК, для правильного расчета стажа и пенсионных коэффициентов․
Права и ответственность
В инструкции также должны быть прописаны:
- Права сотрудника: право на получение безвозмездной выписки из ЭТК в любой момент, право на перевод бумажной книжки в электронную, право на исправление ошибок․
- Ответственность: за невнесение или некорректное внесение сведений в ЭТК, за несвоевременную сдачу отчетности СЗВ-ТД, за утрату документов, необходимых для ведения ЭТК․
Пример формулировки для раздела «Должностные обязанности»
(Можно адаптировать под конкретную должность)
Обязанности:
Осуществлять работу по ведению электронных трудовых книжек работников организации в соответствии с законодательством РФ․
При приеме на работу разъяснять работнику порядок ведения ЭТК, получать от него письменное заявление о согласии на ведение ЭТК или об отказе от нее․
Вносить сведения о приеме на работу, переводов, увольнении и иных кадровых событиях в электронную трудовую книжку через личный кабинет работодателя на портале ПФР не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего кадрового документа (приказа)․
При увольнении работника с бумажной трудовой книжкой оформить последнюю запись на бланке новой модели, скрепить ее печатью организации и подписью руководителя․
Формировать и направлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД в установленные законодательством сроки․
По письменному заявлению работника осуществлять перевод его бумажной трудовой книжки в электронную форму․
Консультировать работников по вопросам, связанным с ведением ЭТК․
Хранить заявления работников об ЭТК, а также документы-основания для внесения записей (приказы, договоры) в течение установленного срока․
Включение в должностную инструкцию четких, развернутых обязанностей по работе с электронными трудовыми книжками — это не просто формальность, а необходимое условие для соблюдения требований законодательства․ Это минимизирует риски ошибок, обеспечит правовую защиту для обеих сторон и упорядочит кадровую работу в условиях цифровизации․ Регулярно обновляйте инструкции в соответствии с изменениями в законодательстве о трудовых книжках․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для составления юридически значимых документов рекомендуется консультация со специалистом в области трудового права․