Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника. При её утере, порче или необходимости смены фамилии работник имеет право получить дубликат трудовой книжки. В данной статье подробно рассмотрим, как оформить дубликат при поступлении на новое место работы, кто его выдаёт, какие документы нужны и в какие сроки это должно происходить.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 – гарантирует работнику получение дубликата при утере трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 14-6/ООГ-726 «О порядке оформления дубликата трудовой книжки на новую фамилию» (и аналогичные положения для случаев утери/порчи).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информационному обеспечению. Делопроизводство и архивное дело» – определяет понятие «дубликат» как повторный экземпляр подлинника документа.
• Информационные материалы от КонсультантПлюс, Гарант.Ру и профильных порталов (Buhgalteria.ru, SPOK.BY и др.) – содержат практические рекомендации и образцы заявлений.

Когда требуется дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется в следующих ситуациях:

1. Утрата оригинальной трудовой книжки (потеря, кража, повреждение).
2. Полная нечитаемость записей из-за износа, воды, огня и т.п.
3. Смена фамилии, имени, отчества (требуется дубликат с новыми персональными данными).
4. Поступление на новое место работы, когда у сотрудника нет заверенной копии трудовой книжки, а требуется подтвердить стаж для оформления в кадровой службе нового работодателя.

Кто выдаёт дубликат?

Согласно пункту 27 Приказа Минтруда и социальной защиты РФ и разъяснениям ведомств:

• Дубликат выдаёт работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку (то есть последний место работы, где была сделана запись о приёме/увольнении, либо текущий работодатель, если запись ещё не внесена).
• Если работник поступает на новое место работы и у него нет трудовой книжки, новый работодатель не обязан выдавать дубликат – он может принять справки о периодах работы от предыдущих работодателей.
• Однако, если сотрудник предъявляет заявление о выдаче дубликата по месту последней работы, бывший работодатель обязан его оформить и выдать в установленные сроки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Подготовка документов сотрудником

• Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец можно найти в материалах Гарант.Ру за июль 2025 г.).
• Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
• Если требуется дубликат из‑за смены фамилии – документ, подтверждающий изменение ФИО (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).
• Справки о периодах работы от предыдущих работодателей (в случае отсутствия оригинальной книжки или её страниц).

Действия работодателя

1. Приём заявления и проверка предоставленных документов.
2. Запрос в архив кадров (или в электронную систему трудовых книжек, если ведётся ЭТК) сведений о всех периодах работы сотрудника у данного работодателя.
3. Формирование дубликата:
   • На первой странице в правом верхнем углу ставится надпись «Дубликат».
   • Переносятся все записи из оригинальной трудовой книжки (или из справок) в хронологическом порядке.
   • Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации.
4. Выдача готового дубликата сотруднику под роспись в журнале учёта выдачи трудовых книжек.
5. Информирование сотрудника о сроке действия дубликата: заверенная копия, выданная работодателем, действует до 30 дней; нотариально заверенный дубликат не имеет ограничений срока.

Сроки выдачи

Согласно разъяснениям Минтруда и практике кадровых служб:

• Дубликат должен быть выдан не позднее 15 рабочих дней со дня подачи письменного заявления сотрудником.
• В случае необходимости запрашивать справки от других организаций срок может быть продлён, но работодатель обязан уведомить сотрудника о причинах задержки и предварительной дате выдачи.

Отличие дубликата от новой трудовой книжки

Особенности в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это влияет на процесс выдачи дубликата следующим образом:

• Если у работника ведётся электронная трудовая книжка, дубликат в бумажном виде не требуется – достаточно выписки из ЭТК, заверенной работодателем или оператором ЭТК.
• В случае, когда у сотрудника одновременно ведёться бумажная и электронная книжка (период перехода), дубликат оформляется по бумажному экземпляру, а данные в ЭТК обновляются автоматически.
• При утере бумажной книжки, но наличии ЭТК, работник может получить заверенную выписку из ЭТК, которая имеет ту же юридическую силу, что и дубликат.

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Ниже представлен типовой бланк, рекомендованный материалами Гарант.Ру (июль 2025 г.). Вы можете скопировать его и адаптировать под свою организацию.

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ________________________________(Ф.И.О. полностью),
проживающий(ая) по адресу: ______________________________________________,
паспорт: серия ____ № ____________, выдан ____________, код подразделения ____,
работаю(ая) в организации ________________________________ в должности ______________________,
прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ________________________________
(указать причину: утрата, порча, смена фамилии и т.д.).

Приложение:
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
Документ, подтверждающий смену ФИО (при необходимости).
Справки о периодах работы от предыдущих работодателей (при отсутствии оригинальной книжки).

Дата ___________ Подпись ______________________

После получения заявления кадровая служба ставит отметку о дате получения и начинает процесс формирования дубликата.

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Храните трудовую книжку в безопасном месте (например, в огнеупорном сейфе).
• При смене фамилии сразу же уведомите текущего работодателя и запросите дубликат, чтобы избежать задержек при трудоустройстве.
• Если оригинал утерян, сразу соберите справки о периодах работы от всех предыдущих работодателей – это ускорит процесс выдачи дубликата.
• При переходе на ЭТК сохраняйте доступ к личному кабинету оператора ЭТК, чтобы в любой момент получить выписку.

Для работодателей

• Ведите чёткий учёт выдачи дубликатов (журнал или электронный регистр) – это упрощает взаимодействие с инспекцией труда.
• Обеспечьте своевременное информирование сотрудников о порядке и сроках выдачи дубликатов (разместите информацию на внутреннем портале или в уголке потребителя).
• При работе с электронными трудовыми книжками настройте интеграцию с системой кадрового учёта, чтобы автоматически генерировать выписки по запросу сотрудника.
• Обучайте кадровых сотрудников правилам заполнения дубликата согласно образцам, утверждённым Минтрудом.

Дубликат трудовой книжки – важный документ, защищающий права работника на подтверждение своего трудового стажа и получение социальных выплат. Знание порядка его оформления, знание, кто и в какие сроки обязан его выдать, а также умение правильно подготовить необходимые документы значительно упрощают процесс трудоустройства на новое место работы и минимизируют риски возникновения споров с работодателем.

Соблюдая рекомендации, изложенные в данной статье, zarówno сотрудники, так и работодатели смогут обеспечить корректное и своевременное оформление дубликата трудовой книжки, что особенно актуально в условиях завершения перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году.