Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём на работу, переводы, повышения, отпуска и увольнения. При повреждении оригинала (залип, вырванные страницы, потеря) необходимо оформить дубликат. Ниже – пошаговое руководство и образец заполнения, который поможет правильно оформить запись в графе 4.

Когда требуется дубликат

Дубликат оформляется, если:

• Оригинал трудовой книжки потерян, украден или повреждён (залип, вырванные листы и т.п.).
• Работодатель не может предоставить оригинал по каким‑либо причинам.

Как правильно оформить дубликат

Основные требования

1. Дубликат оформляется в том же образце, что и оригинальная книжка.
2. На первой странице указывается надпись «Дубликат» и номер оригинального документа (если известен).
3. Все записи вносятся вручную тем же типографским шрифтом, что и в оригинале.
4. В графе 4 (раздел «Отметки о работе в организациях») вносятся сведения о предыдущих местах работы, но с пометкой «записано в дубликате».

Пример заполнения графа 4

Если в оригинальном документе в графе 4 была запись:

| № п/п | Наименование организации | Срок работы | Причина ухода |
|------|--------------------------|-------------|---------------|
| 1 | ОАО «Строительный мост» | – | Перевод в другой отдел |

В дубликате в том же месте делается запись аналогичного содержания, но добавляется пометка:

| № п/п | Наименование организации | Срок работы | Причина ухода |
|------|--------------------------|-------------|---------------|
| 1 | ОАО «Строительный мост» | – | Перевод в другой отдел (записано в дубликате) |

Пошаговая инструкция по заполнению дубликата

1. Соберите необходимые документы. Копию приказа о приёме на работу, выписки из трудовой книги, справки о предыдущих местах работы.
2. Обратитесь в отдел кадров. Сотрудник получает форму дубликата и инструкцию по её заполнению.
3. Заполните первую страницу. Укажите ФИО, должность, дату рождения, место рождения, сведения об образовании и т.д.
4. Заполните графы 2‑4. В графу 2 вносят сведения о месте работы, в графе 3 – сведения о воинском учете (если применимо), в графе 4 – сведения о работе в предыдущих организациях.
5. Поставьте подпись. Подпись сотрудника и подпись руководителя (или уполномоченного лица).
6. Подайте в отдел кадров. После подписания документ вносится в учётную систему и оформляется как официальный дубликат.

Частые вопросы и ответы

• Вопрос: ТК не потеряна, а испорчена (залита и т.д.), как вносить записи в графе 4?
  Ответ: При повреждении оригинала в графе 4 вносится запись с пометкой «записано в дубликате». Это подтверждает, что сведения получены из официального дубликата.
• Вопрос: Можно ли сразу оформить дубликат без оригинала?
  Ответ: Да, при подтверждении факта повреждения оригинала (акт о повреждении, справка от организации‑хранилища) можно сразу выдавать дубликат.
• Вопрос: Какие документы прилагаются к дубликату?
  Ответ: К дубликату прилагаются копии приказа о приёме на работу, выписка из трудовой книги, справки о предыдущих местах работы и, при необходимости, акт о повреждении оригинала.

Пример готового дубликата (таблица)

Оформление дубликата трудовой книжки – обязательный процедурный шаг при повреждении оригинального документа. Правильное заполнение графы 4 с пометкой «записано в дубликате» гарантирует юридическую корректность записей и позволит избежать недоразумений при проверках трудовой инспекции или при оформлении новых трудовых отношений.

Соблюдая указанный порядок и используя приведённый образец заполнения, вы сможете быстро и без ошибок оформить дубликат трудовой книжки, сохранив все необходимые сведения о работе сотрудника.