С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 1 января 2026 года переходный period завершён – все трудовые отношения оформляются в электронном виде. Тем не менее, многие соискатели по‑прежнему предъявляют только паспорт и СНИЛС, либо заявляют, что у них нет бумажной трудовой книжки. Ниже – подробная пошаговая инструкция для работодателя, как оформить такого сотрудника, не нарушив трудового законодательства.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – перечень документов, необходимых для заключения трудового договора.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – регулирует ведение ЭТК и взаимодействие с Социальным фондом РФ (СФР).
• Постановление Правительства РФ от № 1475 – порядок подачи сведений о приёме, переводе и увольнении сотрудников в СФР (форма ЕФС‑1).
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑3682 – разъяснения по приёму на работу сотрудников без бумажной трудовой книжки.

Когда отсутствие трудовой книжки допустимо

• Первичное оформление трудовой деятельности (первый job).
• Сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку и предоставил выписку из ЭТК (форма СТД‑Р/СТД‑СФР) либо согласился на её ведение работодателем.
• Иностранный гражданин, у которого нет российской трудовой книжки, но есть документы, подтверждающие личность и право на работу (паспорт, миграционная карта, разрешение на работу).
• Сотрудник утерял трудовую книжку и получил дубликат либо справку о стаже от предыдущего работодателя.

Важно: отсутствие бумажной трудовой книжки само по себе не является основанием для отказа в приёме на работу (см. Письмо Минтруда 2022 г.).

Какие документы запрашивать

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность – оригинал).
2. СНИЛС (можно в электронном виде – выписка из личного кабинета на портале Госуслуг).
3. Сведения о трудовой деятельности:
   • Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р или СТД‑СФР) – если сотрудник уже имеет ЭТК.
   • Справка по форме СТД‑Р/СТД‑СФР от предыдущего работодателя (при утере бумажной книжки).
   • Заявление о выдаче нового бланка трудовой книжки (если сотрудник хочет получить бумажный вариант).
4. Заявление о приёме на работу (с подписью сотрудника и резолюцией руководителя).
5. Трудовой договор (в двух экземплярах).
6. Документы, подтверждающие право на работу (для иностранцев – миграционная карта, разрешение на работу, патент и т.д.).

Пошаговая инструкция при приёме сотрудника без трудовой книжки

Шаг 1. Приём заявления и проверка документов

Получите от кандидата заявление о приёме на работу. Сверьте паспорт и СНИЛС с оригиналами, сделайте копии (или сканы) для личного дела. Если сотрудник предоставил выписку из ЭТК – проверьте её подлинность через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через сервис СФР.

Шаг 2. Оформление трудового договора

Составить трудовой договор в соответствии со ст. 57 ТК РФ. В договоре указать:

• Наименование сторон;
• Должность, описание трудовой функции;
• Условия оплаты труда;
• Режим работы и время отдыха;
• Срок действия договора (если срочный);
• Указание, что ведение трудовой книжки будет осуществляться в электронном виде (СФР).

Шаг 3. Издание приказа о приёме

Издан приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная форма, соответствующая внутренним регламентам). В приказе отразить:

• Дата приёма;
• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Основание – трудовой договор № … от …;
• Примечание о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Шаг 4. Сдача отчёта в Социальный фонд РФ

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа подать в СФР форму ЕФС‑1 (подраздел 1;1 – «Сведения о приёме на работу»). В форме указать:

• ИНН организации;
• СНИЛС сотрудника;
• Дата приёма;
• Код события «ПРИЁМ»;
• Дополнительные сведения (должность, отдел).

После принятия формы СФР формирует электронную трудовую книжку сотрудника (если её ещё нет).

Шаг 5. Ведение личного дела и хранение документов

В личное дело сотрудника поместить:

• Копию паспорта;
• Копию СНИЛС;
• Выписку из ЭТК (или справку СТД‑Р/СТД‑СФР);
• Заявление о приёме;
• Трудовой договор;
• Приказ о приёме;
• Квитанцию о подаче ЕФС‑1 (или подтверждение из СФР).

Все документы хранятся в течение 50 лет после окончания трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ).

Особенности оформления иностранных граждан

Для граждан других государств, у которых нет российской трудовой книжки, порядок аналогичен, но дополнительно требуется:

• Проверка разрешения на работу (патент, виза, разрешение на временное проживание);
• Оформление уведомления о приёме иностранного работника в миграционный орган (УВМ МВД) в течение трёх рабочих дней;
• Внесение сведений о приёме в ЕФС‑1 (СФР) – электронная трудовая книжка будет вестись независимо от гражданства.

Возможные риски и как их минимизировать

• Неправильное оформление ЕФС‑1 – может привести к штрафам от СФР. Решение: использовать проверенное ПО для кадрового учёта или сервис «Контур.Экстерн», «1С:ЗУП» и т.д., которые автоматически формируют форму.
• Отсутствие согласия на ведение ЭТК – если сотрудник insists на бумажную книжку, необходимо оформить заявление о выдаче нового бланка и одновременно подать в СФР сведения о приёме (ЭТК будет вестись параллельно).
• Утеря документов сотрудника – ведите электронный архив с резервным копированием и ограниченным доступом.
• Неучёт предыдущего стажа – если у сотрудника нет подтверждающих документов о прошлой работе, стаж не учитывается для расчёта пенсии и пособий. Рекомендуется запросить справку СТД‑Р/СТД‑СФР от предыдущего работодателя или получить выписку из ЭТК через личный кабинет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в приёме, если у кандидата нет трудовой книжки?

Нет. Отсутствие трудовой книжки не является законным основанием для отказа (Письмо Минтруда 2022 г.). Отказ возможен только при отсутствии других обязательных документов (паспорт, СНИЛС, разрешение на работу для иностранцев).

Нужно ли делать запись в бумажной трудовой книжке, если сотрудник хочет её вести?

Если сотрудник предоставил заявление о выдаче нового бланка, работодатель обязан сделать запись в бумажной книжке и одновременно передать сведения в СФР для ведения ЭТК;

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку и не может получить справку от предыдущего работодателя?

Можно оформить сотрудника без учёта предыдущего стажа. Для подтверждения факта работы можно попросить предоставить трудовой договор, приказы, справки о зарплате или иные документы, которые могут быть использованы в случае спора.

Сроки подачи ЕФС‑1 после приёма?

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме (п. 4 ст. 11 Федерального закона № 79‑ФЗ).

Нужно ли хранить копии документов в бумажном виде?

Трудовой кодекс не требует бумажного хранения, но рекомендуется иметь электронные копии с резервным резервом и обеспечить доступ только уполномоченным лицам.

Приём сотрудника без бумажной трудовой книжки полностью легален при условии соблюдения требований ТК РФ, Федерального закона о электронной трудовой книжке и своевременной подачи сведений в Социальный фонд РФ. Ключевые шаги – проверка личных документов, оформление трудового договора, издание приказа, подача формы ЕФС‑1 и ведение личного дела. Следуя данной инструкции, работодатель минимизирует риски штрафов и обеспечит прозрачное оформление трудовых отношений.

Если остались вопросы – рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться консультациями в системе «КонсультантПлюс»/«Гарант», где актуальны все нормативные акты и образцы документов.