Краткий ответ: Да, в большинстве случаев запись в трудовую книжку является обязательным требованием при оформлении трудовых отношений. Однако Трудовой кодекс РФ предусматривает конкретные исключения, когда трудовая книжка не оформляется или не требуется.

Отсутствие записи в трудовой книжке не отменяет факта заключения трудового договора и не делает его недействительным. Но работодатель, не выполнивший эту обязанность без законных оснований, нарушает закон и несет ответственность.

Общее правило: запись обязательна

Согласно ст. 66 ТК РФ, основная функция трудовой книжки — это официальное документальное подтверждение трудового стажа и деятельности работника. В нее вносятся сведения о приеме на работу, переводах и увольнении.

При заключении любого трудового договора (как срочного, так и бессрочного) работодатель обязан сделать соответствующую запись в трудовой книжке работника, если она у него имеется. Срочность договора на это не влияет.

Что говорит закон?

• Статья 65 ТК РФ указывает, что при заключении трудового договора работник, как правило, обязан предъявить трудовую книжку.
• Статья 66 ТК РФ прямо обязывает вносить в трудовую книжку сведения о приеме на работу.
• Государственная инспекция труда разъясняет: «Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности».

Законные исключения: когда трудовую книжку не оформляют

ТК РФ предусматривает три основных случая, когда оформление трудовой книжки не требуется:

1. Трудовой договор заключается впервые. Если человек впервые в жизни устраивается на работу и не имеет трудовой книжки (например, только что окончил учебное заведение), работодатель должен ее оформить (завести новую). Запись в ней будет первой.
2. Работа по совместительству. Если работник уже имеет основное место работы и трудовую книжку, то при устройстве на вторую работу (совместительство) запись в ту же книжку не вносится. Сведения о совместительстве фиксируются только в приказе и в личной карточке работника (форма Т-2).
3. Работа по гражданско-правовым договорам. На договоры гражданско-правового характера (например, договор оказания услуг, авторский договор) не распространяются правила об обязательном оформлении трудовой книжки. Эти отношения регулируются Гражданским кодексом, а не ТК РФ.

Важный нюанс: электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник имеет ЭТК, то:

• Он обязан сообщить работодателю свои данные (СНИЛС) для внесения записей.
• Работодатель обязан внести сведения о приеме/увольнении в электронный реестр.
• Физическая бумажная книжка в этом случае не оформляется, если работник не попросил об этом.

Таким образом, наличие ЭТК не отменяет обязанности работодателя сделать запись — она просто делается в электронном виде.

Что делать, если работник отказывается предоставить книжку?

Если работник, устраивающийся не впервые, отказывается предъявить трудовую книжку, это нарушение с его стороны. Однако работодатель не может просто так принять его на работу без документа.

Правильный алгоритм действий:

1. Попросить работника написать заявление об отказе от предоставления трудовой книжки (этот документ не является обязательным по закону, но помогает зафиксировать ситуацию).
2. Оформить с ним трудовой договор и приказ о приеме на работу.
3. Внести запись о приеме в личную карточку работника (форма Т-2). Это обязательно.
4. Уведомить работника о необходимости предъявить книжку для внесения записи в течение недели с даты приема на работу.

Важно: Если работник так и не предоставит книжку, работодатель не несет административной ответственности за отсутствие записи, если доказано, что он требовал ее предоставить. Однако у работника не будет документального подтверждения стажа за этот период, что может создать проблемы для него в будущем (например, при назначении пенсии);

Ответы на частые вопросы

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

Да, можно. Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора. Но если у человека уже есть трудовая книжка (он работал ранее), он обязан ее предъявить. Если ее нет (первое трудоустройство), работодатель должен оформить новую.

Что будет, если не сделать запись в книжку?

Для работодателя это административное правонарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 рублей. Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, это создает риски для работника при подтверждении стажа.

А если договор срочный?

Срочность договора не имеет значения. Запись в трудовую книжку делается на общих основаниях. При увольнении по окончании срока в книжку вносится соответствующая запись;

Практические шаги для работодателя

Чтобы соблюсти закон, при приеме на работу необходимо:

1. Уточнить у кандидата: есть ли у него трудовая книжка (бумажная или электронная)? Это первое, что нужно спросить.
2. При наличии бумажной книжки: сделать запись о приеме на работу, указав дату, наименование организации, должность и основание (трудовой договор). Заверить запись подписью и печатью.
3. При наличии ЭТК: получить от работника СНИЛС и внести сведения в электронный реестр через сервисы СФР или бухгалтерские программы.
4. При первом трудоустройстве: оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и сделать в нее первую запись.
5. При совместительстве: запись в книжку не вносить, но оформить все иные документы (договор, приказ, личную карточку).
6. При отказе от книжки: зафиксировать отказ письменно (заявление), оформить все документы, кроме записи в ТК, и требовать предоставления книжки для внесения записи.

Трудовой договор и трудовая книжка — это два взаимосвязанных, но не тождественных понятия.

• Трудовой договор — это основание для возникновения трудовых отношений.
• Трудовая книжка — это основной документ, который эти отношения фиксирует.

По общему правилу, если заключен трудовой договор, запись в трудовую книжку обязательна. Исключения четко прописаны в законе и касаются только первых работников, совместителей и лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Работодатель должен знать эти правила, чтобы легально оформлять персонал и избегать штрафов.