Дубликат трудовой книжки выдается в случае потери, порчи или кражи оригинала․ Его оформление регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда от № 320н и нормативными документами КонсультантПлюс․ Ниже подробно рассматриваем, как правильно заполнить дубликат, какие сведения необходимо указать и какие документы потребуются․

Правовая основа

В соответствии с п․ 27 Приложения 2 к Приказу Минтруда № 320н:

• Дубликат оформляется на основании письменного заявления работника․
• Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней с даты подачи заявления․
• В дубликат вносятся сведения, ранее записанные в оригинальную трудовую книжку․

Сведения, которые необходимо заполнить

В дубликат вносятся следующие блоки информации:

1. Сведения о работнике
   • Фамилия, имя, отчество (при наличии)․
   • Дата рождения․
   • Образование, профессия, специальность – на основании соответствующих документов․
2. Сведения о работе и награждениях
   • Место работы (наименование организации, адрес)․
   • Дата начала и дата окончания работы в каждой организации․
   • Должность, тарифная ставка, условие работы․
   • Сведения о премировании, поощрении, благодарностях․
   • Сведения о работе, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы․
3. Сведения о стаже
   • Общий трудовой стаж, подтвержденный документально․
   • Специфический стаж, необходимый для расчета пенсии или соцвыплат․

Пошаговый алгоритм оформления

Алгоритм заполнения дубликата выглядит так:

1. Сбор документов
   • Копия паспорта․
   • Трудовая книжка (поврежденная или утерянная)․
   • Трудовые договоры и приказы о приеме на работу․
   • Справки о работе в предыдущих организациях․
   • Документы, подтверждающие образование и квалификацию․
2. Подготовка заявления

   Заявление должно содержать:

   • ФИО работника․
   • Номер и серия оригинальной трудовой книжки (если известны)․
   • Причину выдачи дубликата (потеря, порча и т․д․)․
   • Срок, в течение которого требуется дубликат (не более 15 дней)․
3. Заполнение формы дубликата

   В форму вносятся все сведения, перечисленные в пункте 2․ Пример заполнения приведен ниже․

4. Подпись и печать

   После заполнения формы ставится подпись работника и печать организации․

5. Внесение записи в учет

   В специализированную книгу по учету выдачи дубликатов вносится номер дубликата, дата выдачи и ФИО работника․

Пример заполнения дубликата

Дубликат трудовой книжки
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Образование: Высшее, экономика
Профессия/специальность: Бухгалтер
Место работы (последнее): ООО «Пример», г․ Москва
Дата начала работы: 
Дата окончания работы: 
Должность: Бухгалтер главного врача
Стаж: 14 лет 6 месяцев
Награждения: Поощрение «Золотой клиент» (2022)
Сведения о работе в предыдущих организациях:
- – : АО «Бюджет», г․ Санкт‑Петербург, должность «Младший бухгалтер»․

Сроки и особенности выдачи

Согласно Приказу Минтруда № 320н, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней с даты подачи заявления․ При этом:

• Если работник уже имеет запись о работе в другой организации, в дубликат вносятся сведения о общем трудовом стаже до поступления в текущую организацию․
• Если у работника несколько мест работы, в дубликат включаются только сведения, подтвержденные документально; дополнительные сведения, полученные у самого работника, не требуются (п․ 32 Правил,утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225);

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли указывать сведения о работе иностранца‑первого места работы в ЕФС‑1?
  Ответ: Да, сведения о всех местах работы, включая иностранные, фиксируются в электронной форме, если они подтверждены документально․
• Вопрос: Как оформить дубликат при увольнении?
  Ответ: При увольнении работник может потребовать дубликат в любой момент․ Заявление подается в отдел кадров, после чего в течение 15 дней выдается дубликат․

Заполнение дубликата трудовой книжки – обязательный процедурный шаг, требующий внимательного подхода к деталям․ Соблюдение установленного порядка и своевременное предоставление всех необходимых документов позволяют избежать задержек и обеспечить работнику официально подтвержденный трудовый стаж․

Для более удобного оформления рекомендуется пользоваться готовыми образцами заполнения, которые можно скачать с официальных порталов ( nalog‑nalog․ru, консультантплюс и др․)․