Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.

Содержание

Нормативная база
Порядок выдачи трудовых книжек
Учет и хранение бланков трудовых книжек
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку
Образцы документов
Ответственность за соблюдение порядка

Нормативная база

Основные документы, регулирующие выдачу и учет трудовых книжек в бюджетных сферах:

Закон от № 328‑З «О республиканском бюджете на 2024 год» – приложение 12, п. 1 приложения 14.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты от № 40 (п. 77).
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Методические указания Минфина Республики Беларусь от № 364 «О порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета».
Письмо Минфина РФ № 02‑2‑28/57 о методике бухгалтерского учёта бланков трудовых книжек (действует с ).

Порядок выдачи трудовых книжек в бюджетных организациях

Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в следующих случаях:

При приёме на работу (первичная выдача).
При увольнении – в последний день работы (п. 36 Порядка 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (если работник выбрал такой вариант).
По заявлению родственника умершего работника.

Основные шаги:

Подготовка бланка. Бланк трудовой книжки и вкладыш к нему должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью (если печать не отменена).
Заполнение ьного листа. Информация вносится первым работодателем, после чего подпись работника подтверждает достоверность сведений.
Внесение записи о приёме/увольнении. Запись делается в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приёма на работу (п. 8 Инструкции). При увольнении запись делается в последний рабочий день.
Выдача документа. Трудовая книжка передаётся работнику под расписку в журнале учёта выдачи/приёма трудовых книжек.
Оформление копии (при необходимости). Копия трудовой книжки заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

В бюджетных организациях бланки трудовых книжек и вкладышей к ним считаются денежными документами и учитываются на субсчете 210 «Расходы к распределению» (согласно письму Минфина № 02‑2‑28/57, действующему с ).

Порядок учёта:

При получении бланков от поставщика (Гознак) – дебет субсчёта 210, кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками».
При выдаче бланка работнику – дебет счёта 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», кредит субсчёта 210.
При списании использованных бланков (после выдачи) – дебет субсчёта 210, кредит счёта 91 «Прочие доходы и расходы».
При уничтожении испорченных бланков – аналогично списанию, оформляется акт уничтожения.

Все бланки должны храниться в специальном сейфе или металлическом шкафу, доступ к которому имеет только ответственное лицо (начальник отдела кадров или уполномоченное лицо).

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

С года для сотрудников, впервые принятых на работу после этой даты, бумажная трудовая книжка не оформляется – все сведения ведутся исключительно в электронном виде (ЕГРЗ). Тем не менее, бюджетные организации обязаны:

Иметь запас чистых бланков и вкладышей (п. 41, 44 Порядка 320н) на случай, если работник потребует бумажный вариант (например, для оформления пенсии).
При переходе работника на электронную форму – выдать ему справку о том, что трудовая деятельность ведётся в электронном виде, а также, при необходимости, заверенную копию последней бумажной записи.
Обеспечить своевременную передачу данных в ПФР (СФР) через электронный документооборот.

Если в день увольнения сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку, организация выдаёт ему:

Справку о стазе и заработке (форма СТД‑Р).
При наличии бумажной книжки – её копию, заверенную печатью и подписью.

Образцы документов

Образец: Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ___ от «__» __________ 202__ г.

Уважаемый(ая) ______________________!
Сообщаем, что в связи с увольнением Вас из организации «__________________» трудовая книжка готова к выдаче.
Пожалуйста, явиться в отдел кадров (каб. № __) с паспортом для получения документа не позднее «__» __________ 202__ г.

Подпись ___________________ (Ф.И.О.)
Должность: __________________

Образец: Акт об отказе от получения трудовой книжки

АКТ
о refusе получения трудовой книжки
№ ___ от «__» __________ 202__ г.

Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что работник ______________________
(табельный № __) в день увольнения «__» __________ 202__ г. отказался
от получения бумажной трудовой книжки, указав предпочтение электронной формы.
Подпись работника: ___________________
Подпись уполномоченного лица: ___________________

Образец: Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки умершего работника
№ ___ от «__» __________ 202__ г.

Я, ______________________, являюсь родственником (супруг/супруга, ребёнок, родитель)
умершего работника ______________________ (табельный № __), прошу выдать мне
трудовую книжку указанного работника для оформления пенсии по случаю потери
кормильца.

Прилагаю: копия свидетельства о смерти, документ, подтверждающий родство.

Подпись ___________________ Дата «__» __________ 202__ г.

Ответственность за соблюдение порядка

Согласно п. 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. На практике это означает:

Руководитель организации обеспечивает наличие достаточного запаса бланков и вкладышей.
Начальник отдела кадров (или иное уполномоченное лицо) непосредственно отвечает за:
- Своевременное заполнение и проверку трудовых книжек;
- Правильное хранение и учёт бланков;
- Выдачу документов работникам под расписку;
- Оформление актов приёма‑передачи, списания и уничтожения бланков;
- Соблюдение сроков выдачи при увольнении (последний день работы).
Бухгалтерия отвечает за корректное отражение операций по бланкам на субсчёте 210 и своевременное перечисление полученных средств в доход бюджета (п. 77 Инструкции Минтруда и соцзащиты).

Нарушение установленного порядка может повлечь:

Административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение трудового законодательства);
Дисциплинарные взыскания wobec ответственных лиц;
Риски при назначении пенсий и социальных выплат из‑за отсутствия или недостоверности сведений в трудовой книжке.

Выдача трудовых книжек в бюджетных организациях – это не просто кадровая процедура, а важный элемент финансового и правового обеспечения деятельности государства. Соблюдение нормативных требований (Закон № 328‑З, Инструкция Минтруда и соцзащиты, Приказ 320н, методика Минфина) гарантирует:

Точность и достоверность сведений о трудовой деятельности работников;
Правильный учёт бланков как денежных документов и своевременное зачисление средств в доход бюджета;
Защиту прав работников при оформлении пенсий, пособий и других социальных выплат;
Минимизацию рисков административной и финансовой ответственности для организации.

Рекомендуем бюджетным учреждениям:

Провести внутренний аудит наличия и состояния бланков трудовых книжек и вкладышей;
Обновить локальные нормативные акты в соответствии с изменениями, вступающими в силу с ;
Обучить сотрудников отдела кадров и бухгалтерии порядку учёта и выдачи бланков;
Внедрить электронный журнал учёта выдачи/приёма трудовых книжек для повышения прозрачности процесса.

Соблюдение этих простых, но обязательных шагов позволит вашей организации работать в полном соответствии с законодательством и обеспечить надёжную защиту прав сотрудников.

Подготовлено специалистом по кадровому и бухгалтерскому учету в бюджетной сфере.