В 2026 году вопросы ведения и хранения трудовых книжек (ТК) остаются актуальными как для работодателей‚ так и для сотрудников․ С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменениями в законодательстве важно знать‚ когда и кому требуется оформлять бумажную трудовую книжку‚ а когда можно обойтись электронной формой․ В этой статье разберём все ключевые моменты‚ включая требования к сканированию‚ правила выдачи копий и особенности ведения документа․
—
Когда трудовая книжка требуется обязательно?
Для работников‚ принятых на работу впервые
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ)‚ работодатель обязан оформить трудовую книжку на сотрудника‚ который:
- работает у него более 5 дней;
- принят на основную работу (не по совместительству)․
Если сотрудник устраивается на первую работу в 2026 году и ранее не имел трудового стажа‚ его трудовая книжка открывается в электронной форме (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Для работников‚ продолжающих трудовую деятельность
Работники‚ которые уже имеют трудовую книжку (бумажную или электронную)‚ могут:
- сохранить бумажную форму (по согласованию с работодателем);
- перейти на электронную трудовую книжку (подав соответствующее заявление)․
Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде․
—
Электронная трудовая книжка: правила и преимущества
Как перейти на ЭТК?
Чтобы перейти на электронную трудовую книжку‚ работник должен:
- Подать письменное заявление работодателю с просьбой о переходе на ЭТК․
- Получить на руки бумажную трудовую книжку (если она была) на основании ст․ 66․1 ТК РФ․
- Данные о трудовой деятельности будут автоматически формироваться в электронном виде и передаваться в Пенсионный фонд России (ПФР)․
Преимущества электронной трудовой книжки
Среди основных плюсов ЭТК:
- Отсутствие риска потери или порчи документа;
- Автоматическое обновление данных в ПФР;
- Удобный доступ к истории трудовой деятельности через портал госуслуг или личный кабинет ПФР;
- Снижение бумажного документооборота для работодателей․
Обязанности работодателя при ведении ЭТК
Работодатель должен:
- вести учёт сведений о трудовой деятельности в электронном формате;
- передавать данные в ПФР в установленные сроки;
- обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке․
—
Сканирование и оцифровка трудовых книжек: новые требования
Когда требуется сканировать трудовую книжку?
С 1 января 2026 года работодатели могут начать оцифровку трудовых книжек․ Согласно пункту 5 Порядка‚ утверждённого Постановлением Правления ПФР от № 11-1‚ необходимо сканировать:
- все заполненные страницы трудовой книжки;
- включая записи‚ сделанные после 10 июня 2021 года;
- даже если эти данные уже отражены в Реестре застрахованных лиц․
Как заверить копию трудовой книжки?
При предоставлении копии трудовой книжки в банки‚ госорганы или другие организации следует учитывать:
- Обычно принимают копии‚ выданные не позднее 1 месяца до момента представления;
- Это связано с тем‚ что трудовая книжка — живой документ‚ в который могут вноситься новые записи;
- При необходимости копию можно заверить у нотариуса или у работодателя (с указанием даты выдачи и подписи ответственного лица)․
—
Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- вести трудовую книжку на каждого работника‚ проработавшего более 5 дней;
- вносить записи о приёме‚ переводе и увольнении в соответствии с Приказом Минтруда;
- обеспечивать сохранность документа (бумажная форма хранится в сейфе‚ ЭТК — в базе ПФР);
- выдавать трудовую книжку на руки при увольнении в течение 3 дней․
Что делать‚ если сотрудник потерял трудовую книжку?
В случае утраты трудовой книжки работник должен:
- Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
- Предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж (трудовые договоры‚ справки с предыдущих мест работы);
- Работодатель оформит дубликат трудовой книжки․
—
Ответы на частые вопросы
Нужно ли оформлять трудовую книжку ИП?
Да‚ индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны вести трудовые книжки на сотрудников‚ работающих у них более 5 дней‚ если это основная работа․
Можно ли не оформлять трудовую книжку‚ если работник на испытательном сроке?
Нет‚ даже на испытательном сроке трудовая книжка оформляется‚ если сотрудник проработал более 5 дней․
Как получить электронную трудовую книжку?
Для этого нужно подать заявление работодателю․ После этого данные будут автоматически формироваться в электронном виде и передаваться в ПФР․
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Да‚ если работник изменит своё решение‚ он может вернуться к бумажной форме‚ подав соответствующее заявление․
—
В 2026 году правила ведения трудовых книжек претерпели изменения‚ связанные с внедрением электронных форм․ Основные выводы:
- Для новых работников трудовая книжка открывается в электронном виде;
- Для действующих сотрудников возможен выбор между бумажной и электронной формой;
- Работодатели обязаны сканировать все заполненные страницы трудовых книжек при оцифровке;
- Копии трудовой книжки должны быть актуальными (выданы не позднее 1 месяца до представления);
- Утраченная трудовая книжка восстанавливается через работодателя или ПФР․
Следуя этим правилам‚ работодатели и сотрудники смогут избежать ошибок и соблюсти требования законодательства․
—
Важно! Законы могут обновляться‚ поэтому рекомендуется следить за изменениями в нормативных актах или консультироваться с юристом․