Доверенность на получение трудовой книжки (или её вкладыша) – это официальный документ, позволяющий работнику передать право получениятрудовой документа третьему лицу: руководителю, представителю кадрового отдела, юристу или другому уполномоченному лицу. Такие доверенности часто используются при увольнении, переводе на другую организацию, а также в случае, когда сам работник не может лично обратиться в отдел кадров.

Правовая основа

Оформление доверенности регулируется:

• Гражданским кодексом РФ (ст; 185‑188 – форма и содержание доверенности);
• Трудовым кодексом РФ (ст. 64, 70 – порядок выдачи и оформления трудовой книжки);
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении правил оформления и выдачи трудовой книжки».

Кому и зачем нужна доверенность?

Она позволяет:

1. Получать трудовую книжку в интересах работника (например, при его отъезде за границу).
2. Передавать документ в другие организации (банк, налоговая, страховая) для подтверждения стажа.
3. Упростить процесс увольнения и оформления выходного пособия.

Типовые элементы доверенности

В доверенности должны быть указаны следующие сведения:

1. Шапка документа – название организации, её адрес, ИНН/КПП.
2. Данные доверителя – ФИО, паспортные данные, место и дата рождения.
3. Данные доверителя (получателя) – ФИО, паспортные данные, должность, подразделение.
4. Содержание доверенности – перечень полномочий (получать, подписывать, передавать трудовую книжку).
5. Срок действия – конкретная дата или «до отмены».
6. Подпись доверителя и, при необходимости, нотариальное заверение.

Как правильно оформить доверенность

Ниже приведён пошаговый алгоритм:

1. Подготовка шаблона. Используйте типовый образец (см. ниже) или создайте документ в текстовом редакторе.
2. Заполнение полей. Введите актуальные данные: ФИО, паспорт, дату выдачи, срок действия.
3. Указание полномочий. Чётко сформулируйте, что доверитель передаёт право получения трудовой книжки и (или) её вкладыша.
4. Подпись и дата. Подпишите документ от руки; при необходимости поставьте печать организации.
5. Нотариальное заверение (по желанию). Если требуется повышенная юридическая сила, обратитесь к нотариусу;

Пример заполнения

ДОВЕРЕННОСТЬ № 12‑34/2026

г. Москва «___» __________ 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт РФ № 1234567890, выдан ОУФМС России по г. Москве , 
заявил, что доверяю
Ивановой Марии Петровне, паспорт РФ № 0987654321, выданной ОУФМС России по г. Москве ,
выполнять следующие действия:

Получить из Управления кадров ООО «Пример» мою трудовую книжку (или её вкладыш).
Подписать акт приём‑передачи трудовой книжки.
Передать полученный документ мне или уполномоченному лицу.

Доверенность действует до «___» __________ 2026 г.

Подпись доверителя: ___________________ /Иванов И.И./

Где и как подавать доверенность

Обычно документ передаётся в отдел кадров организации‑работодателя. Приём может происходить:

• Лично в кабинете HR‑менеджера;
• Через внутренний электронный документооборот (при наличии такой возможности);
• Почтой с уведомлением о вручении (если удалённый работник).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие полного паспортного номера – укажите серию и номер, а также орган, выдал.
• Недостаточность указания полномочий – чётко перечислите, что именно передаётся.
• Отсутствие даты и подписи – без них документ считается недействительным.
• Неучёт сроков действия – укажите конкретную дату окончания.
• Отсутствие печати организации (если требуется) – проверьте внутренние регламенты.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить доверенность без нотариуса? Да, если работодатель принимает её в устной форме или с подписью и печатью.
2. Сколько копий нужно подготовить? Обычно две: одна остаётся у работодателя, вторая – у доверителя.
3. Можно ли отозвать доверенность? Да, отзыв делается письменным и вступает в силу с момента получения работодателем.
4. Что делать, если трудовая книжка потеряна? В этом случае оформляется справка о потере и запрос в архив организации; доверенность может быть использована для получения копии.

Бланк доверенности на получение трудовой книжки – простой, но важный документ, позволяющий эффективно управлять кадровыми процессами. Правильное оформление, указание полного перечня полномочий и своевременная подача в отдел кадров гарантируют отсутствие задержек и юридических рисков. При необходимости всегда можно воспользоваться образцом, представленным выше, и адаптировать его под конкретные условия вашей организации.