Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако в жизни нередко возникают ситуации, когда оригинал теряется, приходит в негодность или уничтожается. В таких случаях на помощь приходит дубликат. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, как его правильно оформить и какие существуют нюансы, особенно в свете последних изменений в законодательстве и непростых реалиях сегодняшнего дня.
Основания для выдачи дубликата
Дубликат трудовой книжки — это официальный документ, который имеет такую же юридическую силу, как и оригинал. Согласно действующему законодательству, выдать дубликат работодатель обязан в следующих случаях:
- Утрата трудовой книжки (работником, работодателем или в результате чрезвычайных ситуаций).
- Повреждение документа, делающее невозможным его дальнейшее использование (залитие жидкостью, обгорание, разрыв страниц, износ).
- Массовая утрата документов работодателем вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожары, наводнения и т.д.).
- Наличие недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу, которая впоследствии признана недействительной по решению суда или иному уполномоченному органу (в этом случае дубликат выдается по заявлению работника).
Новая форма трудовой книжки: что изменилось с 2023 года
При оформлении дубликата крайне важно использовать актуальные бланки. Новая форма трудовой книжки применяется с 1 января 2023 года. Она была утверждена Приказом Минтруда России № 320н от года. Этот же приказ регламентирует новые правила ведения и хранения трудовых книжек.
При выдаче дубликата работодатель обязан использовать именно бланк нового образца, независимо от того, что оригинал был старого образца. Вкладыш также должен быть нового образца, если в нем есть необходимость.
Порядок оформления дубликата
Процесс восстановления трудовой книжки требует внимательности и соблюдения строгой процедуры:
- Заявление работника. Оформление дубликата начинается с письменного заявления сотрудника. По общему правилу обратиться за дубликатом можно не позднее одного месяца со дня обнаружения потери или порчи.
- Сбор документов. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих его стаж. Для этого делаются запросы в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, а также предыдущим работодателям.
- Внесение записей. В дубликат вносятся:
- Сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов (справок, выписок из приказов, архивных справок).
- Сведения о работе и награждениях у последнего работодателя.
- Оформление ьного листа. На ьном листе в правом верхнем углу ставится отметка: «Дубликат». Сведения о работнике заполняются актуальными данными на момент выдачи дубликата.
Особенности при порче трудовой книжки
Часто возникает вопрос: ТК не потеряна, а испорчена (залита и т.д), как вносить записи в графе 4?
Если оригинал испорчен, но читаем, он служит основанием для внесения записей в дубликат. В графе 4 дубликата указывается не просто «копия приказа», а конкретный документ, на основании которого вносится запись. Если запись делается на основании данных из испорченной книжки, в графе 4 указывается: «Трудовая книжка (серия, номер) от [дата]». Если же подтверждающим документом выступает приказ с предыдущего места работы, пишется: «Приказ от [дата] № [номер]».
Испорченный оригинал не выбрасывается. В нем на первой странице делается надпись «Взамен выдан дубликат трудовой книжки (серия, номер)», ставится подпись лица, ответственного за ведение ТК, и печать (при наличии).
Сложные жизненные ситуации: утрата документов из-за войны
Из-за войны, которую начала Россия, многие украинцы были вынуждены покинуть свои дома; Часто во время эвакуации люди теряют важные документы, в т.ч. и трудовые книжки. В таких экстремальных условиях восстановление стажа становится непростой задачей.
Юристы рассказали, как это сделать. Из-за войны украинцы часто вынуждены эвакуироваться из опасных регионов. При потере документов в зоне боевых действий или во время вынужденного переезда, гражданам рекомендуется:
- Обращаться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Если предприятие продолжает функционировать, оно обязано выдать документ на основании своих данных.
- Если работодатель прекратил деятельность или находится на неконтролируемой территории, стаж можно подтверждать через электронные базы данных (например, реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины), судебным порядком или с помощью свидетельских показаний (не менее двух свидетелей, которые работали вместе с гражданином).
- При трудоустройстве на новом месте работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (дубликат) по заявлению работника, если предоставление оригинала невозможно.
Что делать, если сотрудник предоставил и оригинал, и дубликат?
На практике иногда встречается ситуация: Сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и дубликат. Как быть кадровику?
В таком случае необходимо выяснить причину наличия двух документов. Чаще всего это происходит, если работник ранее потерял книжку, ему выдали дубликат, а затем он нашел оригинал. Юридическую силу имеет только дубликат, так как именно он является действующим документом, на основании которого работодатель продолжает вести записи. Оригинал в этом случае недействителен, хранить его у работодателя не нужно — его следует вернуть работнику под роспись (или хранить отдельно, как архивный документ, по договоренности). Вносить записи в найденный оригинал категорически нельзя;
Выдача дубликата трудовой книжки — это ответственная процедура, направленная на защиту трудовых прав работника. Независимо от того, была ли книжка залита кофе, потеряна при переезде или утрачена в результате трагических событий, связанных с военными действиями, законодательство предусматривает механизмы восстановления стажа. Главное — своевременно обратиться к работодателю, собрать все возможные подтверждающие документы и использовать актуальные бланки, введенные Приказом Минтруда № 320н.