Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В России она может быть как в бумажном, так и в электронном виде (ЭТК)․ Для работодателя важно иметь доступ к актуальной информации о сотруднике, а для работника — быть уверенным, что сведения в книжке верны и своевременно обновлены․ Ниже приведён пошаговый разбор того, как правильно запросить трудовую книжку у работодателя, какие документы нужны, какие сроки и какие нюансы стоит учитывать․
Что такое трудовая книжка и почему она важна?
- Бумажная трудовая книжка — папка с печатными записками о приёме, переводах, увольнениях и основаниях прекращения трудового договора․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — система, введённая с г․ и ставшая обязательной в 2025 г․ (за исключением некоторых случаев)․ В ней сведения сохраняются в электронном виде и доступны через портал Госуслуг, приложение «Мой персональный кабинет» и др․
- Сведения из трудовой книжки нужны при оформлении виз, ипотеки, пенсионного обеспечения, а также при проверке работодателем в случае увольнения․
Когда и как работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю?
Согласно статье 66․1 ТК РФ, работник, получивший трудовую книжку, обязан вернуть её работодателю не позднее трёх рабочих дней со дня получения․ Это правило актуально как для бумажной, так и для электронной версии․
Как запросить выписку из трудовой книжки у работодателя?
Работодатель может получить выписку из ЭТК сотрудника только по личному запросу сотрудника․ Ниже описаны два основных способа получения выписки: через портал Госуслуг и через личный кабинет в системе Фонда социального страхования (ФСС)․
Запрос через портал Госуслуг
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг с помощью ЭП (электронной подписи) или кода из СМС․
- Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка» (или «Трудовая книжка» в меню «Социальное страхование»)․
- Нажмите кнопку «Запросить выписку»․
- Укажите данные работодателя: название организации, ИНН, ОКТМО․
- Подтвердите запрос электронной подписью или кодом из СМС․
- Через несколько минут получите выписку в двух форматах: PDF и XML․ Файлы можно сохранить, распечатать или отправить по e‑mail․
Запрос через личный кабинет ФСС (или МФЦ)
- Войдите в личный кабинет ФСС через портал fss․ru или через приложение «Мой персональный кабинет»․
- Выберите раздел «Трудовая книжка» и нажмите «Получить выписку»․
- Введите данные работодателя и подтвердите запрос․
- Получите выписку в формате PDF․ При необходимости можно запросить бумажную копию выписки, подав заявку в ближайший МФЦ․
Что делать, если запрос выписки не получается?
Если по каким‑то причинам вы не можете получить выписку через онлайн‑сервисы, обратитесь в Фонд социального страхования (ФСС) напрямую․ Там можно получить распечатку с данными из ЭТК․ В случае бумажной трудовой книжки, если она хранится только в России, странах СНГ и Словении, можно запросить копию через МФЦ․
Как сохранить бумажную трудовую книжку, если вы не переходите на электронный формат?
Если вы предпочитаете бумажную версию, работодатель обязан вести её в соответствии с Трудовым кодексом․ При этом вы можете запросить у работодателя копию бумажной трудовой книжки в любой момент, чтобы проверить корректность записей․
Практические советы и рекомендации
- Сохраняйте копию выписки из трудовой книжки в личном кабинете или на облачном сервисе․
- Проверяйте, что в выписке указаны все периоды работы, переводы и основания увольнения․
- Если в выписке обнаружены ошибки, немедленно сообщите работодателю для исправления․
- Не забывайте, что в 2025 г․ электронная трудовая книжка стала обязательной (за исключением некоторых случаев), поэтому будьте готовы к переходу на электронный формат․
- При оформлении визы, ипотеки или других официальных документов используйте электронную выписку, так как она признаётся официальным подтверждением трудовой деятельности․
Запросить трудовую книжку работодателю можно быстро и удобно через онлайн‑сервисы, такие как портал Госуслуг и личный кабинет ФСС․ Важно помнить о сроках, правильном заполнении формы запроса и необходимости подтверждения через ЭП или СМС․ При возникновении проблем всегда можно обратиться в ФСС или МФЦ․ Следуя приведённым шагам, вы получите актуальную и достоверную информацию о своей трудовой деятельности․