В современной деловой практике всё чаще возникает необходимость в получении заверенных копий трудовой книжки — для устройства на новую работу, оформления кредита, получения визы, участия в судебных разбирательствах или при обращении в государственные органы. Однако сам работник не всегда может лично явиться в организацию для получения таких копий. В таких случаях законодательство РФ позволяет передать полномочия третьему лицу через доверенность на заверение копий трудовой книжки. В этой статье вы найдёте подробный образец, пошаговую инструкцию по оформлению и ответы на ключевые вопросы.
Что такое доверенность на заверение копий трудовой книжки?
Доверенность на заверение копий трудовой книжки — это письменное полномочие, выдаваемое работником (или бывшим работником) другому лицу (доверенному лицу) для получения и заверения копий его трудовой книжки от имени работодателя.
Важно понимать: сама по себе доверенность не даёт права выдавать оригинальную трудовую книжку — это делается только лично работнику (ст. 84.1 ТК РФ). Однако заверение копий — это отдельная процедура, которую можно поручить представителю, если у него есть надлежащим образом оформленная доверенность.
Когда требуется такая доверенность?
- Работник временно отсутствует (командировка, болезнь, переезд, нахождение за границей).
- Работник уволен и не может лично прийти за копиями.
- Работник физически не может явиться (инвалидность, возраст, состояние здоровья).
- Необходимо получить копии для подачи в банк, миграционную службу, суд, пенсионный фонд и т.д.
Правовые основания
Оформление доверенности регулируется следующими нормативными актами:
- Гражданский кодекс РФ (ст. 185–189), регулирует порядок составления и юридическую силу доверенностей.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1) — обязывает работодателя выдать копию трудовой книжки по письменному запросу работника и заверить её надлежащим образом.
- Постановление Правительства РФ № 225 от, устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек.
Важно! Заверение копии трудовой книжки — это обязанность работодателя, а не нотариуса. Нотариальное удостоверение доверенности не обязательно, если доверенность выдаётся на действия внутри организации. Однако для представительства в государственных органах (например, в ПФР, МФЦ, суде) рекомендуется нотариально заверить доверенность.
Обязательные реквизиты доверенности
Для того чтобы доверенность имела юридическую силу, она должна содержать следующие элементы:
- Место и дата составления — указывается полностью (город, дата).
- Паспортные данные доверителя — ФИО, серия и номер паспорта, кем и когда выдан, адрес регистрации.
- Паспортные данные доверенного лица, аналогично.
- Полные реквизиты организации — наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
- Формулировка полномочий — чётко указывается: «Представлять интересы доверителя в [наименование организации] с правом получения и заверения копий трудовой книжки».
- Срок действия доверенности — по закону не может превышать 3 года. Если срок не указан — доверенность действует 1 год.
- Подпись доверителя, собственноручная, с расшифровкой (ФИО).
- Печать организации (при необходимости) — если доверенность выдаётся от имени работодателя для внутреннего использования (например, HR-отделу).
Образец доверенности на заверение копий трудовой книжки (2026 год)
Ниже приведён универсальный образец, соответствующий требованиям законодательства РФ и практике работы с кадровыми документами.
<ДОВЕРЕННОСТЬ</h3>
<p>г. [Город], <strong>«___» __________ 2026 г.</strong></p>
<p>Я, <strong>[ФИО полностью], паспорт: <strong>[серия] № [номер], выдан <strong>[кем выдан] <strong>«___» __________ 20__ г., зарегистрирован по адресу: <strong>[полный адрес регистрации], настоящей доверенностью уполномочиваю:</p>
<p><strong>[ФИО доверенного лица полностью], паспорт: <strong>[серия] № [номер], выдан <strong>[кем выдан] <strong>«___» __________ 20__ г., зарегистрирован по адресу: <strong>[полный адрес регистрации],</p>
<p>представлять мои интересы в <strong>[полное наименование организации] (ИНН: [ИНН], ОГРН: [ОГРН]) с правом:</p>
<ul>
<li>получить копии записей трудовой книжки, содержащиеся в личном деле;
<li>запросить и получить заверенные копии трудовой книжки;
<li>подписать акт приёма-передачи копий;
<li>получить и расписаться в получении указанных документов.
</ul>
<p>Доверенность выдана на срок <strong>до «___» __________ 2026 г. (или: «на три года» / «без указания срока»).</p>
<p>Доверенность выдана без права передоверия.</p>
<p><strong>Подпись доверителя: ___________________ / [ФИО расшифровка]</strong></p>
<p><em>Доверенность составлена в двух экземплярах, один из которых передаётся доверенному лицу, второй остаётся у доверителя.</em></p>Как заверить копию трудовой книжки?
После получения копий доверенное лицо должно вернуться в организацию, где работал доверитель, чтобы копии были заверены. Процедура заверения выглядит так:
- На каждой странице копии ставится надпись: «Верно».
- Указывается должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»).
- Ставится личная подпись с расшифровкой (ФИО).
- Указывается дата заверения.
- Ставится печать организации (если она есть).
Пример заверения:
Верно
Начальник отдела кадров
И.И. Иванов
«15» мая 2026 г.
[Печать организации]
Можно ли оформить доверенность без нотариуса?
Да, можно; Если доверенность выдаётся для получения копий трудовой книжки внутри организации — нотариальное удостоверение не требуется. Достаточно собственноручной подписи доверителя и указания паспортных данных.
Однако, если доверенное лицо будет представлять интересы в:
- Пенсионном фонде РФ
- МФЦ
- Суде
- Иммиграционной службе
- Банке (для получения кредита)
— тогда нотариальное удостоверение обязательно. В этом случае доверенность оформляется у нотариуса, и в ней должны быть указаны все полномочия, включая право на получение и заверение копий трудовой книжки.
Частые ошибки при оформлении
- Не указан срок действия — доверенность действует 1 год, что может не хватить для решения всех вопросов.
- Отсутствует подпись доверителя — документ считается недействительным.
- Нет паспортных данных, невозможно идентифицировать сторону.
- Нет указания на право заверения, копии могут быть отклонены как неофициальные.
- Использование неофициальных шаблонов — не соответствуют требованиям ТК РФ и ГК РФ.
- Заверение без печати — в некоторых организациях (особенно государственных) копии без печати не принимаются.
Срок действия и передоверие
- Максимальный срок — 3 года (по ГК РФ).
- Если срок не указан — действует 1 год.
- Передоверие (передача полномочий другому лицу) запрещено, если в доверенности прямо не указано: «с правом передоверия».
- Доверенность может быть отменена в любое время письменным уведомлением.
Доверенность на заверение копий трудовой книжки — это простой, но крайне важный юридический инструмент, позволяющий сохранить права работника и обеспечить беспрепятственное получение документов в его отсутствие. Главное — соблюдать формальности: чётко формулировать полномочия, указывать паспортные данные, соблюдать сроки и, при необходимости, обращаться к нотариусу.
Не забывайте: копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ту же юридическую силу, что и оригинал — при условии, что она правильно оформлена. А доверенность — это ваша гарантия, что документы будут получены вовремя и без ошибок.
Совет: Всегда сохраняйте копию доверенности и полученные заверенные копии трудовой книжки — они могут понадобиться в будущем для подтверждения трудового стажа, пенсионных начислений или при трудоустройстве.
Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей организации. Лучше перестраховаться, чем столкнуться с отказом в получении важного документа.