Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Но иногда случаются непредвиденные ситуации: документ может быть утерян, испорчен или поврежден. В таких случаях выдается дубликат трудовой книжки. Процесс его оформления имеет строгий регламент и свои особенности, о которых необходимо знать как работодателю, так и самому работнику.

Что такое дубликат трудовой книжки и когда он выдается?

Дубликат, это официальный документ, который имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Он выдается в следующих случаях:

• Утрата трудовой книжки работником (например, после увольнения и до устройства на новое место работы);
• Утрата или порча работодателем (вследствие пожара, наводнения, халатности или небрежного хранения);
• Физическая порча (страницы порваны, залиты жидкостью, записи стали нечитаемыми);
• Наличие недействительных записей (например, если работник был незаконно уволен и впоследствии восстановлен на работе, по его письменному заявлению выдается дубликат без этой записи).

Нормативная база и нововведения

При оформлении дубликата необходимо опираться на действующее законодательство. В соответствии с пунктами 31 и 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков и обеспечение ими работодателей строго регламентировано.

Стоит учитывать важные изменения:

• С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда №320Н от года. Дубликат должен оформляться на бланке нового образца.
• С 1 января 2024 года (согласно обновлениям законодательства, в частности в Республике Беларусь, о чем сообщало Министерство труда и социальной защиты) изменяется порядок оформления дубликата. Работодателям необходимо следить за актуальными нормативными актами своей страны.

Кто занимается оформлением?

Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы. Именно последний работодатель обязан выдать дубликат. Для этого работник должен написать заявление.

Если оригинал испортил работодатель в процессе текущей работы, то именно он несет ответственность за оформление дубликата. При этом работнику не нужно писать заявление — инициатива должна исходить от работодателя.

Пошаговая инструкция по заполнению дубликата

Заполнение дубликата имеет принципиальное отличие от заполнения оригинала: в дубликат не вписываются посимвольно все записи из старой трудовой, а отражается общий суммарный стаж, а затем стаж расписывается по отдельным периодам.

Шаг 1. Внесение суммарного стажа

В графе 3 «Сведения о приеме…» раздела «Сведения о работе» вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному работодателю. Например: «Общий стаж работы составляет 15 лет 3 месяца 20 дней». Стаж подтверждается справками, выписками, приказами с предыдущих мест работы.

Шаг 2. Запись стажа по отдельным периодам

Самое главное помнить, что после того как указали стаж суммарно, запишите стаж по отдельным периодам работы. Это делается в следующем порядке:

1. Вначале внесите сведения о приеме на работу.
2. В графе 2 укажите дату приема на работу.
3. В графе 3 укажите наименование организации и структурного подразделения, а также должность работника.
4. Затем внесите сведения об увольнении из данной организации.
5. В графе 2 укажите дату увольнения.
6. В графе 3 укажите причину увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса.
7. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ, справка и т.д.).

Каждый период работы записывается отдельной строкой. Если документов за какой-то период не сохранилось, этот период в дубликат не вносится.

Шаг 3. Внесение текущей информации

После того как все предыдущие периоды работы отражены, вносятся записи о работе у текущего работодателя, который оформляет дубликат. Эти записи делаются в обычном порядке, как и в оригинале трудовой книжки.

Особые случаи при заполнении

Смена фамилии в период безработицы

Часто возникает вопрос: как заполнить дубликат, если в период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работница вышла замуж и сменила фамилию?

В этом случае дубликат оформляется на новую фамилию. На внутренней стороне обложки (или в разделе «Сведения о работнике») делается запись о смене фамилии со ссылкой на документ, удостоверяющий личность (паспорт), и свидетельство о браке. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, а новая записывается сверху. При внесении записей о прошлых местах работы в графе 3 указываеться новая фамилия работника.

Порча трудовой книжки работодателем

Как заполнить дубликат, если оригинал испортил работодатель? В этом случае работодатель обязан перенести все записи из испорченной трудовой книжки в дубликат. Если какие-то записи в испорченном документе невозможно прочитать, работодатель обязан собрать подтверждающие документы (отправить запросы в архив, предыдущим работодателям) для восстановления полноты информации. Стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Документы, подтверждающие стаж

Для оформления дубликата работник должен предоставить документы, подтверждающие его стаж. К ним относятся:

• Справки с предыдущих мест работы;
• Выписки из приказов о приеме и увольнении;
• Справки из архивов;
• Справки из Пенсионного фонда (выписка из индивидуального лицевого счета);
• Решения судов об установлении стажа (если документы утрачены безвозвратно).

Оформление дубликата трудовой книжки — это ответственная процедура, требующая внимательности и знания нормативной базы. Главное правило — ни один день трудового стажа не должен быть потерян. При возникновении сомнений всегда следует обращаться к актуальным Правилам ведения и хранения трудовых книжек, а также консультироваться с юристами или специалистами кадровых служб, чтобы избежать ошибок и нарушений трудового законодательства.