Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина, его стаж, периоды работы, причины прекращения трудовых отношений и другие важные данные. С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант по‑прежнему используется в ряде организаций. В статье подробно рассмотрим, как правильно вести трудовую книжку, какие сведения в ней фиксируются, а также приведём образец заполнения для обоих форматов.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Бумажная и электронная трудовая книжка: основные различия
3. Когда и кем заполняется трудовая книжка
4. Образец заполнения (бумажный вариант)
5. Заполнение электронной трудовой книжки
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Ведение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 66.1, 67;
• Постановление Правительства РФ от 20 июня 1974 г. № 443 «Об инструкциях о порядке ведения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 320‑н от  «Об утверждении новой формы трудовой книжки и вкладыша к ней»;
• Приказ Минтруда России № 353‑н от  «Об организации электронных трудовых книжек»;
• Инструкция СФР (Социальный фонд России) о заполнении формы ЕФС‑1.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан. С 1 января 2023 г. в действие вступила новая форма книжки (образец 2023 г.) и вкладыша к ней.

Бумажная и электронная трудовая книжка: основные различия

Работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки, если иное не установлено коллективным договором или отраслевыми нормами.

Когда и кем заполняется трудовая книжка

• При приёме на работу – работодатель заполняет первую запись (дата приёма, должность, наименование организации, ОКВЭД, код ОКТМО, номер и дата выдачи ТК).
• При переводе, повышении, изменении условий труда – вносится отдельная запись с указанием даты изменения, новой должности, основания (приказ, договор).
• При увольнении – запись о прекращении трудовых отношений (дата, основание увольнения, подпись работодателя).
• При восстановлении – новая запись о восстановлении в должности с указанием даты и основания.
• Для ЭТК – все вышеуказанные действия фиксируются в системе СФР автоматически после загрузки формы ЕФС‑1 работодателем.

Согласно ТК РФ, запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента соответствующего события.

Образец заполнения (бумажный вариант)

Ниже представлена типичная запись в бумажной трудовой книжке. В реальном документе используются специальные графы, но для удобства здесь показан «чистый» вариант.

Последующие записи оформляются аналогично, но в графе «Основание изменения» указывается, например, «Приказ № 45/2026 от 01 июля 2026 г; о переводе», а в графе «Дата увольнения» – дата и причина (по собственному желанию, по сокращению и т.д.).

Пример записи об увольнении

Важно: не допускайте пустых полей. Если какая‑либо информация неизвестна, указывается «—» или «не указано», но запись всё равно должна быть сделана.

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)

ЭТК хранится в базе Социального фонда России (СФР). Процесс заполнения выглядит так:

1. Регистрация работодателя в системе СФР – получение доступа к порталу «Электронный личный кабинет работодателя».
2. Создание формы ЕФС‑1 – в ней указываются все сведения о трудовом договоре (дата, срок, должность, ОКВЭД, ОКТМО, тип занятости).
3. Отправка формы в СФР – после подтверждения работодателем данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку работника.
4. Контроль работника – каждый сотрудник может просмотреть свою ЭТК в личном кабинете СФР (логин/пароль, СНИЛС).
5. Изменения и корректировки – при переводе, повышении, изменении условий труда работодатель отправляет новую форму ЕФС‑1 с указанием «изменения», а при увольнении – форму с указанием причины прекращения.
6. Сохранение подтверждения – после каждой операции система выдаёт электронный акт‑подтверждение, который рекомендуется сохранять.

Ниже – скриншот условного интерфейса (для иллюстрации, реальный дизайн может отличаться):

+---------------------------------------------------+
| СФР – Электронная трудовая книжка |
|---------------------------------------------------|
| 1. Добавить запись |
| • Дата начала работы | |
| • Должность | Инженер‑программист |
| • ОКВЭД | 62.01 |
| • Основание | Трудовой договор №12 |
| • Приказ/документ | — |
|---------------------------------------------------|
| 2. Сохранить [ Отправить ] [ Отмена ] |
+---------------------------------------------------+

Для большинства компаний процесс полностью автоматизирован, поэтому «ручное» заполнение в бумажной форме не требуется.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск записи – забывают внести запись в течение 5 дней. Решение: вести календарный план и фиксировать каждый факт в системе ЕФС‑1 сразу после подписания приказа.
• Неправильный ОКВЭД/ОКТМО – часто берут коды из справочника без проверки. Решение: использовать официальный классификатор (ФНС) и проверять соответствие коду организации.
• Отсутствие подписи/печати работодателя (в бумажной книжке). Решение: подготовить шаблон приказа с полями для подписи и печати, а также контролировать их наличие в отделе кадров.
• Ошибки в датах – перепутали дату начала и дату окончания. Решение: всегда сверять даты с оригиналом трудового договора.
• Неуказание основания увольнения – в книжке пишут «по собственному желанию», хотя на деле было сокращение. Решение: копировать формулировку из приказа о увольнении.
• Повреждение оригинала – часто происходит из‑за неправильного хранения. Решение: хранить книжку в отдельном пластиковом конверте, не допускать изгибов.
• Отсутствие дубликата при утере. Решение: сразу после потери оформить дубликат в отделе кадров (запрос в ПФР, заявление работника).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести бумажную книжку, если у меня уже есть электронная?

Нет, если работник согласился на электронный формат, а работодатель оформил её в СФР, бумажный вариант не требуется. Однако работник может потребовать бумажный документ в особых случаях (например, при работе за границей).

Как проверить, что запись в ЭТК внесена корректно?

Войдите в личный кабинет СФР, откройте раздел «Трудовая книжка», сравните данные с трудовым договором и приказом. При расхождениях обратитесь к работодателю с запросом исправления.

Можно ли самостоятельно добавить запись в свою трудовую книжку?

Самостоятельно добавить запись нельзя. Все сведения вносятся только работодателем (в бумажный вариант – подписью и печатью, в электронный – через форму ЕФС‑1).

Что делать, если работодатель отказывается заполнять ЭТК?

Согласно ст. 66 ТК РФ, отказ считается нарушением трудового законодательства. Работник вправе обратиться в инспекцию по труду или в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Подаётся заявление в отдел кадров с указанием причины утраты, предоставляются копии паспорта и заявления в ПФР. Работодатель оформляет дубликат, внося в него все прежние записи.

Ведение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений, от которого зависят расчёт пенсии, подтверждение стажа и возможность трудоустройства. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка, что упрощает процесс учёта и минимизирует риски потери документа. Тем не менее, знание правил заполнения как бумажного, так и электронного формата остаётся обязательным для кадровых специалистов и самих работников.

Соблюдая нормативные требования, фиксируя каждое событие в течение пяти рабочих дней и проверяя корректность данных, вы гарантируете надёжную и прозрачную историю трудовой деятельности.

Помните: правильное ведение трудовой книжки – ваш гарантированный путь к стабильному пенсионному обеспечению и уверенности в трудовых правах.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и актуальной информации на .