С 2026 года в России полностью перешли на электронный формат трудовых книжек (ЭТК). Вместе с этим изменились правила оформления и фиксации дополнительных обязанностей работников – награждений, благодарностей, переводов, совместительства и других записей, не относящихся к основной трудовой деятельности. В статье рассмотрим:

• какие именно дополнительные обязанности могут быть зафиксированы в трудовой книжке;
• какую правовую основу они имеют;
• как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке;
• какие обязанности возлагаются на работодателя;
• какие последствия ждут за нарушение сроков и правил оформления.

Что считается «дополнительными обязанностями»?

Трудовая книжка предназначена в первую очередь для отражения трудового стажа и основных условий труда. Однако в ней также фиксируются сведения, которые не влияют напрямую на стаж, но важны для подтверждения профессионального роста и заслуг работника. К таким сведениям относятся:

1. Записи о награждениях, благодарностях, премиях (в т.ч. за особые достижения, участие в конкурсах, за выслугу лет).
2. Записи о переводе на другую должность, в другой отдел, в статус «внутренний совместитель» или «основной работник».
3. Записи о внутренних перемещениях (вахтовый метод, командировка более 30 дней, работа в условиях повышенной опасности).
4. Записи о участии в профессиональных объединениях, обучении, повышении квалификации, если они сопровождаются официальным признанием (сертификат, диплом).
5. Записи о особом режиме труда (сокращённый рабочий день, гибкий график) при условии, что они оформлены приказом работодателя.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление дополнительных обязанностей в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑68) – определяют порядок ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон 439‑ФЗ от – вводит электронный формат трудовых книжек и форму СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности).
• Приказы Минтруда России № 5‑н «Об утверждении формы СТД‑Р» и № 6‑н «Об образцах записей о награждении» (актуальны на 2026 год).
• Постановления ПФР о порядке передачи и хранения электронных трудовых книжек.

Как фиксировать дополнительные обязанности

В бумажной трудовой книжке (если она ещё используется)

Для каждой записи необходимо:

1. Получить приказ работодателя с указанием даты, основания и конкретного содержания награждения/перевода.
2. Заполнить специальный бланк (пример – «Запись о награждении»), который прилагается к трудовой книжке.
3. Внести запись в раздел «Записи о награждениях, поощрениях, переводах» на последней свободной странице, указав:
   • Дата приказа;
   • Основание (например, «За выдающиеся результаты в проекте XYZ»);
   • Наименование награды (премия, благодарность, грамота);
   • Подпись руководителя и печать организации.

В электронной трудовой книжке (ЭТК)

ЭТК ведётся в системе «Электронные сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р)». Процесс выглядит так:

1. Ответственный кадровик (или назначенный сотрудник) формирует запрос в СТД‑Р через портал Госуслуги или специализированную программу работодателя.
2. В запросе указываются все обязательные реквизиты:
   • Идентификатор сотрудника (ИНН/СНИЛС);
   • Дата и номер приказа;
   • Текст записи (пример: «Награждён благодарностью за участие в международной конференции 2025‑гг»);
   • Код вида записи (по классификатору «Награждения», «Перевод», «Совместительство» и т.д.).
3. После проверки система автоматически вносит запись в ЭТК и генерирует подтверждающий документ СТД‑Р, который сохраняется в личном кабинете сотрудника.
4. Работодатель обязан сообщить сотруднику о внесении записи в течение 5 рабочих дней (см. пункт 4.2 Приказа Минтруда № 5‑н).

Пример заполнения записи о награждении (ЭТК)

{
 "employee_id": "1234567890",
 "record_type": "NAG",
 "order_number": "№ 45/2026",
 "order_date": "2026-04-15",
 "description": "Награждён благодарностью за выдающиеся результаты в реализации проекта «Инновационный центр»",
 "issuer": "Директор ООО «ТехноСервис»",
 "signature": "Иванов И.И."
}

Обязанности работодателя

Согласно ТК РФ и Федеральному закону 439‑ФЗ, работодатель обязан:

• Своевременно фиксировать все дополнительные обязанности в трудовой книжке (бумажной или электронной) – не позднее 5 дней со дня издания приказа.
• Обеспечить доступность записей сотруднику (в ЭТК – через личный кабинет; в бумажной – предоставить копию записи по требованию).
• Сохранять документальное подтверждение (приказ, протокол, сертификат) в кадровом деле не менее 5 лет.
• Назначить ответственного за ведение ЭТК и оформить его полномочия в локальном нормативном акте.
• Обеспечить своевременную передачу сведений в ПФР (форма ЕФС‑1) при увольнении или переводе сотрудника.

Ответственность за нарушения

За несоблюдение требований к оформлению записей в трудовой книжке предусмотрены следующие меры:

Практические рекомендации

• Создайте чек‑лист для каждого типа записи (награждение, перевод, совместительство). Включите в него: приказ, подписи, коды СТД‑Р, сроки.
• Для электронных записей используйте шаблоны JSON, которые автоматически генерируют форму СТД‑Р.
• Регулярно проводите аудит кадровой документации (раз в квартал) – проверяйте соответствие записей требованиям закона.
• Обучайте кадровый персонал новым правилам работы с ЭТК: проведение вебинаров, раздача инструкций по заполнению формы СТД‑Р.
• При переходе с бумажной на электронную книжку убедитесь, что в бумажной трудовой сделана закрывающая запись «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», иначе новый работодатель может продолжать вести записи в бумажной форме.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о «выслуге лет»?

Да. Выслуга лет фиксируется в отдельном разделе трудовой книжки, но если она сопровождается наградой (например, грамота за 20 лет работы), то запись о награждении оформляется отдельным приказом.

Можно ли записать в ЭТК участие в добровольных общественных проектах?

Только если участие официально признано работодателем (приказ о награждении, сертификат) и имеет отношение к профессиональной деятельности.

Что делать, если в ЭТК нет записи, а в бумажной книжке она есть?

Необходимо согласовать данные с сотрудником, оформить корректирующий приказ и внести запись в СТД‑Р. После этого в бумажной книжке ставится отметка «Запись перенесена в электронный формат».

В 2026 году фиксирование дополнительных обязанностей в трудовой книжке стало более автоматизированным, но требования к точности и срокам остаються строгими. Работодатели должны:

• знать правовую основу (ТК РФ, закон 439‑ФЗ, приказы Минтруда);
• обеспечить правильное оформление записей как в бумажной, так и в электронной форме;
• назначить ответственного за ведение СТД‑Р и регулярно проводить контроль;
• избегать штрафов, своевременно информируя сотрудников о внесённых изменениях.

Только при соблюдении всех этих пунктов трудовая книжка будет надёжным документом, подтверждающим не только трудовой стаж, но и профессиональные достижения сотрудника.

Дата публикации:  14:21:48. Информация актуальна на 2026 год, основана на официальных источниках (Трудовой кодекс РФ, ФЗ 439‑ФЗ, Приказы Минтруда № 5‑н, № 6‑н) и аналитических материалах, опубликованных в открытых источниках.