Обновлено: 23 мая 2026 года

Когда требуется оформление дубликата трудовой книжки?

В 2026 году основаниями для выдачи повторной трудовой книжки являются:

• Утрата трудовой книжки по вине работника (например, потеря, кража, порча);
• Повреждение трудовой книжки (например, порванные страницы, нечитаемые записи);
• Признание записи в трудовой книжке недействительной (например, ошибка при оформлении, подделка);
• Завершение трудовой книжки (если все страницы заполнены).

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Подача заявления работником

Сотрудник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. В заявлении указываются:

• Реквизиты работодателя (название организации, адрес);
• Персональные данные работника (ФИО, должность);
• Причина запроса дубликата (например, «утеря трудовой книжки»);
• Дата и подпись.

Пример заявления можно найти в нормативных актах или на сайте КонсультантПлюс.

Подготовка документов для подтверждения стажа

Работодатель вправе запросить у сотрудника документы, подтверждающие его трудовой стаж. К ним относятся:

1. Справки с предыдущих мест работы;
2. Копии приказов о приеме и увольнении;
3. Выписки из лицевых счетов;
4. Свидетельства о государственном пенсионном страховании (СНИЛС);
5. Иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, трудовые договоры, архивные справки).

Приобретение чистого бланка трудовой книжки

Работодатель должен:

• Приобрести новый чистый бланк трудовой книжки;
• Внести запись в приходно-расходную книгу о выдаче бланка;
• Убедиться, что бланк соответствует установленным требованиям (например, имеет водяные знаки, серию и номер).

Заполнение дубликата трудовой книжки

Записи в дубликат вносятся на основании документов, подтверждающих работу или стаж сотрудника. При этом важно соблюдать следующие правила:

Общий стаж работы

В разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывается:

• Общий трудовой стаж (суммарно, без детализации по работодателям);
• Подтвержденный документами период работы;
• Общее количество лет, месяцев и дней.

Если у сотрудника есть записи о работе до поступления на текущее предприятие, они также вносятся в дубликат.

Записи о работе у конкретных работодателей

После общего стажа вносятся записи о работе у каждого предыдущего работодателя в хронологическом порядке. В графе 3 указываются:

• Наименование организации;
• Должность;
• Период работы;
• Основание для прекращения трудового договора (если известно).

Если основание для увольнения не указано в документах, запись не вносится (п. 29 Правил ведения трудовых книжек).

Запись о выдаче дубликата

В дубликате делается отметка:

"Дубликат трудовой книжки выдан взамен утерянной (поврежденной) трудовой книжки № ___ от ___"

Подписание и выдача дубликата

После заполнения дубликат подписывается:

• Работодателем (руководителем или уполномоченным лицом);
• Сотрудником (подтверждая правильность внесенных данных).

Дубликат выдается сотруднику под подпись в журнале учета трудовых книжек.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2026 году

Пример оформления дубликата выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о награждениях»

Если у сотрудника есть награды, они вносятся в соответствующий раздел.

Сроки оформления дубликата

По законодательству РФ в 2026 году:

• Срок оформления: не более 15 рабочих дней с момента подачи заявления;
• Срок выдачи: в день обращения, если документы в порядке;
• Отказ в выдаче: возможен только при отсутствии документов, подтверждающих стаж.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?

Если работодатель нарушает права сотрудника, можно:

1. Направить письменную претензию с требованием выдать дубликат;
2. Обратиться в государственную инспекцию труда;
3. Подать иск в суд;
4. Обратиться в прокуратуру.

Согласно п. 31 Порядка ведения трудовых книжек, дубликат можно оформлять без создания специальной комиссии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить дубликат без старой трудовой книжки?

Да, если у сотрудника нет старой трудовой книжки, дубликат оформляется на основании других документов (справок, приказов, трудовых договоров).

Нужно ли платить за оформление дубликата?

Нет, оформление дубликата трудовой книжки — бесплатная услуга для работника.

Можно ли внести в дубликат не все записи из старой трудовой книжки?

Да, если какие-то записи отсутствуют или не подтверждены документами, в дубликат вносятся только известные сведения (п. 29 Правил ведения трудовых книжек).

Что делать, если в дубликате допущена ошибка?

Ошибку можно исправить путем внесения корректирующей записи с указанием основания (например, «Исправленному верить. Основание: дубликат трудовой книжки»).

Оформление повторной трудовой книжки — важная процедура, которая позволяет сохранить трудовой стаж сотрудника. Работодатель обязан выдать дубликат беспрепятственно, а сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. При соблюдении всех правил дубликат будет оформлен корректно и в установленные сроки.

Помните: Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж. Берегите его и своевременно обращайтесь за дубликатом при необходимости.