Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ Иногда она теряется, повреждается или уничтожается․ В таком случае необходимо оформить дубликат трудовой книжки․ Ниже приведено подробное описание всех этапов, требований и сроков, актуальных на 2026 год․

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат – это копия оригинальной трудовой книжки, в которой сохраняется вся информация о трудовом стаже, должностях, квалификациях и прочих данных․ Он выдается работнику по письменному заявлению и служит официальным подтверждением его трудовой истории․

Кто имеет право выдавать дубликат?

Согласно пункту 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда РФ от № 320н и письмом Минтруда от № 14‑6/ООГ‑9180, дубликат выдаёт последний работодатель, внесший запись в трудовую книжку․ Это правило действует и в 2026 году․

Ключевые моменты:

• Если работник сменил несколько работодателей, дубликат выдаёт тот, у кого осталась последняя запись․
• В случае, если работник не имеет последнего работодателя (например, работал внештатно), дубликат может выдать орган по трудовым отношениям по месту жительства․
• В Беларуси аналогичное правило регулируется Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь․

Как оформить заявление о выдаче дубликата?

Заявление должно быть подано в письменной форме и содержать следующую информацию:

1. ФИО работника, дата рождения, место жительства․
2. Номер и дата последней записи в трудовой книжке․
3. Причина утраты (потеря, кража, повреждение)․
4. Требование о выдаче дубликата․
5. Подпись работника и дата․

Пример заявления (обновлённый на ):

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ФИО работника, прошу оформить и выдать мне на руки дубликат трудовой книжки № ____ (указать номер) на моё имя не позднее 15 дней со дня подачи настоящего заявления․

В заявлении можно указать, что дубликат должен быть выдан в течение 15 рабочих дней с момента его подачи․

Какие документы нужны для оформления?

• Письменное заявление о выдаче дубликата․
• Свидетельство о рождении или паспорт․
• Справка о последнем месте работы (если требуется)․
• Копия (если есть) оригинальной трудовой книжки․
• Согласие работодателя (если работник уже уволен)․

В большинстве случаев акта специальной комиссии не требуется – дубликат выдаётся по письменному заявлению работника․

Порядок оформления дубликата

1. Подготовка заявления – заполнить и подписать․
2. Подача заявления – в отдел кадров последнего работодателя․
3. Проверка документов – работодатель проверяет наличие всех необходимых бумаг;
4. Фиксация даты выдачи – в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от  № 69)․
5. Подпись работника – подтверждает получение дубликата․
6. Выдача дубликата – в течение 15 рабочих дней․

Если работник не находится в компании, он может обратиться в орган по трудовым отношениям по месту жительства с тем же заявлением․

Сроки выдачи

Согласно последним нормативам (письмо Минтруда от  № ПГ/19097‑6‑1), дубликат трудовой книжки выдаётся не позднее 15 дней со дня подачи заявления․ В случае отсутствия последнего работодателя – срок может быть продлен до 30 дней, но не более 45 дней․

Что делать, если дубликат не выдан в срок?

1. Обратиться в отдел кадров с просьбой уточнить статус․
2. Если ответ отрицательный, подать жалобу в орган по трудовым отношениям․
3. При необходимости – обратиться в суд с иском о выдаче дубликата․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить дубликат, если я работал в нескольких компаниях? – Да, дубликат выдаёт последний работодатель, у которого осталась последняя запись․
• Нужен ли акт комиссии? – Нет, в большинстве случаев он не требуется․
• Какой срок у дубликата? – Он имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, и срок его действия не ограничен․
• Можно ли получить дубликат в электронном виде? – На данный момент дубликат выдаётся в бумажном виде․ Электронная версия пока не предусмотрена․
• Что делать, если дубликат потерян? – Снова подать заявление о выдаче, но в этом случае может потребоваться дополнительная проверка․

Оформление дубликата трудовой книжки – это простой, но важный процесс, который защищает права работника․ Главное помнить, что:

• Дубликат выдаёт последний работодатель․
• Заявление должно быть подано в письменной форме;
• Срок выдачи – 15 рабочих дней․
• Никакого акта специальной комиссии обычно не требуется․
• Все документы фиксируются в книге учета движения трудовых книжек․

Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить дубликат трудовой книжки, подтверждающий ваш трудовой стаж и квалификацию․