Вкладыш к трудовой книжке – это отдельный лист, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника (даты приема, увольнения, перевода, сведения о заработной плате и т.д.). Иногда возникает необходимость оформить дубликат этого вкладыша: он может быть утерян, повреждён или требуется заменить уже выданный лист.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это документ, который вшивается в трудовую книжку (или хранится отдельно, если книжка уже заполнена). На титульном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера листа. При каждой последующей выдаче нового вкладыша ставится второй штамп с указанием новой серии и номера.

Когда требуется дубликат вкладыша?

• Утеря вкладыша (например, при переезде, смене места работы).
• Повреждение (разрыв, заляпанные чернилами записи, вшивание в книжку).
• Ошибка в записях, требующая исправления без уничтожения оригинального листа.
• Необходимость предоставить работодателю копию вкладыша, когда оригинал остаётся у работника.

Законодательная база (2026 г.)

Оформление и выдача вкладышей, а также их дубликатов регулируются:

1. Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты РФ.
2. Трудовым кодексом РФ (ст. 64, 65, 66).
3. Постановлением Правительства РФ от № 406 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (включая раздел о дубликатах).

Согласно пункту 62 Инструкции, дубликат вкладыша выдается по письменному заявлению работника не позднее 15 дней после подачи заявления.

Пошаговый порядок оформления дубликата вкладыша

1. Подготовка заявления. Работник пишет заявление в свободной форме (образец ниже) и подписывает его.
2. Сбор необходимых документов. Список см. в разделе Необходимые документы.
3. Подача заявления. Заявление и комплект документов передаются в отдел кадров (или в бухгалтерию) работодателя.
4. Регистрация обращения. Работодатель фиксирует запрос в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма 1‑К).
5. Подготовка дубликата. На основании записей в оригинальном вкладыше готовится новый лист. На титульном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера нового листа.
6. Ставится второй штамп. Если уже был выдан предыдущий вкладыш, ставится второй штамп с пометкой «Выдан дубликат вкладыша» и указывается новая серия/номер.
7. Вшивание (при необходимости). Дубликат вшивается в книжку в том же месте, где находился оригинал, либо хранится отдельно, если книжка уже полностью заполнена.
8. Подписание и выдача. Работник подписывает акт приёма‑передачи дубликата.

Необходимые документы

• Заявление работника (образец ниже).
• Копия удостоверения личности (паспорт).
• Трудовая книжка (если она имеется) – для сверки данных.
• Справка о потере/повреждении (при наличии).
• При необходимости – согласие бывшего работодателя (если вкладыш был выдан ранее).

Образец заявления

 ________________________________
 (ФИО работника)
 ________________________________
 (должность, подразделение)

 Заявление
 Прошу выдать дубликат вкладыша к трудовой книжке в связи с [указать причину: утеря, повреждение и т.п.].


 Серия и номер оригинального вкладыша: _________
 Дата выдачи оригинального вкладыша: _________

 ________________________________
 (Подпись) "____" __________ 2026 г.

Штампы и нумерация: как правильно оформить запись

При выдаче любого вкладыша (оригинального или дубликата) на титульном листе трудовой книжки ставится штамп размером 10 × 25 мм с надписью:

• «Выдан вкладыш» – при первом выдаче.
• «Выдан дубликат вкладыша» – при выдаче дубликата.

В штампе указываются:

• Серия листа (например, А, Б, В).
• Номер листа (например, 001, 002).
• Дата выдачи.

Если в книжке уже есть запись о предыдущем вкладыше, ставится второй штамп, где дополнительно указывается «дубликат». Это позволяет отследить количество выданных листов и избежать двойного учета.

Ошибки, которые часто допускаются

• Отсутствие штампа. Без штампа запись считается недействительной и может привести к штрафам.
• Неправильная нумерация. Дублирование серии/номера приводит к путанице в учёте.
• Не вшивание листа. Вкладыш хранится отдельно – это считается нарушением порядка ведения трудовых книжек.
• Запись в уже заполненный раздел. Вкладыши нельзя вшивать в разделы, где уже есть записи о трудовой деятельности.
• Отсутствие акта приёма‑передачи. Без подписи работника дубликат может быть оспорен.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает выдача дубликата?

По закону работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней с момента получения полного пакета документов.

Нужно ли платить за дубликат?

В большинстве случаев дубликат выдаётся бесплатно, однако в некоторых организациях может взиматься административный сбор (не более 200 рублей), если это предусмотрено локальными нормативными актами.

Можно ли получить дубликат у нового работодателя?

Да. Новый работодатель может оформить дубликат, если у работника нет возможности обратиться к прежнему работодателю. При этом требуется подтверждение утери/повреждения и заявление работника.

Что делать, если дубликат был выдан с ошибкой?

Необходимо оформить аннулирование записи о выдаче дубликата (штамп «Аннулировано»), а затем выдать корректный дубликат. Процедура аналогична выдаче нового листа.

Можно ли хранить вкладыш отдельно от книжки?

Только в случае, когда книжка полностью заполнена и нет места для новых листов. В этом случае вкладыш хранится в отдельном журнале учёта, а в книжке делается отметка о наличии отдельного вкладыша.

Оформление дубликата вкладыша к трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Подготовьте письменное заявление и комплект документов.
• Убедитесь, что в книжке проставлен правильный штамп «Выдан дубликат вкладыша» с указанием серии и номера.
• Соблюдайте сроки (не более 15 дней) и фиксируйте все действия в книге учёта движения трудовых книжек.
• Избегайте типичных ошибок: отсутствие штампа, неправильная нумерация, отсутствие акта приёма‑передачи.

Точное соблюдение процедуры гарантирует юридическую чистоту документа и защиту прав как работника, так и работодателя.

Статья актуальна на 21 мая 2026 г.. Все сведения взяты из официальных источников (КонсультантПлюс, Трудовой кодекс РФ, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек) и практических рекомендаций специалистов по кадровому учёту.