Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При утере, порче или иной невозможности использования оригинала работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки. Важно знать, как правильно оформить запись в этом документе, чтобы он имел юридическую силу и был принят пенсионным фондом, соцзащитой и будущими работодателями.
Когда требуется дубликат трудовой книжки
- Утрата оригинала (потеря, кража, стихийное бедствие).
- Порча документа (вода, огонь, механические повреждения).
- Необходимость замены из‑за нечитаемых записей.
- Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество) и необходимость внесения поправок в дубликат.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
- Заявление работника. Сотрудник подаёт письменное заявление о утере/порче трудовой книжки с указанием обстоятельств и просьбой выдать дубликат.
- Проверка стажа и сведений. Кадровая служба запрашивает архивные данные (приказы о приёме, переводе, увольнении, выписки из личной карточки) за весь период работы у данного работодателя.
- Подготовка бланка дубликата. Дубликат оформляется на официальном бланке трудовой книжки, утверждённом Правительством РФ. На первой странице делается пометка «Дубликат» и указывается номер оригинала (если известен) либо «Дубликат выдан вместо утерянного».
- Внесение записей. Все сведения о трудовой деятельности переносятся из архивных документов в дубликат строго в хронологическом порядке.
- Подписи и печати. Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации. В конце дубликата ставится запись о выдаче дубликата с указанием даты, номера и подписи руководителя кадровой службы.
- Вручение сотруднику. Дубликат выдаётся работнику под расписку. Копия расписки остаётся в личном деле сотрудника.
Как правильно заполнять запись в дубликате трудовой книжки
Запись в дубликате оформляется по тем же правилам, что и в оригинале. Основные элементы записи:
- Дата поступления на работу. Указывается день, месяц, год (например, ).
- Наименование организации. Полное официальное название работодателя.
- Должность, профессия, specialty. Точно как в приказе о приёме.
- Основание записи. Номер и дата приказа о приёме (например, «Приказ № 125 от »).
- Дата увольнения (если запись завершает период работы). Аналогично указывается день, месяц, год и основание (приказ об увольнении).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Важно соблюдать следующее:
- Записи делаются черными или синими чернилами, без исправлений и зачёркиваний. При необходимости исправить ошибку – строка зачёркивается одной линией, сверху пишется правильная информация, рядом ставится подпись и дата исправления.
- Не допускается использование карандаша, гелевых ручек разных цветов (кроме чёрного/синего) и корректирующих средств.
- Каждая запись начинается с новой строки; между записями оставляют один пустой интервал для лучшей читаемости.
- Если в дубликате требуется внести запись о переводе на другую должность внутри той же организации, оформляется как две записи: увольнение с прежней должности и приём на новую, с соответствующими приказами.
Пример записи в дубликате трудовой книжки
ООО «СтройГрад»
Инженер‑проектировщик
Приказ № 125 от
ООО «СтройГрад»
Старший инженер‑проектировщик (перевод)
Приказ № 87 от
ООО «СтройГрад»
Уволен по собственному желанию
Приказ № 202 от
В конце дубликата ставится запись о выдаче:
Выдан дубликат трудовой книжки вместо утерянного.
Дата выдачи:
№ дубликата: 004567
Подпись: ___________________ (И.О. Петров, начальник отдела кадров)
Печать организации.
Чего следует избегать
- Не вносить записи на основании устных показаний – только документально подтверждённые факты (приказы, выписки).
- Не оставлять пустые строки между датой и наименованием организации – это может быть истолковано как попытка скрыть информацию.
- Не использовать сокращения, не принятые в трудовом законодательстве (например, «инж.» вместо «инженер»).
- Не забывать про печать организации – без неё запись не имеет юридической силы;
Правильное оформление записи в дубликате трудовой книжки требует внимательности, знания нормативных актов и строгого соблюдения установленной формы. Следуя представленному алгоритму и примеру, вы обеспечите юридическую значимость документа, что позволит сотруднику без проблем подтверждать свой трудовой стаж при обращении в Пенсионный фонд, социальные службы и при приёме на новую работу.