Вкладыш трудовой книжки — это отдельная страница, которая добавляется в книгу, когда в ней заканчивается место для записей. В большинстве стран, включая Беларусь, он считается неотъемлемой частью трудовой книжки и подлежит тем же правилам ведения, хранения и учета, что и сама книга. Однако иногда возникает необходимость списать (удалить, ликвидировать) вкладыш. Это может быть связано с повреждением, потерей, ошибкой в заполнении или с изменением организационной политики. Ниже приведены подробные инструкции, юридические основания и практические рекомендации по списанию вкладышей трудовой книжки.

Что такое вкладыш трудовой книжки?

• Физический документ, который «вшивается» в конец трудовой книжки.
• Содержит те же сведения, что и страницы книги: даты начала и окончания работы, должность, зарплату, причины увольнения и т.д.
• Оформляется по тем же правилам, что и сама книга (см. Порядок ведения трудовых книжек).
• В Беларуси вкладыш считается частью трудовой книжки и хранится вместе с ней.

Правовые основы списания вкладышей

2.1 Законодательные акты

• Постановление Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «Порядок ведения трудовых книжек» (редакция 2024 г.).
• Приказ Минтруда № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (2026 г.).
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 113‑115).

2.2 Что регулирует списание?

• Список «списание» в бухгалтерском учете определяется как «удаление из учета» по статье 006 (учет трудовых книжек).
• В случае повреждения или утраты вкладыша, работодатель обязан оформить акт списания и вернуть работнику копию (если таковая имеется).
• С 1 сентября 2021 г. вшивание вкладыша в трудовую книжку не требуется, но его наличие сохраняется в документах (см. Порядок ведения трудовых книжек).

Когда и зачем списывать вкладыш?

3.1 Причины списания

1. Повреждение: порез, выцветание, деформация.
2. Потеря: украденная, утерянная, уничтоженная.
3. Ошибка в заполнении: неверные даты, неверные данные о зарплате.
4. Изменение политики компании: отказ от использования вкладышей.
5. Увольнение сотрудника и необходимость вернуть книгу.

3.2 Сценарии списания

• Сотрудник уходит в отставку, а в книге остался только вкладыш.
• Вкладка была вырезана по ошибке, и её восстановление невозможно.
• Вкладка содержит личные данные, которые необходимо удалить по закону о защите персональных данных.

Процедура списания вкладыша

4.1 Шаг 1. Оценка состояния

Проведите осмотр вкладыша. Если он полностью испорчен, то переходите к списанию. Если только часть страницы повреждена, можно попробовать восстановить, но в большинстве случаев лучше списать.

4.2 Шаг 2. Составление акта списания

Акт списания должен содержать:

• Наименование организации.
• Номер и дата акта.
• Сведения о сотруднике (ФИО, должность, дата начала работы).
• Описание вкладыша (номер страницы, причина списания).
• Подписи ответственных лиц (начальник отдела кадров, бухгалтер).
• Согласие работника (если применимо).

4.3 Шаг 3. Утверждение и подписание

Акт подписывается руководителем организации и ответственным за кадровый учет. При необходимости, работник подписывает акт, подтверждая факт списания.

4.4 Шаг 4. Учет в бухгалтерии

В бухгалтерском учете вкладыш списываеться как расход по статье 006. В журнале учета трудовых книжек фиксируется операция списания. При необходимости, в балансовой отчетности отражается уменьшение стоимости активов.

4.5 Шаг 5. Сохранение документов

Акт списания и копия трудовой книжки (если она есть) сохраняются в архиве кадрового отдела не менее 10 лет. Это необходимо для возможных проверок и аудитов.

Образец акта списания вкладыша

Акт № ___ от ___ ___ ____ г.

О списании вкладыша трудовой книжки сотрудника

Наименование организации: _______________________________
Сотрудник: ФИО _______________________________
 Должность: _______________________________
 Дата начала работы: ___ ___ ____ г.
Вкладка: № ___ (номер страницы), причина списания: _____________
Состояние вкладыша: _______________________________
Ответственные лица:
 ─ Кадровый отдел: _______________________________
 ⎻ Бухгалтерия: _______________________________
Подписи:
 _______________________________ (Кадровый отдел)
 _______________________________ (Бухгалтерия)
 _______________________________ (Сотрудник, если согласен)

Согласовано: _______________________________ (Руководитель)

Проблемы и риски при списании

• Неправильное оформление акта может привести к штрафам и штрафным санкциям.
• Невыполнение требований по хранению документов может вызвать проблемы при проверке.
• Списание вкладыша без согласия работника может вызвать конфликтные ситуации.
• Неправильный учет в бухгалтерии может исказить финансовую отчетность.

Советы по работе с вкладышами

• Регулярно проверяйте состояние вкладышей, особенно если они находятся в условиях повышенной влажности.
• При повреждении сразу оформляйте акт списания, чтобы избежать накопления ошибок.
• Сохраняйте копии всех актов в электронном виде для быстрого доступа.
• При увольнении сотрудника обязательно выдайте ему копию трудовой книжки и, при необходимости, оформите акт списания вкладыша.
• Обучайте персонал отдела кадров правилам ведения и списания вкладышей.

Списание вкладыша трудовой книжки — это важный процесс, который требует соблюдения юридических норм и правильного бухгалтерского учета. Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок, снизить риски и обеспечить прозрачность кадрового учёта в вашей организации. Не забывайте, что даже после списания вкладыша все остальные страницы трудовой книжки остаются в силе и продолжают действовать как юридический документ.