Ведение и оформление трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. Однако в силу различных обстоятельств (болезнь, командировка, отпуск, увольнение ответственного лица) возникает необходимость передать полномочия по заверению трудовых книжек другому сотруднику. В этой статье подробно разберём: когда и как оформляется доверенность на заверение трудовых книжек, какие документы требуются, как правильно её составить, и какие риски несёт организация при нарушении процедуры.
Что означает «заверение трудовой книжки»?
Заверение трудовой книжки — это официальное подтверждение достоверности внесённых в неё записей. Оно осуществляется путём:
- постановки подписи ответственного лица (кадровика, директора и т.д.);
- нанесения печати организации (если она используется);
- указания даты и реквизитов приказа, на основании которого сделана запись.
Согласно Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), заверять записи в трудовой книжке вправе только лица, уполномоченные на это внутренними документами организации — приказом или доверенностью.
Можно ли заверять трудовую книжку по доверенности?
Да, можно. Хотя Трудовой кодекс РФ и Положение о трудовой книжке не содержат прямого указания на необходимость доверенности для заверения записей, на практике и по разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс, доверенность является законным и предпочтительным способом передачи полномочий, если ответственное лицо временно не может выполнять свои обязанности.
Важно понимать: приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек — это основа. Но если этот сотрудник отсутствует, а запись нужно сделать срочно — без доверенности заверение будет неправомерным и может быть признано недействительным.
Кто может быть уполномочен на заверение?
Заверять трудовую книжку вправе:
- руководитель организации (если он не передал полномочия);
- кадровый работник, назначенный приказом;
- иное лицо, уполномоченное доверенностью или письменным распоряжением руководителя.
Например, директор может выдать доверенность на заверение трудовых книжек директору по персоналу, главному бухгалтеру или даже временно замещающему кадровика сотруднику.
Требования к доверенности на заверение трудовых книжек
Доверенность — это письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства. Для заверения трудовых книжек она должна соответствовать следующим требованиям:
Форма доверенности
Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, доверенность может быть:
- простой письменной — если не требуется нотариальное удостоверение;
- нотариально удостоверенной — если иное не предусмотрено законом.
Важно! Для заверения трудовых книжек нотариальное удостоверение не обязательно. Доверенность может быть составлена в простой письменной форме и подписана руководителем организации с печатью (если она используется).
Обязательные реквизиты доверенности
Доверенность на заверение трудовых книжек должна содержать:
- Дата и место составления;
- ФИО, должность и паспортные данные доверителя (руководителя или ответственного кадровика);
- ФИО, должность и паспортные данные доверенного лица;
- Перечень конкретных полномочий: «представлять интересы организации по заверению записей в трудовых книжках, проставлению подписи и печати организации»;
- Срок действия доверенности (если срок не указан — она действует 1 год);
- Подпись доверителя и печать организации (при наличии);
- Реквизиты приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (если доверенность выдаётся не руководителю, а заместителю).
Где хранить доверенность?
Оригинал доверенности хранится в отделе кадров вместе с другими документами по ведению трудовых книжек. Копия может быть передана доверенному лицу для использования в работе.
Как оформить доверенность: образец
Ниже приведён типовой образец доверенности на заверение трудовых книжек:
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. Москва
«22» мая 2026 г.
Я, Иванов Иван Иванович, генеральный директор ООО «Прогресс», паспорт: 45 01 123456, выдан УФМС России по г. Москве , зарегистрирован по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, настоящей доверенностью уполномочиваю:
Петрову Петра Петровича, должность: начальник отдела кадров, паспорт: 45 01 654321, выдан УФМС России по г. Москве , зарегистрированного по адресу: г. Москва, ул. Советская, д. 25 — представлять интересы ООО «Прогресс» в вопросах ведения трудовых книжек, а именно:
- заверять записи в трудовых книжках путём проставления подписи и печати организации;
- оформлять записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности сотрудников;
- взаимодействовать с сотрудниками и государственными органами по вопросам трудовых книжек;
- выдавать трудовые книжки по запросу сотрудников и их представителей.
Доверенность выдана сроком на 1 год — с «22» мая 2026 г. по «21» мая 2027 г.
Доверенность выдана в соответствии с приказом № 45-к от «О назначении ответственного за ведение трудовых книжек».
___________________________
И.И. Иванов
(подпись)
Печать ООО «Прогресс»
Как оформить запись в журнале учёта при выдаче трудовой книжки по доверенности?
Если трудовая книжка выдаётся не самому работнику, а его представителю по доверенности, то в Журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма № Т-2) необходимо:
- В графе «Подпись получившего» поставить подпись представителя;
- В графе «Примечание» указать: «Представитель работника по доверенности № ___ от ___»;
- Приложить копию доверенности к журналу (или сделать отметку о её наличии в деле).
Это требование закреплено в Положении о трудовой книжке и является обязательным для избежания споров с трудовой инспекцией.
Чем грозит отсутствие доверенности?
Если запись в трудовой книжке заверена лицом, не уполномоченным ни приказом, ни доверенностью — это нарушение:
- Трудового кодекса РФ, нарушение порядка ведения трудовых книжек;
- Положения о трудовой книжке — неправомерное заверение;
- Возможны штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5;27 КоАП РФ).
Кроме того, такие записи могут быть признаны недействительными при проверке Пенсионного фонда, при оформлении пенсии или при трудоустройстве в другую организацию — что создаст серьёзные проблемы для работника.
Частые ошибки и советы
❌ Ошибка 1: «Приказ достаточно — доверенность не нужна»
Приказ назначает ответственного, но не заменяет доверенность при его отсутствии. Без доверенности — нет полномочий.
❌ Ошибка 2: «Доверенность должна быть нотариальной»
Нет, для внутренних целей — достаточно простой письменной формы. Нотариальное удостоверение требуется только при передаче полномочий на получение трудовой книжки вне организации (например, если работник отправляет представителя в другую компанию).
✅ Совет: используйте шаблоны
Создайте в отделе кадров стандартный шаблон доверенности на заверение трудовых книжек. Это сэкономит время и исключит ошибки.
✅ Совет: фиксируйте все действия
Всегда делайте копии доверенностей, ведите журнал учёта, храните приказы — это ваша защита при проверке.
Доверенность на заверение трудовых книжек — это не формальность, а необходимый правовой инструмент для обеспечения законности и прозрачности кадровой работы. Её оформление позволяет:
- избежать штрафов и проверок;
- гарантировать правильность записей в трудовых книжках;
- защитить права работников;
- обеспечить бесперебойную работу кадровой службы.
Главное правило: Никакая запись в трудовой книжке не может быть заверена без надлежащего полномочия — приказа или доверенности.
Помните: трудовая книжка, это исторический документ жизни работника. Каждая подпись, каждый штамп — это ответственность. Не экономьте на правильном оформлении.
Если вы сомневаетесь, всегда консультируйтесь с юристом или обращайтесь в Роструд. Лучше перестраховаться, чем потом исправлять ошибки, которые могут стоить работнику пенсии или трудоустройства.