Трудовая книжка — это главный документ работника, который подтверждает его стаж и трудовую деятельность. Именно в ней работодатель фиксирует информацию о приеме на работу, переводах, увольнениях и поощрениях. Однако нередко возникают ситуации, когда человек не может лично забрать свою трудовую книжку (например, из-за переезда в другой город, болезни или занятости на новой работе). В таких случаях на помощь приходит доверенность на трудовую книжку.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить такой документ, какие существуют правовые нюансы и обязательно ли заверять доверенность у нотариуса.
Что такое доверенность на трудовую книжку?
Доверенность на трудовую книжку — это письменное уполномочие, которое выдается одним лицом (доверителем) другому лицу (поверененному) для представления интересов перед работодателем. Этот документ дает право поверенному забрать трудовую книжку, а также подписать необходимые документы, связанные с увольнением или получением трудовой.
Помимо доверенностей на получение заработной платы, корреспонденции или товаров, доверенность на получение кадровых документов имеет свои особенности, так как касается персональных данных и строгой отчетности работодателя.
В каких случаях необходима доверенность?
- Увольнение без личного присутствия: работник увольняется, но не может приехать в отдел кадров в последний рабочий день.
- Утеря документа и необходимость восстановления: если трудовая книжка была утеряна бывшим работодателем, доверенное лицо может представлять интересы работника для получения дубликата или выписок из архивов.
- Оформление пенсии или льгот: когда для подтверждения стажа нужна трудовая книжка, находящаяся в другом городе, а сам пенсионер не может выехать.
- Получение корреспонденции: если трудовая книжка была отправлена работодателем по почте, но требует личного получения в отделении.
Отдает ли работодатель трудовую книжку по доверенности?
Согласно Трудовому кодексу РФ, при увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику лично под роспись. Однако на практике кадровые специалисты часто идут навстречу, если предоставлена грамотно оформленная доверенность.
Важно помнить: работодатель несет ответственность за сохранность трудовой книжки. Если он выдаст ее постороннему лицу без надлежащим образом оформленной доверенности, а затем работник заявит, что не получал документ, работодателя могут привлечь к административной ответственности. Поэтому большинство юристов и кадровиков сходятся во мнении, что выдача трудовой книжки по доверенности возможна, но доверенность должна быть нотариальной. Простая письменная форма может быть отклонена работодателем, и он будет иметь на это полное право.
Как правильно составить доверенность?
Если вы решили составить доверенность, вы можете воспользоваться удобным онлайн-конструктором или скачать готовый шаблон в форматах PDF и DOCX (Word). Но если вы составляете документ самостоятельно, обязательно включите в него следующие реквизиты:
Обязательные реквизиты доверенности
- Место и дата совершения доверенности: указывается город и точная дата (без даты доверенность считается недействительной).
- Сведения о доверителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения), адрес регистрации.
- Сведения о поверенном: аналогичные данные лица, которому вы доверяете получить документ.
- Перечень полномочий: четко пропишите, что именно имеет право делать поверенный. Например: «быть моим представителем у ООО «Название» по вопросам получения моей трудовой книжки, а также расписываться за меня в получении указанного документа и совершать иные действия, связанные с выполнением данного поручения».
- Срок доверенности: если срок не указан, доверенность сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Можно указать конкретную дату или период (например, 3 месяца).
- Подпись доверителя: должна быть проставлена собственноручно.
Дополнительные рекомендации
- Укажите в тексте доверенности полное наименование организации-работодателя, чтобы поверенный мог четко идентифицировать, куда ему нужно обратиться.
- Если трудовая книжка отвечает форме, признаваемой на территории РФ (например, это бланк старого образца СССР или современный электронный/бумажный формат), это не влияет на структуру доверенности, но поверенному лучше иметь при себе документ, удостоверяющий его личность.
- Помимо получения трудовой книжки, можно наделить поверенного правом получения заработной платы, компенсаций за неиспользованный отпуск и других выплат, связанных с увольнением.
Образец доверенности на получение трудовой книжки
Ниже представлен типовой пример, который вы можете адаптировать под свою ситуацию:
ДОВЕРЕННОСТЬ
Город Москва, двадцать второе мая две тысячи двадцать шестого года.
Я, Иванов Иван Иванович, года рождения, паспорт серии 45 08 номер 123456, выдан ОВД района Кунцево г. Москвы года, код подразделения 772-058, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
настоящей доверенностью уполномочиваю Петрова Петра Петровича, года рождения, паспорт серии 45 10 номер 654321, выдан ОВД района Тверской г. Москвы года, код подразделения 770-059, проживающего по адресу: г. Москва, ул. Мира, д. 20, кв. 15,
быть моим законным представителем в ООО «Ромашка» (ИНН 7712345678, ОГРН 1027739123456, адрес: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 30) по всем вопросам, связанным с моим увольнением, для чего предоставляю ему право:
- получить мою трудовую книжку (или ее дубликат);
- подписать за меня любые документы, связанные с увольнением и выдачей трудовой книжки (включая журнал учета движения трудовых книжек);
- получить причитающиеся мне денежные средства (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т.д.).
Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.
Срок действия доверенности — 6 (шесть) месяцев.
Подпись доверителя: ______________ /Иванов И.И./
Нужно ли заверять доверенность у нотариуса?
Как уже упоминалось выше, нотариальное удостоверение доверенности крайне желательно. Работодатель несет материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, но он также несет ответственность за ее незаконную выдачу третьим лицам.
Нотариальная доверенность снимает с работодателя все риски: нотариус проверяет личность доверителя, его дееспособность и волеизъявление. Если кадровый работник выдаст трудовую книжку по нотариальной доверенности, он будет полностью защищен от возможных претензий.
Доверенность на трудовую книжку — это удобный и законный способ получить свои документы, если личное присутствие невозможно. Чтобы избежать проблем с работодателем, отнеситесь к составлению документа максимально ответственно: укажите все необходимые реквизиты, четко пропишите полномочия и, желательно, заверьте документ у нотариуса. Вы можете скачать бесплатный шаблон в формате Word или PDF, заполнить его по образцу и оперативно решить вопрос с получением трудовой книжки через доверенное лицо.