Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако жизнь непредсказуема: документ может быть утерян, испорчен (например, залит кофе или краской) или пришел в негодность от старости. В таких случаях оформляется дубликат трудовой книжки. Важно не только правильно внести в него записи, но и грамотно его заверить, чтобы документ имел юридическую силу.
Чем дубликат отличается от копии?
Прежде чем перейти к образцам, важно уяснить разницу между этими понятиями. Часто работники путают их, что приводит к ошибкам.
- Копия — это точное воспроизведение оригинала трудовой книжки (ксерокопия всех заполненных страниц). Она лишь подтверждает то, что уже записано в оригинале.
- Дубликат — это новый, официально выданный документ, который выдается взамен утерянного или испорченного оригинала. В нем записи восстанавливаются на основании подтверждающих документов.
В данной статье мы подробно разберем, как заверить именно дубликат трудовой книжки, а также затронем вопрос заверения копии, так как правила для нее в 2026 году также актуальны.
Когда выдается дубликат?
Согласно действующему законодательству, дубликат выдается в следующих случаях:
- Трудовая книжка утеряна работником или работодателем.
- Трудовая книжка испорчена (залита жидкостью, обгорела, порвана и т.д.), так что записи невозможно прочитать.
- В трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (по решению суда или инспекции труда).
Как оформить и заполнить дубликат?
На ьном листе дубликата в правом верхнем углу делается надпись: «Дубликат». Ниже заполняются данные о работнике на основании паспорта и документа об образовании.
Особое внимание стоит уделить графе 4 (основание для внесения записи). Если оригинал испорчен (например, залит, но частично читаем), данные в дубликат вносятся на основании испорченной книжки. Если книжка утеряна, на основании справок с предыдущих мест работы, выписок из архивов, приказов о приеме и увольнении.
Что писать в графе 4, если оригинал испорчен?
Если трудовая книжка не потеряна, а испорчена (залита и т.д.), и работодатель восстанавливает записи по этому испорченному оригиналу, в графе 4 «Основание» указываются:
- Номер и дата приказа (если их удалось прочитать на испорченном бланке).
- Если приказ прочитать невозможно, делается ссылка на саму испорченную трудовую книжку: «Запись внесена на основании испорченной трудовой книжки серия АТ-I № 123456».
Как заверить дубликат трудовой книжки: образец и правила
Поскольку дубликат является полноценным заменителем оригинала, он не требует проставления заверительных надписей на каждой странице (как это делается при заверении копии для банка или других организаций). Дубликат заверяется при его выдаче работнику.
Заверение дубликата при выдаче на руки
При оформлении дубликата и передаче его работнику, на ьном листе (внизу) ставятся:
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это сотрудник отдела кадров или бухгалтер).
- Печать работодателя (при наличии). Если организация работает без печати, это не делает документ недействительным, но подпись должна быть расшифрована.
При увольнении работника на внутренней стороне обложки дубликата или в самой последней записи раздела «Сведения о работе» ставится подпись работодателя и печать, как и в обычной трудовой книжке.
Как заверить копию трудовой книжки (для банков, виз и т.д.)
Часто под запросом «заверить дубликат» работники имеют в виду заверение копии трудовой книжки. Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан ее выдать. С 2023 года и по текущий 2026 год действуют строгие правила заверения копий.
Пошаговая инструкция заверения копии:
- Шаг 1. Снять ксерокопии всех заполненных страниц (разворотов) трудовой книжки.
- Шаг 2. На каждой странице копии поставить заверительную надпись. Она должна включать:
- Слово «Верно»;
- Должность лица, заверившего копию;
- Личную подпись и расшифровку подписи (ФИО);
- Дату заверения.
- Шаг 3. Поставить печать организации (при наличии).
- Шаг 4 (Критически важный!). Если копия предназначена для предоставления в стороннюю организацию (банк, МФЦ, посольство), на последней странице копии необходимо добавить фразу: «Подлинник документа находится в (наименование организации), копия выдана для предоставления по месту требования». Без этой фразы копия может быть признана недействительной.
Образец заверительной надписи на копии трудовой книжки
Для наглядности приводим образец того, как должна выглядеть заверительная надпись на каждом листе копии:
Верно
Инспектор по кадрам ______________ А.А. Иванова
(подпись)
Печать
На последнем листе (при предоставлении в стороннюю организацию):
Верно
Инспектор по кадрам ______________ А.А. Иванова
(подпись)
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка».
Копия выдана для предоставления по месту требования.
Печать
Ответственность работодателя
Следует помнить, что задержка выдачи трудовой книжки, ее копии или дубликата при увольнении или по письменному заявлению работника является нарушением трудового законодательства. Работодатель обязан выдать документ (или копию) в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. В случае задержки работодатель может быть привлечен к административной ответственности, а также обязан будет возместить работнику неполученный заработок за время задержки.
Оформление и заверение дубликата трудовой книжки — процесс, требующий внимательности и знания нормативной базы. Главное отличие дубликата от копии заключается в том, что дубликат — это самостоятельный документ, который заменяет оригинал, а копия — лишь его отражение. Заверяя дубликат, убедитесь, что на ьном листе стоит отметка «Дубликат», а все записи подтверждены документально. Если же речь идет о заверении копии для предоставления по месту требования, не забывайте про ключевую фразу о месте нахождения оригинала — это убережет и работника, и вас от лишних вопросов от проверяющих инстанций.