Доверенность на право подписи трудовой книжки – это документ, которым работодатель (или уполномоченное лицо) передаёт другому лицу (доверенному) полномочия подписывать и получать трудовые книжки, а также подтверждать получение формуляра. В статье рассмотрим правовую основу, требования к оформлению, пошаговую инструкцию и готовый образец доверенности.

Правовой статус доверенности

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) допускает наделение представителем работника определёнными полномочиями, однако сам закон не фиксирует обязательный образец доверительного документа. Поэтому оформление доверенности регулируется общими нормами гражданского законодательства (ГК РФ) и требованиями к нотариальному удостоверению, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

• Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывает, что записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение ТК.
• Трудовой кодекс не предусматривает передачу права подписи в самой трудовой книжке по доверенности, однако доверенность может давать право подписи в журнале получения формуляра и в сопроводительных документах.
• Нотариальное удостоверение повышает юридическую силу доверенности и упрощает её прием у работодателя.

Когда нужна доверенность?

Доверенность на подпись трудовых книжек может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Отсутствие у работника возможности лично получить или подписать трудовую книжку (болезнь, командировка, отъезд за границу).
2. Назначение ответственного сотрудника (например, HR‑менеджера) для получения и подписания трудовых книжек от имени руководителя.
3. Временное исполнение обязанностей директора или руководителя отдела кадров.
4. Необходимость представления интересов организации в органах соцзащиты при оформлении пенсии.

Основные требования к документу

Для того чтобы доверенность была признана действительной, она должна соответствовать следующим требованиям:

• Дата и место составления. Без указания даты документ считается недействительным.
• Полные данные доверителя и доверенного лица: ФИО, паспортные данные, ИНН (при необходимости), должность.
• Чёткое указание полномочий: получение трудовой книжки, подпись в журнале получения, подтверждение получения формуляра и т.п.
• Срок действия доверенности. Если срок не указан, считается, что доверенность действует в течение одного года с момента её выдачи.
• Условие о передоверии. Если доверенному лицу запрещено передавать полномочия дальше, это должно быть явно прописано.
• Подпись доверителя. Подпись должна быть заверена печатью организации (если она есть) и/или нотариально.
• Нотариальное удостоверение (по желанию или требованию работодателя). В образце ниже указано место для подписи нотариуса.

Как оформить доверенность: пошаговая инструкция

1. Определите цель доверенности. Укажите, что доверенное лицо получит право подписи в журнале получения трудовой книжки и/или в сопроводительных документах.
2. Соберите необходимые данные. ФИО, паспортные данные, должность, ИНН (по желанию) обеих сторон.
3. Подготовьте текст доверенности. Можно воспользоваться готовым образцом (см. ниже) и адаптировать под конкретную ситуацию.
4. Укажите срок действия. Обычно срок – один месяц или три месяца, в зависимости от потребностей.
5. Подпишите документ. Доверитель ставит подпись, при необходимости – печать организации.
6. Нотариальное удостоверение. Обратитесь к нотариусу, предоставьте документ и удостоверяющие документы (паспорт, ИНН). Нотариус ставит подпись, печать и штамп «М.П.».
7. Передайте оригинал доверенного лица. Оригинал хранится у доверенного лица, а у работодателя – копия (заверенная нотариусом).
8. Используйте доверенность. При получении трудовой книжки доверенное лицо подписывает журнал, получает формуляр и передаёт его работнику.

Образец доверенности

Ниже представлен типовой образец доверенности на право подписи трудовых книжек. При необходимости замените данные в квадратных скобках на свои.

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. ____________ «____» ___________ 20__ г.
Я, ____________ (ФИО доверителя), паспорт: серия ___ № ________, выдан ____________, код подразделения ____________, ИНН ____________, 
действующий(ая) в качестве ____________ (должность) в организации ____________ (наименование организации), 
именуемый(ая) в дальнейшем «Доверитель», настоящей доверенностью уполномочиваю:

ФИО доверенного лица: ____________ (ФИО), паспорт: серия ___ № ________, выдан ____________, код подразделения ____________, ИНН ____________, 
действующего(ую) в качестве ____________ (должность) в организации ____________ (наименование организации), 
именуемого(ую) в дальнейшем «Доверенное лицо», 

на выполнение следующих действий от имени Доверителя:


Получать трудовые книжки сотрудников организации, а также их копии;
Подписывать журнал получения трудовых книжек и формуляра;
Подтверждать получение формуляра (трудовой книжки) подписью в соответствующем журнале;
Выполнять иные действия, связанные с получением и оформлением трудовых книжек, предусмотренные внутренними нормативными актами организации.


Срок действия доверенности: с «____» ___________ 20__ г. по «____» ___________ 20__ г.

Условие о передоверии: Доверенному лицу запрещается передоверять указанные полномочия третьим лицам без письменного согласия Доверителя.

Подпись Доверителя: ______________________ (ФИО)

М.П. (печать организации, если имеется)

Нотариальное удостоверение

Нотариус ___________ _____________________ (подпись, фамилия, инициалы) М.П.

Дата удостоверения: «____» ___________ 20__ г.

Нотариальное удостоверение: что нужно знать

• Нотариус проверяет подлинность паспорта и ИНН доверителя и доверенного лица.
• Документ должен быть подписан в присутствии нотариуса.
• После удостоверения на документ ставится печать нотариуса, подпись и дата.
• Оригинал доверенности хранится у доверенного лица, а у работодателя – заверенная копия.

Как использовать доверенность в практике

1. Доверенное лицо предъявляет оригинал (или заверенную копию) доверенности в отдел кадров.
2. Сотрудник отдела проверяет соответствие данных в доверенности и в реестре сотрудников.
3. После получения трудовой книжки доверенное лицо подписывает журнал получения и ставит свою подпись в графе «Получено».
4. Если требуется, доверенное лицо передаёт трудовую книжку работнику;
5. Оригинал доверенности хранится в личном деле доверенного лица до истечения срока действия.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить доверенность без нотариуса?

Да, если внутренний локальный нормативный акт организации допускает простую доверенность с подписью и печатью работодателя. Однако многие организации требуют нотариального удостоверения для повышения юридической силы документа.

Можно ли доверенному лицу подписывать саму трудовую книжку?

Нет. По действующему ТК РФ представитель не имеет права расписываться в самой трудовой книжке, подтверждая запись об увольнении. Он может лишь подписать журнал получения формуляра.

Какой срок действия доверенности считается стандартным?

Стандартный срок – один месяц, но в зависимости от целей может быть продлен до трёх‑шести месяцев. Если срок не указан, доверенность считается действующей в течение одного года.

Что делать, если доверенное лицо уходит из организации?

Необходимо изъять оригинал доверенности, оформить её отзыв (письменно, с подписью доверителя) и, при необходимости, оформить новую доверенность для другого сотрудника.

Доверенность на право подписи трудовых книжек – удобный инструмент, позволяющий ускорить процесс получения и оформления кадровых документов в случаях, когда непосредственное присутствие работника невозможно. Главное – соблюдать требования законодательства, чётко формулировать полномочия и обеспечить надёжное нотариальное удостоверение (если это требуется). Правильно оформленная доверенность защищает интересы как работодателя, так и работника, исключая риски неправильного оформления трудовых записей.

Источник: Универсальный справочник «Секретарь руководителя», Альфа‑Пресс; КонсультантПлюс (2025); Правила ведения и хранения трудовых книжек (п. 35‑36).