Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника. Помимо обязательных записей о приёме, переводах и увольнениях, в неё могут быть внесены дополнительные сведения, которые помогают работодателю и работнику более полно отразить квалификацию, образование, награды и другие важные факты. В этой статье мы разберём, какие именно сведения можно добавить, как это сделать, какие правила и сроки соблюдаются, а также как работать с электронными трудовыми книжками.

Что такое «дополнительные сведения»?

В контексте трудовой книжки «дополнительные сведения» – это любые сведения, не входящие в обязательный перечень, но которые могут быть полезны при оценке квалификации работника, начислении заработной платы, расчёте пенсии и т.д. К ним относятся:

• Образование и квалификация (дiplom, сертификаты, курсы повышения квалификации);
• Награды и поощрения (грамоты, медали, звания);
• Участие в конкурсах, олимпиадах, научных проектах;
• Профессиональные достижения (изобретения, рационализаторские предложения);
• Сведения о стажировках и практиках, если они признаны работодателем.

Эти сведения не обязательны по закону, но их наличие повышает прозрачность трудовой истории и может стать фактором при карьерном росте.

Правовые основы

Внесение сведений в трудовую книжку регулируется Федеральным законом «О труде» и Приказом Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. В частности, в пункте 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек указано:

«Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Исключение составляет запись об увольнении – она вносится в день увольнения. Все внесенные в трудовую книжку записи должны точно соответствовать тексту приказов (распоряжений).»

Таким образом, дополнительные сведения должны быть подтверждены приказом или распоряжением работодателя и внесены в течение 5–7 рабочих дней с момента их выдачи.

Где размещаются дополнительные сведения?

В бумажной трудовой книжке существуют специальные разделы:

1. Сведения о работе – приём, перевод, увольнение.
2. Сведения о награждениях – грамоты, медали, звания.
3. Сведения о квалификации – дипломы, сертификаты, курсы.
4. Сведения о стаже – периоды работы.

Если в разделе «Сведения о награждениях» нет свободного места, работодатель может воспользоваться вкладышем (первый лист в комплекте с книжкой). Вкладки обычно имеют свободные страницы, где можно добавить недостающие сведения.

Как добавить дополнительные сведения в бумажную книжку?

Шаги, которые необходимо выполнить:

1. Получить приказ (распоряжение) работодателя с указанием сведений, которые нужно внести. Приказ должен содержать дату, номер, наименование документа и конкретные данные (образование, награды и т.д.).
2. Перейти в раздел «Сведения о награждениях» или «Сведения о квалификации».
3. Заполнить свободную строку (если есть) с указанием даты, названия документа, номера и краткого описания.
4. Если строк нет, вставить вкладыш в книгу и заполнить его аналогично.
5. Проверить, чтобы запись была не позже 5 рабочих дней с момента выдачи приказа.
6. Подписать и поставить печать работодателя.

Важно помнить, что в записи не должно быть ошибок: дата, номер документа, название и содержание должны точно соответствовать приказу.

Как добавить дополнительные сведения в электронную трудовую книжку?

С 2023 г. в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Для внесения сведений в ЭТК необходимо:

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале ПФР или в системе «Роструд».
2. Выбрать пункт «Внесение сведений» и заполнить форму с обязательными полями: дата приёма, наименование работодателя, должность, сведения о квалификации/награждениях.
3. Прикрепить копию приказа (PDF) в качестве подтверждения.
4. Отправить запрос на проверку. После утверждения данные автоматически попадают в ЭТК.

Сроки для внесения в ЭТК аналогичны бумажной версии – не более 5 рабочих дней с момента выдачи приказа. При увольнении запись об увольнении вносится в день увольнения.

Что делать, если в трудовой книжке нет нужного места?

Если в разделе «Сведения о награждениях» или «Сведения о квалификации» нет свободных строк, можно:

• Использовать вкладыш (первый лист в комплекте).
• Перенести часть сведений в раздел «Сведения о работе», если они относятся к конкретному периоду работы;
• В случае бумажной книги – попросить работодателя выдать новый экземпляр трудовой книжки с расширенным форматом (это возможно, если работник находится в процессе смены места работы);
• Для электронных книг – добавить сведения в раздел «Дополнительные сведения» в системе.

Как исправить ошибку в записи?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильная дата, неверный номер документа), необходимо:

1. Получить приказ (распоряжение) о корректировке, в котором указано правильное значение.
2. Внести исправление в свободную строку рядом с ошибочной записью, указав дату и номер приказа о корректировке.
3. Подписать и поставить печать работодателя.
4. Сохранить копию исправления в личном кабинете ПФР, если работник использует электронную трудовую книжку.

Важно, чтобы исправление было внесено в течение 5 рабочих дней с момента выдачи приказа о корректировке.

Практические советы

• Всегда храните копии всех приказов, которые служат основанием для внесения сведений.
• Проверяйте, что все даты в записи совпадают с датами в приказе.
• Если вы работаете в нескольких компаниях, убедитесь, что каждая из них корректно вносит сведения в вашу трудовую книжку.
• При переходе на электронную трудовую книжку не забывайте сохранять бумажные копии – они могут понадобиться при проверке.
• Если в вашей трудовой книжке отсутствуют сведения о стаже, но вы работали ранее, попросите работодателя выдать справку о работе, которую можно использовать в качестве подтверждения.

Исторический контекст

Первые прототипы трудовых книжек появились во Франции в 1781 г. и были созданы для регулирования движения рабочей силы. С тех пор формат и содержание трудовых книжек постоянно эволюционировали. В России они стали обязательными с 1990 г., а в 2023 г. в систему ввели электронную трудовую книжку, чтобы упростить ведение кадровой документации.

Дополнительные сведения в трудовой книжке – это важный инструмент, позволяющий более полно отразить профессиональный путь работника. Правильное и своевременное внесение этих сведений обеспечивает прозрачность кадровой истории, облегчает расчёт пенсионных и социальных выплат, а также повышает шансы на карьерный рост. Следуйте установленным правилам, храните копии документов и не забывайте о возможности перехода на электронную трудовую книжку, которая делает процесс более удобным и надёжным.